2.1 Документальное оформление движения собственных основных средств

Основные средства могут поступать в результате строительства производственных и жилых зданий, сооружений, передаточных устройств; приобретения машин, оборудования, транспортных средств; изготовление своими силами инвентаря, оборудования, мебели; перевода молодняка животных в основное стадо; зачисления в основные средства декоративных, защитных и других насаждений; безвозмездного поступления от других субъектов и физических лиц; вкладов в уставный капитал.

Поступление основных средств оформляется актом типовой междуведомственной формы № ОС-1 "Актом приемки-передачи (перемещения) основных средств". Приложение 1. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается по месту эксплуатации. Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств (форма № ОС-1), составляется созданной комиссией. В нем дают подробную характеристику принимаемого объекта, указывают его первоначальную стоимость и сумму износа по данным документов о передаче объектов (если объект ранее находился в эксплуатации), а также приводят заключение комиссии о состоянии объекта. Акт составляют на каждый объект при приемке любых видов основных средств. Общий акт допускается в отношении хозяйственного инвентаря, инструментов, станков, если они однотипны, одинаковы по стоимости и приняты в одном календарном месяце. Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств составляется двумя сторонами - принимающей объект и передающей с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа.

Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств (форма №ОС-1) применяется:

- для зачисления в состав основных средств отдельных объектов;

- для оформления ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод в действие должен, в соответствии с существующим законодательством, оформляться в особом порядке;

- для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой;

- для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также за исключением из состава основных средств при передаче другому субъекту (вклады в уставный капитал, реализация, дарение).

Схема первичной документации по учету движения основных средств в ТОО "Апрель". (Таблица 4).

Таблица 4. Первичная документация по учету движения основных средств

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией. К актам приемки-передачи (перемещения) основных средств прилагается техническая документация (паспорт станка, здания) на данный объект. Акт приемки-передачи, заполненный и подписанный членами комиссии, вместе с паспортом и другой техдокументацией на приобретение (сооружение) объекта передают в бухгалтерию предприятия, где на основании этих документов закрепляют поступивший объект за материально ответственным лицом.

Поступление основных средств в учетной политике оформляют следующими документами.

При оформлении приемки основных средств в ТОО "Апрель" акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной распоряжением руководителя ТОО "Апрель", в которую входят главный инженер, заместитель начальника планово-экономической службы и представители бухгалтерской службы. Составление общего акта, оформляющего приемку-передачу нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт, после его оформления, с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем субъекта или лицами на то уполномоченными.

В данном акте помимо обязательных реквизитов, комиссия отражает срок полезного использования и прогнозируемую ликвидационную стоимость объекта. Срок полезного использования основных средств определяется хозяйствующим субъектом самостоятельно при принятии объекта к учету, исходя из технических условий его эксплуатации, норм, установленных субъектом или других условий.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств Акт выписывается в двух экземплярах работником подразделения (отдела) – сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - подразделению (отделу) – сдатчику.

При безвозмездной передаче (дарении) основных средств другому субъекту, Акт составляется в двух экземплярах (для субъектов, сдающих и принимающих объект). При реализации основных средств другому субъекту Акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у сдающего субъекта (где первый экземпляр прилагается к отчету об остатках и движении основных средств, а второй – к расчетно-платежным документам), третий экземпляр передается лицу, принимающему основные средства.

Бухгалтерия закрепляет поступивший объект за материально-ответственным лицом, открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарный номер, вносит объект в Инвентарный список (по месту нахождения, эксплуатации) и делает запись по оприходованию основных средств.

В зависимости от вида основных средств, в ТОО "Апрель" при поступлении основных средств составляется следующая корреспонденция счетов. (таблица 5)

Таблица 5. Учет движения и поступления собственных основных средств

Аналитический учет основных средств в ТОО "Апрель" ведется в бухгалтерии в Инвентарных карточках, которые открывают на каждый инвентарный объект, за исключением однотипных предметов хозяйственного инвентаря, инструментов и других предметов, имеющих одно и то же производственное или хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики, стоимость и находящиеся в одном производственном подразделении. Эти предметы допускается учитывать в одной инвентарной карточке (Приложение 2).

Карточку заполняют на основе Актов на поступившие основные средства, технических паспортов и других документов. Характеристика объектов и их элементов должна быть краткой и точно отражать индивидуальные особенности объекта. Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу отдельных объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Основанием для отметок о выбытии основных средств при передаче объекта основных средств другому субъекту, а также при перемещении объектов основных средств внутри субъекта является Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств, при списании объекта основных средств вследствие ветхости или износа – Акт на списание основных средств.

Заполненные инвентарные карточки в бухгалтерии регистрируют в Описях инвентарных карточек по учету основных средств, которые ведут в одном экземпляре по каждой классификационной группе основных средств.

При регистрации карточки нумеруют, затем помещают в специальную картотеку, где хранят по классификационным группам основных средств, а внутри этих групп – по местам эксплуатации, материально-ответственным лицам и видам основных средств. По выбывшим основным средствам карточки помещают в раздел "Архив" картотеки.

Свод оборотов и остатков по каждой классификационной группе основных средств за месяц при ручной обработке информации проводят в Карточках учета движения основных средств, в которых на основании документов записывают обороты и остатки, показанные в инвентарных карточках, которые сверяют с Главной книгой по счетам подраздела 12 "Основные средства". В карточках указывают остаток основных средств на начало периода, поступление, выбытие (в том числе ликвидировано), остаток на конец периода. На основе этих данных составляют отчетность о наличии и движении основных средств.

Все основные средства, закрепленные за материально-ответственными лицами, согласно приказов директора ТОО "Апрель" в разрезе цехов (отделов) субъекта, заносят в инвентарные списки основных средств. Списки находятся у материально-ответственных лиц и используются ими для оперативных целей. Данные о стоимости основных средств в списках и инвентарных карточках должны соответствовать.