Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Когда Нельсон Мандела совершал свой «победный тур» по Соединенным Штатам после двадцатисемилетнего тюремного заключения в ЮАР, он и президент США Джордж Буш обменялись речами, стоя рядом на лужайке перед Белым Домом. Президент Буш выступал, как обычно в таких случаях, по готовому тексту, но получалось это у него естественно и чуть ли не небрежно. Мандела, которому было уже за семьдесят, говорил торжественно, но ни разу не опустил глаз, чтобы свериться с бумажкой! Его английский язык был безупречным, речь – четкой и поразительно искренней. Джордж Буш был поражен тем, что Мандела говорил, не прибегая к заранее подготовленному тексту. Когда они направились к Белому Дому, параболические микрофоны прессы уловили его слова: "Отличная речь. И без бумажки. Просто удивительно".
Это всегда производит на людей впечатление – когда кто-то говорит гладко и четко, не заглядывая в бумажку. Но это возможно только в том случае, когда человек мысленно видит то, что говорит. Как правило, его речь течет так легко именно благодаря этой воображаемой картине.
Своеобразие речи состоит в том, что она воздействует на слушателей не только словами, использованными при построении фразы, но и тем, как именно эти слова сказаны (интонация, сила, высота звука ни пр.). Эффективное воздействие на аудиторию происходит не столько из-за того, что говорят, сколько из-за того, как это сказано. Одно и то же слово НЕТ может быть сказано повелительно или равнодушно, задумчиво или колюче, категорично или нерешительно.
На слушателей действует также обстановка, в которой произносится речь: помещение, состав слушателей, наличие или отсутствие свежего воздуха, освещение, технические средства, личность самого оратора, его внешний вид и многое другое.
Речь воздействует через структуру и способ произнесения: «Зачастую в тоне голоса, в слезах и во всей атмосфере, которую оратор распространяет вокруг себя, так же много красноречия, как в выборе слова» (Ларошфуко).
К сожалению, в реальной практике деловой коммуникации очень мало пока таких выступающих, которые говорят перед аудиторией, не задумываясь над тем, как они это делают. А.П. Чехов писал: «Лектор медленно засыпал, аудитория намного его опередила».
Чтобы прийти к успеху, оратору необходимо каждый раз помнить о следующем:
1. Выступающий принимает на себя некое обязательство перед публикой. Он старается доказать нечто такое, что должно получи поддержку слушателей и вылиться в некое действие.
2. Слушатели молча оценивают выполнение этого обязательства («Есть ли в этом смысл?», «Точны ли эти факты?», «Внушает ли мне доверие этот человек?»). А после окончания речи публика, как правило, выносит приговор. Опытный оратор не допустит отрицательного результата, он хорошо подготовится к встрече и будет постоянно следить за тем, как его выступление воспринимается аудиторией, по невербальным сигналам: когда выступление не нравится, слушатели начинают менять положение тела, смотреть на часы, разворачивать ноги в сторону двери, поворачиваться к оратору боком, спиной, зевать, закрывать лоб руками, опираться головой на обе руки, разговаривать с соседом, всячески показывая нежелание слушать оратора.
Как произвести положительное впечатление. В.О. Ключевский писал: «Сидящих в зале слушателей можно сравнить лишь с голодными гостями, уставившимися на вас». Помня об этом, следует уже на подходе к трибуне держаться уверенно, производить хорошее впечатление.
Психологи утверждают: большинство слушателей в течение первых минут выступления уделяют оратору все свое внимание. Они внимательно присматриваются к нему: как он идет, как начинает говорить, как ведет себя за трибуной. Кроме демонстрации жестов уверенности, необходимо установить со слушателями контакт глаз, демонстрировать уверенный, прямой взгляд. Социологи установили, что если оратор только два-три раза украдкой посмотрит на присутствующих, его рейтинг значительно снизится. То же самое происходит, если говорящий смотрит поверх головы сидящего в последнем ряду или непродолжительное время смотрит в окно. Во всех этих случаях аудитория не доверяет оратору, решает, что выступающий неискренен или неуверен. Необходимо обращать свой взгляд сразу же на нескольких слушателей, желательно в разных концах аудитории, охватывая как бы всех сразу и никого при этом не оставляя без внимания. Взгляд должен быть теплым, доброжелательным, дружеским. Избегайте при этом смотреть на кого-либо искоса, поворачивайте голову, переводя взгляд с одного на другого.
