На основании проведенного анализа можно выделить, прежде всего, сложную ситуацию в плане автоматизации предприятия. Многие подразделения используют в работе логически и технически разрозненное программное обеспечение. Пользователям приходится неоднократно заносить в разные программы одну и ту же информацию. В каждом отделе экономисты используют свои формы в Excel. Бухгалтерия работает на программах, разработанных сторонней организацией.

Проблемы существуют и в управлении сбытовой сетью, реализующей продукцию с коротким сроком годности; в области контроля расходов сырья, как в натуральном выражении, так и в стоимостном выражении, необходимо учитывать различные сорта одноименного сырья и готовой продукции.

В качестве путей решения проблемы предлагается внедрить на предприятии информационную систему «Парус».

С помощью информационной системы предстоит обеспечить прозрачный механизм управления реализацией готовой продукции и материально-техническим снабжением производства.

Для предприятий масложировой промышленности актуальна проблема оперативного управления складскими запасами, так как они выпускают продукцию с ограниченными сроками годности. Поэтому в первую очередь на фабрике необходимо полностью автоматизировать процессы логистики – внедрить модуль «Управление закупками, складом, реализацией». Созданная информационная система позволит контролировать остатки продукции на складах, автоматически разносить платежи (в том числе взаиморасчеты) по накладным, анализировать дебиторско-кредиторскую задолженность клиентов, получать оперативные отчеты по закупкам и хранению, аналитические отчеты по сбыту. Это обеспечивает прозрачность всей логистической цепочки: от кладовщика – до генерального директора, что сводит к нулю возможность злоупотреблений.

Важно подчеркнуть, что блок управления закупками, складом и реализацией играет важную роль в системе управления контролем качества продукции. Необходимо автоматизировать производственный учет во всех цехах, наладить учет выработки готовой продукции и полуфабрикатов, их перемещения в экспедицию. В системе «Парус» также формируются и отрабатываются акты списания и оприходования готовой продукции и составляются отчеты для бухгалтерии.

Системой «Парус» поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.

В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).

Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Реализован учет готовой продукции по партиям, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Система «Парус» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

Эффективная работа с клиентами – один из ключевых факторов повышения рентабельности и надежности бизнеса в условиях высокой конкуренции. «Парус» включает комплекс средств, позволяющих компании поставить заботу о клиентах на индустриальную основу:

· отслеживать каждое обращение, эффективно использовать каждый контакт;

· строить систему взаимоотношений, оптимально организовать работу с различными категориями клиентов;

· оперативно реагировать на запросы клиентов, четко планировать взаимодействие с ними;

· оценивать результаты различных маркетинговых и рекламных акций по привлечению клиентов.

Сегментирование покупателей с использованием интегрированного ABC(XYZ) – анализа позволяет автоматически разделить клиентов:

· на классы «А» (важный), «В» (средней важности) и «С» (низкой важности), исходя из того, какова доля этих клиентов в выручке или прибыли компании;

· по статусам (потенциальный, разовый, постоянный, потерянный) и по регулярности закупок – стабильные (X-класс), нерегулярные (Y-класс), эпизодические (Z-класс).

Результаты такого анализа помогают оптимально организовать работу и распределить усилия сотрудников. Например, обеспечить приоритетную обработку заказов важных постоянных клиентов, закрепить за ними наиболее опытных и ответственных специалистов, самых активных и «пробивных» менеджеров ориентировать на работу с перспективными потенциальными клиентами и т.д.

Система позволяет также отслеживать историю изменения статусов клиентов. Это помогает выявить, в какой момент изменилось отношение клиента к компании, и какие действия к этому привели.

Система «Парус» позволяет оценить и сопоставить работу менеджеров, отвечающих за продажи и работу с клиентами, по целому ряду показателей:

· по полноте заполнения базы данных контактной информацией;

· по количеству контактов с покупателями;

· по анализу изменения стадий взаимоотношений с покупателями;

· по коэффициенту удержания покупателей;

· по количеству выполненных заказов;

· по объемам продаж и принесенной прибыли.

Эти оценки могут использоваться для построения объективной системы мотивации персонала, отражающей специфику задач, решаемых различными категориями менеджеров.

Система «Парус» обеспечивает детальный учет и непрерывный контроль взаиморасчетов с контрагентами, поддерживает различные уровни детализации взаиморасчетов вплоть до отдельных операций.

Система позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой юридических лиц, рассматривая их в качестве единого контрагента, или наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.

Обеспечивается контроль предельно допустимого размера задолженности – система не позволит сотруднику предприятия, не имеющему соответствующих полномочий, отпустить товар клиенту, превысившему лимит кредита или произвести очередную оплату поставщику, не выполнившему обязательств по ранее оплаченным поставкам.

«Парус» предоставляет широкие возможности для управления отпускными ценами на товары, построения различных схем формирования цен и скидок, позволяет контролировать соблюдение сотрудниками предприятия установленной ценовой политики.

Возможности механизма ценообразования позволяют:

· регистрировать и сравнивать цены, предлагаемые различными поставщиками, и выбирать поставщика, предлагающего наилучшие условия, тем самым сокращая затраты на пополнение товарных запасов;

· автоматически отслеживать изменения цен поставщиков при регистрации очередных поставок и производить при необходимости перерасчет отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки;

· анализировать ситуацию на рынке, отслеживать динамику изменения цен, сравнивать цены компании с ценами конкурентов

Это позволяет оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры и формировать ценовую политику, обеспечивающую конкурентоспособность и рентабельность бизнеса.

Мощная и гибкая система отчетов позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты торговой деятельности и товарооборота предприятия, в том числе:

· продажи и оборачиваемость товаров, остатки товаров на складах и у комиссионеров, стоимостные оценки складов и товаров на реализации, ABC и XYZ-привлекательность товаров;

· цены поставщиков и конкурентов;

· оборот и остатки денежных средств, ожидаемые входящие и исходящие платежи;

· взаиморасчеты с контрагентами, комитентами, комиссионерами, расчеты с подотчетными лицами, состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

· взаимоотношения с покупателями, работу с ними менеджеров, ABC и XYZ-привлекательность покупателей, полезность контактов и источников информации;

· состояние заказов покупателей и заказов

· поставщикам;

· планы продаж и их фактическое выполнение;

· структуру оборотных средств и краткосрочных источников финансирования, в т.ч. коэффициенты абсолютной, срочной и текущей ликвидности, обеспеченность собственным оборотным капиталом, соотношение труднореализуемых и легкореализуемых активов и т.д.

Информацию можно получить в любых разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням). Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически – созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Современные бизнес-методики, удобные и наглядные средства анализа информации, реализованные в системе, делают систему «Парус» действенным инструментом для решения актуальных вопросов управления:

· какие товары максимально выгодны, какие пользуются стабильным спросом, что и когда закупать;

· как оперативно выполнить заказы и избежать затоваривания склада;

· насколько эффективно работают менеджеры;

· какие клиенты наиболее интересны компании, как лучше построить работу с ними;

· как продавать больше, а тратить на рекламу меньше;

· как обеспечить конкурентоспособность цен и рентабельность продаж;

· как спланировать будущее компании и контролировать выполнение планов.

Немаловажен и уровень производственного оборудования, используемого на предприятии. Многие машины импортного производства, используемые ЗАО «Рабочий», легко «включаются» в общую информационную систему управления производством. Возможна также автоматизация участков с отечественным оборудованием.