Система учета затрат – это совокупность способов определения их фактической величины. Могут быть системы учета, основанные на исчислении реальных, действительно имевших место в данном отчетном периоде расходов, определении средних затрат за это же время и учете фактических издержек производства и сбыта на базе нормативных затрат.

1. Учет реальных затрат предшествовал всем остальным его видам. При его организации и ведении расходы хозяйственной организации фиксируют и относят на себестоимость продукции в той их величине, в которой они имели место в данном отчетном периоде. Сырье и материалы оценивают и списывают по фактическим ценам и затратам каждой покупки, заработную плату во время отпуска, расходы на ремонт основных средств и другие нерегулярные затраты и платежи отражают в учете операций того месяца или квартала и в том размере, в котором они имели место. Издержки отчетного периода принимают к учету такими, какими они были в реальности.

Система учета реальных затрат имеет ряд достоинств: она отражает действительно имевшие место в данном месяце или квартале расходы и финансовые результаты продаж, не усредняя и не выравнивая их по периодам в течении года, создает возможности для выявления результатов реализации продукции и услуг по каждой сделке. Предприниматель, зная о возможных колебаниях доходов и расходов в различные месяцы года из-за сезонности производства и сбыта продукции, необходимости летних отпусков для большинства персонала и влиянии других факторов, может заранее подготовить к этому соответствующие запасы товарно-материальных ценностей и денежных средств, сбалансировать их приток и отток, оценить реальные результаты продаж. Недостаток этого метода состоит в более высокой трудоемкости ведения учета и сложности калькуляционных расчетов. Поэтому применять эту систему затрат целесообразно на небольших предприятиях и в хозяйственных организациях с хорошо налаженной автоматизацией обработки экономической информации.

2. Исчисление себестоимости на базе средних затрат исходит из того, что сырье и материалы при оприходовании и списании оценивают по средним ценам приобретения, транспортно-заготовительные расходы относят на затраты по среднему проценту, применяют усредненные ставки распределения издержек между отчетными периодами и между готовой продукцией и незавершенным производством. Себестоимость реализованной продукции определяют не по каждой продаже, а в целом по предприятию.

Преимущество этого варианта состоит в значительном облегчении учетной работы, снижении ее трудоемкостью Выравнивание затрат по месяцам и кварталам в пределах года позволяет более или менее равномерно платить налоги на прибыль и доходы предприятия. Возникает возможность выявления отклонений по ценовому фактору, сравнения расчетных (плановых) и фактических ставок списания распределяемых расходов. Недостаток этого варианта учета себестоимости состоит в том, что средние затраты могут иногда значительно отличаться от реальных расходов месяца или квартала, а для большинства управленческих решений необходимо знать величину реально существующих или ожидаемых затрат. Для крупных или средних предприятий система расчета фактической себестоимости на основе показателей средних затрат наиболее приемлема в настоящее время. Это не исключает возможности и необходимости использования отдельных случаях параллельного измерения величины реальных затрат отчетного периода в течение года, расчетов эффективности отдельных хозяйственных операций и сделок.

По итогу за хозяйственный год оба варианта расчета фактической себестоимости продукции и финансовых результатов деятельности предприятия должны дать одинаковые результаты [11, с.225 – 228].

На практике данные учета фактической себестоимости продукции на базе реальных и средних издержек отчетного периода по-разному используют для управления. Учет реальных затрат дает более объективную информацию для принятия важнейших текущих решений по управлению бизнесом. Индивидуальные показатели каждой сделки приобретения и продажи позволяют принимать более обоснованные решения по сравнению с теми, в основе которых лежат данные о средних затратах и прибыли.

Резервирование искажает реальные расходы, доходы и финансовые результаты деятельности, ведет к нарушению взаимосвязи данных оттока платежных средств в части, отнесенной на затраты, с учетной величиной себестоимости продукции, работ, услуг в отчетном периоде времени.

Вместе с тем результаты расчета средних затрат более сопоставимы между собой и в динамике, исключают или существенно снижают влияние на издержки случайных, разовых факторов, позволяют лучше выявить тенденции изменения затрат и результатов деятельности в сопоставимых периодах. Соответствующая информация приемлема для принятия решений на высшем уровне управления компанией.

Одним из недостатков метода исчисления средних затрат с позиций использования его данных для внутреннего управления является недопустимость включения в их величину вмененных расходов, в том числе упущенной выгоды. Между тем величина упущенной выгоды может существенно повлиять на выбор того или иного варианта решения. Управленческий учет на основе реальных затрат и потерь позволяет сделать это.

В условиях рыночной экономики организации могут использовать различные методы учета затрат и их варианты по своему выбору. Для небольших предприятий, главным образом индивидуального владения, наиболее рационален метод учета реальных затрат на базе нормативных принципов. В таких организациях нет необходимости усреднять затраты по месяцам и кварталам в течение года для того, чтобы прибыль отдельных отчетных периодов была более или менее одинаковой. Наоборот, при ограниченности средств у единоличных владельцев или пайщиков небольших фирм и большой степени риска при принятии решений целесообразно знать реальные затраты и возможности использования ресурсов за каждый период внутри года. Применять нормативный метод учета затрат в этом случае нет необходимости ввиду их достаточной обозримости [19, с.152 – 154].