Для установления психологического контакта с аудиторией используйте улыбку. «Улыбка, – пишет Д. Карнеги, – ничего не стоит, но много дает. Она обогащает тех, кто ее получает, не обедняя при этом тех, кто ею одаривает. Она длится мгновение, а в памяти остается порой навсегда. Никто не богат настолько, чтобы обойтись без нее, и нет такого бедняка, который не стал бы от нее богаче. Она создает счастье в доме, порождает атмосферу доброжелательности в деловых взаимоотношениях и служит паролем для друзей».
Специалисты по речевой коммуникации советуют:
• Исключайте безличные предложения. Например, было проведено..., было изучено..., были спланированы перспективные направления...
Широко используйте форму первого лица: мы спланировали..., я изучил... и "ВЫ-подход": вам будет интересно узнать..., это поможет вам..., для вас важно....
• Говорите не слишком быстро, даже если времени на выступление мало, говорите в умеренном темпе.
• Голосом выделяйте существенные моменты вашей речи: слова, понятия, части предложений, цифры.
• Не перегружайте свою речь иностранными словами, придавая ей тем самым важность или научность. Например, Амбивалентность конструкции редуцируется за счет контракции ее редундантных элементов. Чтобы разобраться в смысле подобной фразы слушателю необходимо обратиться к лингвистическому словарю, из которого выяснится, что амбивалентность – это двусмысленность; редуцироваться – сокращаться; контракция – стяжение; редундантный – избыточный.
Таким образом, на русском языке это предложение звучит просто и понятно.
Вместе с тем бывают ситуации, когда выступающий преднамеренно использует иностранные слова, чтобы ввести в заблуждение слушателей. Известен такой, например, случай. Один из противников сенатора К. Паппера, выступая перед аудиторией, заявил: «...всё ФБР и каждый член конгресса знают, что Клод Паппер бесстыдный экстраверт. Более того, есть основания считать, что он практикует непотизм по отношению к свояченице, сестра его была феспианкой в греховном Нью-Йорке. Наконец, и этому трудно поверить, хорошо известно, что до женитьбы Паппер практиковал целибат». Избиратели возмутились, и К. Паппер потерял место в сенате. Не владеющий подобным лексиконом слушатель попался в ловушку. На самом деле эти слова означают: экстраверт – общительный человек; непотизм – покровительство родственникам; феспианка – поклонница драматического искусства; целибат – безбрачие.
• Обращайте внимание на ваши жесты; пользуйтесь ими с учетом их информативности и ситуативно уместно.
Подготовка публичной речи
Публичная речь требует даже от опытных ораторов тщательной подготовки, а для начинающих деловых людей, молодых специалистов, это обязательное требование. Подготовка речи является творческой работой, доставляющей автору радость и импровизационный азарт. К такой подготовке относится прежде всего обдуманная последовательность всех этапов работы.
Принято выделять следующие этапы подготовки речи к произнесению:
1. Сбор материала.
2. Отбор материала и его организация.
3. Обдумывание материала (связка деталей).
4. Первая редакция ключевых слов (предварительная редакция).
5. Стилистическое оформление главной части (упражнение в словесном оформлении).
6. Формулирование вступления и заключения.
7. Общий контроль.
8. Вторая редакция ключевых слов (окончательная редакция).
9. Мысленное освоение.
10. Риторическое освоение (проба речи).
Иногда короткие деловые сообщения не требуют тщательной подготовки. В этом случае можно использовать следующую схему.
1. Выбор темы и формулирование рабочего названия выступления →2. Сбор материала → 3. Рабочий план → 4. Введение и заключение → 5. Краткий просмотр целого (для проверки логики и достижения целей выступления, а также правильности расчета времени).
Запомните! Чтение вслух одной страницы печатного текста занимает в среднем 2 мин.
