Инвентаризация основных средств – один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы.

Под инвентаризацией понимается установление фактического наличия на определенную дату активов и обязательств организации, а также объектов, учитываемых на забалансовых счетах, в регистрах налогового учета. Инвентаризация производится путем физического пересчета инвентаризируемых объектов, проверки учетных записей, проверки соответствия учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализа событий в жизни организации для выявления объектов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также путем сопоставления учетных данных с внешней информацией (данными контрагентов, государственных структур, биржевых котировок).

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.

При инвентаризации основных средств необходимо:

- проверить полноту и правильность отражения инвентаризируемых объектов в учете,

- проверить фактическое наличие и контроль их сохранности,

- проверить состояние основных средств (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей,

- приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями,

- выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место.

Инвентаризация обеспечивает контроль над сохранностью основных средств, выявление излишков или недостач ценностей, частично или полностью потерявших свое первоначальное качество, устаревших моделей.

Рассмотрим виды инвентаризации. Инвентаризация классифицируется по различным признакам.

В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости. Например, проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании предприятия,

- при смене материально ответственных лиц,

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,

- при реорганизации или ликвидации организации. [20,с.365]

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.

По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается.

Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.

Поэтому она выступает одним из методов контроля за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб). [21,с.78]

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.

В ТОО "Апрель" инвентаризация начинается с издания приказа о проведении годовой инвентаризации, который издается обычно в ноябре месяце отчетного года. Согласно приказу в определенный срок (обычно это начало ноября) необходимо провести инвентаризацию статей баланса за отчетный год.

Приказом по предприятию назначается инвентаризационная комиссия для проведения инвентаризации и оформления материалов. Обычно в состав комиссии входят директор, главный бухгалтер, бухгалтер, заместители директора, председатель профсоюзного комитета, также назначается председатель инвентаризационной комиссии. В приказе оговаривается в какой срок необходимо закончить инвентаризацию.

До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц берется подписка, которая включена в заголовочную часть формы. Также необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

В задачи инвентаризации входит получение точных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия составляет "Инвентаризационную опись основных средств". Опись применяется для отражения данных фактического наличия основных средств. В описях должно быть указано полное наименование объектов и даны их технические характеристики.

При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационный описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплутационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов на право собственности, постоянного пользования земельными участками, водоемами и другими природными ресурсами, находящимися в собственности у субъекта.[22,с.98].

В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.

В ТОО "Апрель" имеется несколько участков, которые закреплены за непосредственными материально-ответственными лицами, согласно приказа директора ТОО. С каждым из них заключен договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме. (Приложение 4).

В договоре отражены следующие данные:

- предмет договора, где сказано, что работник несет перед работодателем полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность имущества и товарно-материальных запасов, переданных работодателем работнику в связи с выполнением им своих должностных обязанностей;

- обязанности сторон – здесь отражены обязанности работодателя и работника, которому вверены товарно-материальные запасы;

- порядок возмещения ущерба, который в каждом случае определяется работодателем, исходя из размера и характера причиненного ущерба;

- порядок действия договора, где оговорены сроки действия договора на материальную ответственность;

- юридические адреса и подписи сторон

Данный договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Все первые экземпляры договоров о материальной ответственности хранятся в бухгалтерии.

Инвентаризационная опись составляется комиссией назначенной приказом руководителя ТОО "Апрель", отдельно по каждому месту проверки. В ней указываются состав комиссии, основание проверки (приказ), место проверки, фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, дата проверки. В конце инвентаризационной описи пишется расписка материально-ответственного лица о согласии с внесенными в опись комиссией материальными ценностями. (Приложение 5).

Порядок проведения инвентаризации в ТОО "Апрель" осуществляется в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации. Инвентаризация в ТОО "Апрель" проводится не ранее ноября отчетного года.

Особое внимание в ТОО "Апрель" уделяется инвентаризации основных средств. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер. Он сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках. Во время инвентаризации проверяется соответствие инвентарных номеров, особенно на сложных инвентарных объектах (например, компьютер состоит из нескольких составляющих – монитор, клавиатура, системный блок). На каждом элементе такого сложного инвентарного объекта должен быть обозначен один и тот же инвентарный номер. [23,c.135]

После оформления инвентаризации в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Оценка выявленных при инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом действующих цен и условий воспроизводства. Инвентаризационная комиссия должна установить, когда возведены или приобретены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, источники финансирования произведенных затрат, и отразить это в протоколе.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и другие) или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произошедших изменениях. Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, предприятия-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех предприятия, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые при инвентаризации находятся вне предприятия, инвентаризируют до момента временного выбытия их с предприятия.

Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в опись не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.

