Правила документооборота и технологии обработки учетной информации - внутренний банковский документ, регламентирующий порядок, время, процедуры приема, обработки, оформления, учета и хранения документов по всем осуществляемым банком операциям, а также технологии проведения этих операций и формирования на их основе учетной информации. Принципы оформления данного документа лучше всего, как нам представляется, проиллюстрирует приведенный ниже пример.

Приложение 4. Пример выдержек из Правил документооборота и технологии обработки учетной информации.

Продолжительность рабочего операционного дня, в течение которого производится обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов, для отражения в учете, устанавливается с 9.30 до 14.00.

Все операции банка отражаются в учете на основании соответствующих первичных документов. Банк использует типовые формы первичных документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД-04).

Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерскую службу, подлежат оформлению и отражению по счетам банка в этот же день.

Перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в учреждениях Банка России и других кредитных организациях, учитывается внесистемно, с ведением реестра документов, где указывается дата, время приема документов, дата их выписки, группа очередности. Оплата денежных расчетных документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика до начала операционного дня или в пределах суммы "оведрафта", определенной договором.

Не позднее утра следующего дня реестры с приложенными документами передаются работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в тот же день эти платежные документы с обобщенным реестром передаются в РКЦ Центрального банка Российской Федерации или в другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов и помещаются в текущий день.

Выписки по корреспондентским счетам банк получает у РКЦ Центрального банка Российской Федерации, других кредитных организаций не позднее чем на следующий рабочий день до начала рабочего дня банка, обрабатывает и проводит по счетам полученные выписки, включает их в баланс истекшего дня. Одновременно с выписками банк получает документы, на основании которых зачислены средства на корреспондентские счета. Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, банк отражает либо по счету учета "сумм до выяснения", либо по счетам получателей средств, если таковое определено в договорах с клиентами.

Если в течение 5 рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы со счетов невыясненных сумм откредитовываются в РКЦ Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов. В случаях, предусмотренных в договорах с клиентами, банк вправе зачислять поступившие средства на счета клиентов без соответствующих подтверждающих документов.

Прием документов оформляется бухгалтерскими работниками в виде расписки, где разборчиво указываются фамилия и инициалы работника, подписавшего документ.

Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, организации, должны быть отправлены не позднее следующего дня.

Физические лица обслуживаются в течение всего операционного дня, а при возможности и позже.

Оплата документов со счетов клиентов производится с соблюдением установленной законодательством Российской Федерации очередности платежей.

Поручения клиентов могут передаваться с их счетов с помощью технических средств. Порядок приема и передачи информации по электронной почте, ее защита определены межрегиональным центром информатизации (МЦИ) при ГУ ЦБ РФ и утверждаются руководством банка.

Порядок осуществления расчетно-кассовых операций через другие кредитные организации определяется договорами о корреспондентских отношениях.

Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их расчетных счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению расчетов. Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств составляются в соответствии с требованиями положений Банка России о порядке ведения кассовых операций.

Банк отказывает в приеме платежного (расчетного) документа, если удостоверение прав распоряжения счетом будет признано сомнительным либо при нарушении требований по оформлению документа.

Кассовые операции совершаются в соответствии с требованиями ЦБ РФ, изложенными в Положении N 56 от 25 марта 1997 г.

Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются централизовано контролером.

Выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производятся только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. Документы, подтверждающие взнос во вклад, и банковская книжка (выдается в случаях, предусмотренных договором банковского вклада), выдаются только после фактического поступления денег в кассу.

На денежных чеках, расходных, кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей, делаются отметки о предъявлении паспорта получателя.

Из кассы выдаются чеки, оформленные штампом банка, с указанием на каждом чеке номера счета, с которого будет оплачиваться чек. При выдаче чеков за плату - после внесения денежных средств. Затем их списывают с внебалансового учета.

Другие бланки строгой отчетности и разные документы и ценности выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков, ценностей и документов.

Все операции банк осуществляет в соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской деятельности" и перечнем операций, установленных лицензией Банка России.

Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании документов, оформленных в соответствии с требованиями Правил ведения бухгалтерского учета N 61. Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, оформляет налоговый отдел на бланках соответствующих форм на основании распоряжений уполномоченных сотрудников. В мемориальных ордерах на частичную оплату инкассовых или платежных поручений, в кассовых и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов итоговые суммы повторяются прописью.

Каждый из документов, на основании которого совершаются бухгалтерские записи, должен иметь контировку, дату проводки, подпись бухгалтерского работника, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю - подпись контролирующего работника. При совершении операций с использованием ЭВМ документы могут быть оформлены путем распечатки на бумажных носителях его электронного образца, соответствующего бланку установленной либо произвольной формы, содержащей все реквизиты бланка и утвержденной Учетной политикой. Дата, контировка, аналог подписи подлежат фиксации в электронном образце документов и должны обеспечиваться при его распечатке. Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих подписей работников банка, а также правомерности исправления номеров счетов клиентов на расчетно-денежных документах возложена на старшего по должности работника службы автоматизации.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммы операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют председатель правления, главный бухгалтер, по их поручению - доверенные лица. Работники банка, которые подписали какие-либо расчетные документы, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Главный бухгалтер кредитной организации обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерию, контролирующим работникам. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетных денежных документах работники должны иметь образцы подписей. Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также экземплярами образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролирующим работникам категорически запрещается пользоваться теми же экземплярами образцов подписей и списков печатей, которыми пользуются бухгалтерские работники.