Широкое распространение может сохранить метод учета производственных расходов, основанный на исчислении усредненной фактической себестоимости продукции по данным валового учета издержек. Его преимущества в сравнительной простоте, в отработанной многими десятилетиями методологии, большом опыте применения. Под этот метод учета затрат приспособлен действующий план счетов бухгалтерского учета. Его данные и итоговые показатели непосредственно связаны с финансовым учетом, исчислением прибылей и убытков. Думается, однако, что в перспективе большинство крупных и средних организаций будут применять в учете затрат различные модификации нормативного метода.

В управленческом учете основная ориентация делается на учет реальных затрат, поскольку решения принимаются с учетом существующих условий и возможностей их осуществления. При этом не имеет существенного значения, идет ли речь о фактических, т.е. прошлых, уже имевших место, расходах или ожидаемых, т.е. предстоящих затратах. Важно определить их величину по периодам с максимальной объективностью и достоверностью, в первую очередь для того, чтобы найти источник покрытия соответствующих издержек за счет собственных и привлеченных средств в данном периоде времени.

Используемые средства и ресурсы должны быть достаточными, иначе решение нельзя осуществить в полной мере. В то же время излишек привлеченных средств ведет к их недоиспользованию, омертвлению на счетах или в запасах. Усреднение затрат по периодам, за которые их определяют, может оказать плохую услугу – важна и нужна реальная величина затрат.

На реальную величину себестоимости и соответствующие затраты ориентируются и при решении большинства задач оперативного контроллинга. Задачи типа «производить самим или покупать», «ремонтировать эксплуатируемые машины или приобретать новое оборудование» решаются на основе величин реальных, а не средних расходов. Реальные расходы сравнивают при выборе оптимального по соотношению затрат и прибыли ассортимента продукции и услуг. Реальные затраты могут определяться по подразделениям внутри предприятия, по местам их формирования и центрам ответственности.

Вместе с тем для оценки общих результатов деятельности предприятия по итогам хозяйственного года, выработки решений на основе этой оценки вполне приемлемы показатели средних затрат.

Самостоятельной системой определения фактической и ожидаемой себестоимости продукции, работ, услуг является измерение ее величины на базе нормативных затрат.

Для организации учета затрат на производство весьма важно, как определяется их абсолютная величина, как формируется фактическая себестоимость продукции. Изначально затраты подсчитывали путем накопления расходов в течение заранее определенного периода. Абсолютная величина затрат одного дня (по видам), одного первичного документа, одной хозяйственной операции прибавлялась к аналогичным расходам предыдущих дней, и так до окончания отчетного периода (месяца, квартала, года). По ряду затрат было неважно, какого числа данного месяца они имели место, иногда это не имело смысла (например, при начислении амортизации основных средств и других списаниях), но всегда было важно, чтобы те или иные расходы были отнесены к определенному периоду. Различные материальные и денежные затраты затем группировались и суммировались. Такой метод валового подсчета (валового оборота) расходов применялся на большинстве предприятий и поныне [11, с.263 – 270].

В оценке результатов внутрихозяйственной деятельности важная роль отводится методам и процедурам анализа затрат на производство продукции. С их помощью рассчитываются отклонения фактических значений затрат от сметных, выявляются факторы и причины возникновения перерасходов по отдельным статьям затрат, непроизводственных расходов и потерь, устанавливается их влияние на изменение прибыли и рентабельности продукции, разрабатываются управленческие решения по снижению себестоимости продукции и предложения по их реализации в хозяйственной деятельности предприятия [14, с.42].

Существенным моментом управления деятельностью предприятия является контроль за соблюдением сметных значений затрат на производство продукции. В процессе контроля необходимо проанализировать структуру затрат и выявить их отклонения от сметных значений по экономическим элементам. При этом проверяется соблюдение смет, плановых калькуляций по видам расходов, характеризующим их экономическое содержание. Использование аналитических процедур в контроле за изменением затрат по экономическим элементом помогает определить основные направления поиска резервов снижения себестоимости продукции, выявить возникающие в процессе производства отклонения фактических расходов от нормативных (плановых).

Анализ себестоимости продукции имеет немаловажное значение, так как при снижении себестоимости продукции увеличивается прибыль организации [24, с.42].

При анализе себестоимости продукции дается общая оценка выполнения плана по снижению себестоимости продукции, вскрываются причины невыполнения принятых заданий по снижению уровня затрат и выявляются имеющиеся резервы организации по дальнейшему снижению уровня затрат за счет повышения технического уровня производства, улучшения самого производственного процесса и процесса труда, эффективности использования оборудования, роста производительности труда, экономного расходования сырья и материалов, топлива и энергии, ликвидации или сокращения потерь и непроизводительных расходов.

При анализе расходов на выпуск продукции используются различные методы экономического анализа. Совокупность методических приемов раскрывает содержание конкретных, типичных для деятельности организации направлений и способов исследования: выявления уровня выполнения количественных и качественных заданий плана, выявление и измерение роли различных факторов в хозяйстве, изучение динамики развития, оценки итогов работы и имеющихся резервов [22, с.74].