Оценку выявленных и неучтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов производят по стоимости, определенной экспертным путем. Износ по этим объектам устанавливают по действительному техническому состоянию объектов.

На балансовую стоимость неучтенных объектов основных средств дебетуют соответственно счета подраздела 12 "Основные средства" (счета 122-125), и кредитуют счет 727 "Прочие доходы от неосновной деятельности"; на сумму износа дебетуют счета 122-125 и кредитуют счета подраздела 13 "Износ основных средств" (счета 131-134).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. На неучтенные основные средства выписывают новые инвентарные карточки; по недостающим основным средствам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки "Архив".

Данные инвентаризационных описей заносят в "Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств", причем заполняются только те ее позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.

Важным документом при инвентаризации является протокол инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем.

В ТОО "Апрель" во время инвентаризации определяется физическое состояние объектов основных средств. Выявляются основные средства, которые морально устарели, либо техническое состояние которых не соответствует современным требованиям. Такие основные средства следует списать. Для списания создается комиссия, подтверждающая причины списания.

Сопоставление дебетового и кредитового оборота на счете 571 "Итоговый доход (убыток)" определяет сумму чистого дохода (убытка), то есть финансовый результат. Полученная сумма списывается на счет 561 "Нераспределенный доход (непокрытый убыток) отчетного года".

В бухгалтерском учете ТОО "Апрель" списание основных средств отражается такими проводками:

На сумму износа основных средств дебетуют соответственно счета подраздела 13 "Износа основных средств" (счет 134 "Износ прочих основных средств") и кредитуем счета подраздела 12 "Основные средства" (счет 125 "Прочие основные средства") На сумму балансовой стоимости основных средств, подлежащих списанию. Дебетуем счета подраздела 84 "Расходы от неосновной деятельности" (счет 842 "Расходы по выбытию основных средств") и кредитуем (счет 125 "Прочие основные средства").

После проверки правильности отражения статей баланса путем инвентаризации бухгалтер закрывает счета доходов и расходов следующими проводками:

Понесенные расходы: дебетуем (счет 571 "Итоговый доход (убыток)") и кредитуем (счет 821 "Общие административные расходы"). Для закрытия счетов дохода мы дебетуем (счет 727 "Прочие доходы от неосновной деятельности") и кредитуем (счет 571 "Итоговый доход (убыток)").

Переоценка основных средств. В соответствии с СБУ 6 "Учет основных средств", в целях приведения первоначальной стоимости основных средств в соответствие с действующими ценами на определенную дату, проводится переоценка объектов, в результате которой основные средства отражаются в учете и отчетности по текущей стоимости. Согласно действующим нормативным актам, хозяйствующие субъекты самостоятельно принимают решение о порядке и правилах индексации основных средств в соответствии с законодательством.[19,с.35]

Для проведения переоценки основных средств создается комиссия, аналогичная инвентаризационной и приглашается профессиональный оценщик, который определяет стоимость объектов применительно к ценам, складывающимся на день переоценки. Исходными данными для переоценки основных средств является их первоначальная стоимость, срок службы, техническое состояние.

При увеличении первоначальной или текущей стоимости основных средств на сумму переоценки увеличивается их стоимость по дебету соответствующих счетов подраздела 12 "Основные средства", и одновременно увеличивается собственный капитал по кредиту счета 541 "Дополнительный неоплаченный капитал от переоценки основных средств". Начисленная сумма износа на дату проведения переоценки основных средств корректируется пропорционально изменению стоимости основных средств. [24,с.168]

В случае уценки (уменьшения первоначальной стоимости) основных средств, ранее не подвергавшихся дооценке, сумма снижения стоимости признается расходом, а сумма корректировки износа признается как прочий доход.

В случаях, когда до проведения очередной переоценки часть суммы дооценки основных средств списана на нераспределенный доход, по правилам, установленным СБУ № 6 "Учет основных средств", уменьшение текущей стоимости за счет суммы, отраженной на счете 541 " Дополнительный неоплаченный капитал от переоценки основных средств" производится в пределах фактического остатка сумм дооценки по каждому объекту основных средств, а оставшаяся часть учитывается как расход.

Стандартом СБУ 6 "Учет основных средств" предоставлено право предприятиям осуществлять индексацию основных средств путем прямого пересчета их первоначальной стоимости применительно к ценам, складывающимся на день переоценки на соответствующие виды основных средств и подтвержденным документами и экспертными заключениями о рыночной стоимости указанных средств.[25,с.76].

Пример. Предприятие переоценило основные средства. (Таблица 10)

Таблица 10 Переоценка основных средств

Следует иметь в виду, что соответственно увеличению первоначальной стоимости основных средств должна быть увеличена и сумма износа. В противном случае произойдет резкое увеличение балансовой стоимости и снижение процента износа (при дооценке основных средств).