Если тема выступления задана заранее (информативное выступление на семинаре; убеждающая речь в конфликтной ситуации и т. п.), подумайте, как лучше преподнести ее аудитории. Только вы определяете, каким образом и на каком материале будут раскрыты основные положения предложенной темы.
Выбрав тему, сформулируйте «рабочее» название вашего выступления (см. Табл.).
Таблица
Требования к названию
| Название должно | Название не должно |
| 1. Быть ясным 2. Отражать содержание выступления (по названию можно предположить, о чем пойдет речь) 3.Привлекать внимание слушателей | 1. Содержать общие формулировки 2. Быть длинным и наукообразным |
Работа над основной частью выступления
Выступление должно состоять из трех частей: вступление, основная часть и заключение. Однако необходимо помнить о рамочных компонентах речи:
А) приветствие – факультативно и уместно, если оратор только что появился в аудитории;
Б) обращение – обязательно в любой ситуации и должно быть тщательно продумано, чтобы объединяло присутствующих и относилось к каждому;
В) благодарность за внимание – произносится после заключения и служит сигналом полного окончания речи.
Цели основной части выступления:
* сформулировать общие положения;
* сообщить слушателям новую информацию;
* последовательно разъяснить выдвинутые положения;
* доказать правильность выдвинутых положений;
* подвести слушателей к необходимым выводам.
При написании основной части выступления сначала составляют рабочий план. При составлении рабочего плана необходимо определить, в какой последовательности будут изложены основные вопросы, – композицию текста.
Основное требование к композиции – логическая последовательность и стройность изложения материала. Важно расположить материал таким образом, чтобы он помогал раскрыть главную мысль выступления.
При составлении рабочего плана выступления можно:
а) сохранить композицию исходного текста, если выступление представляет собой пересказ какой-либо одной статьи, книги т. п.;
б) изменить композицию исходного текста (текстов), выбрав способ изложения материала, который в наибольшей степени соответствует цели выступления, аудитории, перед которой вы будете выступать, продолжительности выступления и другим факторам.
Возможные способы изложения материала.
Индуктивный способ – изложение материала от частного к общему.
Дедуктивный способ – изложение материала от общего к частному (от тезиса к его доказательству).
Метод аналогии – изложение от частного к частному (переход от известного к новому на основе сопоставления различных явлений, событий, фактов, рассуждение или описание по аналогии с известным).
Ступенчатый способ – последовательное изложение одной темы за другой без возврата к предыдущей.
Исторический способ – изложение материала в хронологической последовательности (разновидность ступенчатого).
Концентрический способ – расположение материала вокруг главной проблемы, переход от общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному его рассмотрению.
Использование различных способов изложения материала в одном и том же выступлении позволяет сделать структуру главной части более оригинальной, нестандартной.
Тезис и аргументация в основной части убеждающего выступления
Если выступление убеждающее (т. е. направлено на защиту вашей точки зрения), то следует продумать систему аргументации в основной части.
Тезис – мысль или положение, истинность которого требуется доказать.
Успех доказательства зависит от выполнения ряда правил представления тезиса.
1.Тезис должен быть суждением ясным и точно определенным.
2.Тезис должен оставаться тождественным, т. е. одним и тем же на протяжении всего доказательства.
3.Тезис не должен содержать в себе логическое противоречие.
4.Тезис не должен находиться в логическом противоречии с суждениями по данному вопросу, высказанными ранее.
5.Тезис должен быть обоснован фактами.
6.Тезисом не должно быть суждение очевидное, поскольку то, что достоверно само по себе, не требует доказательств.
7.Тезис должен определить собою весь ход доказательства так, чтобы то, что в результате будет доказано, было именно тем, что требовалось доказать.
Аргументация – система доказательств тезиса, аргументов, приводимых в его защиту или опровержение.
Аргументы бывают сильные, слабые и несостоятельные.
Сильные аргументы не вызывают критики, их невозможно опровергнуть, разрушить, не принять во внимание. Слабые аргументы могут вызвать сомнения оппонентов. Несостоятельные аргументы позволяют разоблачить, дискредитировать соперника, применившего их.
Сила и слабость аргументов должна определяться не с точки зрения выступающего, а с точки зрения слушателя (оппонента).
Составление вступительной и заключительной части текста выступления
Следует помнить, что:
1) существует эффект края: люди запоминают первое и последнее из того, что вы сказали (т. е. вступление и заключение вашей речи);
2) вступление и заключение пишут и шлифуют тогда, когда основная часть подготовлена и все свои идеи оратор отчетливо понимает и ясно изложил в основной части.
3) вступление и заключение всегда следует писать полностью.
Вступление
Во вступлении оратор может ставить перед собой следующие цели:
· установить контакт с аудиторией, вызвав расположение и доверие к себе;
· заинтересовать слушателей;
· подготовить слушателей к восприятию выступления;
· обосновать постановку вопроса.
Заключение
В заключении оратор может ставить перед собой следующие цели:
· суммировать сказанное, обобщить информацию;
· способствовать запоминанию основных положений, выдвинутых в выступлении, и др.;
· сделать выступление менее официальным и тем самым повысить благожелательное отношение аудитории к себе как оратору и к тексту своего выступления;
· повысить убедительность речи, используя дополнительные сильные аргументы;
· вновь привлечь внимание к проблеме, о которой идет речь;
· повысить значимость своего выступления (перевести выступление в более высокий стиль);
· призвать слушателей к выполнению тех или иных задач.
Как и начало речи, концовку нужно тщательно продумать, обязательно записать и отрепетировать. Концовка должна быть короткой.
Приложение 12
Материалы для изучения темы 4.5. ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ
Деловая документация
Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.
К служебной информации предъявляются общие требования:
– достоверность (объективность),
– актуальность (необходимость, новизна, своевременность),
– убедительность (аргументированность),
– полнота (достаточность информации).
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение.
Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования – создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности.
Слово документ происходит от латинского слова documentum (доказательство, свидетельство). В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: I) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).
Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную текстовую форму.
Различаются пять типов записи текстов:
– линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.);
– трафарет (справки, контракты, договоры и др.);
– таблица (финансовые ведомости и др.);
– анкета (личный листок по учету кадров и др.);
– тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).
Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте «Организационно-распорядительная документация. Основные положения».
Среди функций документа выделяют общие и специальные.
Общие функции документа:
– информационная: любой документ создается для сохранения информации;
– социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
– коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
– культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
– управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
– правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
– функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Личные документы
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
1. Расположение частей заявления:
1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
2) фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него;
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
4) текст заявления пишется с красной строки;
5) дата ставится слева; подпись – справа.
Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
2. Клишированные формы:
1) просьба выражается: Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т. п.). Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т. д.);
2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).
1.Расположение частей доверенности:
1) наименование документа пишется в центре строки;
2) текст начинается с красной строки;
3) дата – слева, подпись – справа;
4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
2.Клишированные формы:
Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить, управлять, представлять мои интересы).
Распорядительные документы
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается для регулирования отношений по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Структура и содержание распорядительного документа
1. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.
Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т. п.
2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все выходные данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах, а потому излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоряжении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название органа учреждения, имеющего соответствующие полномочия.
Постановляющая часть. Если предполагаются различные по характеру действия коллективного органа и нескольких исполнителей, эта часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Например: Директорам заводов...; Руководителям архивов... Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: Кому? что сделать? – подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т. д.
К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые особенности, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.
Контракт, или договор, – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями. По согласованию сторон контракт может быть расторгнут в любое время. Если одна из сторон письменно не заявит о прекращении договора за истечением обусловленного срока, контракт каждый раз автоматически продлевается на такой же срок. По инициативе Фирмы контракт (трудовое соглашение) может быть досрочно расторгнут без каких бы то ни было дополнительных выплат и компенсаций, в случае: а) прогула сотрудника, б) двукратного грубого нарушения трудовой дисциплины в течение 30 дней, в) появления на работе в нетрезвом состоянии.
В административно-организационных документах широко применяется рубрицирование, необходимое при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта.
К информационно-справочным документам относятся прежде всего справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.
1.Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2.Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает документ его составитель.
3.Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т. п.
Дата: 2018-11-18, просмотров: 411.