Организация структуры управления, представляет собой состав подразделений аппарата управления, отношения и связи между ними в ходе выполнения процесса управления.
Общая структура управления в ООО «Айкай» подобна стандартной структуре любого открытого акционерного общества: общим собранием акционеров выбирается совет директоров, которому, в свою очередь, подчиняется президент общества.
Управление ООО «Айкай» осуществляют: Общее собрание акционеров, Совет директоров Общества, Президент Общества.
Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Общество ежегодно проводит годовое общее собрание акционеров. Совет директоров Общества состоит из пяти членов.
Устав Общества принимается Советом директоров Общества единогласно. Решения на заседании Совета директоров принимаются большинством присутствующих членов Совета.
Члены Совета директоров Общества избираются годовым Общим собранием акционеров и могут переизбираться неограниченное число раз.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется Президентом Общества. Президент осуществляет функции единоличного исполнительного органа Общества.
Президент Общества без доверенности действует от имени Общества и осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества и исполняет другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Общества и обеспечения его нормальной работы в соответствии с действующим законодательством.
Президент Общества не может быть одновременно Председателем Совета директоров. Председатель совета директоров Общества избирается членами Совета директоров из их числа большинством голосов от общего числа избранных членов Совета директоров Общества.
Президентом ООО «Айкай»» является Балобанов А.А.
Структура подразделений ООО «Айкай» утверждена Президентом. Обновление оргструктуры производится 1 раз в квартал. Очередная оргструктура утверждена в январе 2005 года. Общая штатная численность ООО «Айкай» – 3386 человек. Оперативное руководство осуществляет Вице-президент по управлению и финансам Каплан Л.И.
Система исполнительной власти представлена хорошо организованной, разветвленной структурой органов.
В каждом отделе, магазине и в других подразделениях ООО «Айкай» имеется штатное расписание, а также на каждого специалиста составлены должностные инструкции. Штат магазина №211 - 54 сотрудника.
Все существующие службы и подразделения на предприятии отчитываются перед вице-президентом, а именно следующие руководители подразделений: коммерческий директор, главный бухгалтер, технический директор, директор по кадрам, начальник отдела охраны, начальник отдела АСУ, начальник транспортно-диспетчерского отдела, начальник планово-экономического отдела, директор по торговле, начальник производственного отдела, начальник юридического отдела.
Многие подразделения ООО «Айкай» имеют свое структурное деление. Например, торговый отдел состоит из шести отделов. В каждый ТОРГ входят несколько магазинов. Торгом руководит директор по торговле, а магазином – директор магазина. Магазин №211 относится к ТОРГу №1
В свою очередь директорам магазина подчиняется персонал магазина. Директора магазина отвечают за работу персонала и работу в целом магазина. Заработная плата сотрудников магазина напрямую зависит от товарооборота данного магазина за месяц. Чем больше товарооборот, тем выше заработная плата сотрудников. Директора магазинов следят за порядком, должны уметь работать с коллективом.
Также, к торговому отделу относится отдел качества, который занимается качеством и сертификацией продукции.
Экономико-ревизионный отдел является контролирующим органом деятельности магазинов.
Основная функция транспортно-диспетчерской службы – это прием заказов от магазинов на поставку определенных заканчивающихся или новых товаров и передача этих заказов на склады с последующей увязкой маршрутов следования грузовых машин с товаром.
Технический отдел занимается ремонтом торгового и холодильного оборудования, строительством, ремонтом и техническим обслуживанием зданий и сооружений, ремонтом автотранспортных средств. Кроме того, в ООО «Айкай» имеется участок производства торгового оборудования, здесь изготавливают стеллажи, столы, прилавки, шкафы и т.д. Кроме того, в подчинение у технического директора находятся такие отделы: проектный отдел, отдел коммуникаций, отдел пожарной и технической безопасности, отдел по обслуживанию линий связи, сметный отдел и т.д.
Коммерческому директору подчиняются снабженцы, экспедиторы, товароведы по складам, заведующие складами. Коммерческий директор отвечает за ассортимент и качество поставленной продукции в магазины.
Представленная структура управления организацией легко позволяет присоединять новые элементы без потери управляемости и гибкости. Внутри отделов взаимозависимость работников линейная (вертикальные связи и непосредственное подчинение исполнителей линейному руководителю). Преимущества – единство руководства и индивидуальная ответственность. В целом данное построение организации отвечает решаемым задачам сегодняшнего дня. Но главная проблема в структуре управления предприятием – это излишняя его централизация. Выражается это в сосредоточении ресурсов в одних руках, недостаток полномочий для принятия решения сотрудниками среднего звена, зависимости в определении задач и способах их выполнения. Единство распорядительства: цепной принцип командования (распоряжение доходит до исполнителя только через непосредственного начальника). Многие работники малоинициативные. В перспективе положительным явлением будет перевод подразделений от управления по функциям к управлению по целям, когда каждому подразделению определяются планы работы и выделяемые ресурсы. Сейчас работа ООО в большей степени зависит от решений директора и его заместителей. Схему организаторской структуры ООО «Айкай» смотреть в приложении №1.
2.2.1 .Управленческая структура ООО «Айкай», торг №1. 
Структура управления магазина №211«Зарека» также – линейная, но в большей степени только «на бумаге». На мой взгляд, она больше линейно-функциональная, так как, например, отдельные распоряжения, приказы продавцам-кассирам могут отдавать не только непосредственно директор или администратор, но и старший менеджер (или товароведы). Это позволяет оперативно управлять работой магазина и устранять возникшие трудности, выполнять все поставленные задачи совместно.
Структура управления ООО претерпевает периодические изменения, реагируя на постоянно меняющиеся условия хозяйствования.
2.3. Организация рациональных хозяйственных связей.
Выявив своих потенциальных и реальных покупателей, можно заниматься организацией рациональных хозяйственных связей.
Выбором поставщиков занимается отдел снабжения, в котором по каждой группе товаров есть ведущий специалист, что соответственно облегчает работу отдела.
Отдел снабжения посещает ярмарки, выставки продукции в разных городах России с целью ознакомления с новинками поставщиков и с новыми поставщиками, а также, если они их устраивают, то заключаются договоры.
Также этим и «Торговым» отделами изучается рынок всей страны за счет персональных встреч с директорами сетей. Отделы ездят в командировки: в Москву, в Пермь, в Нижний Новгород, в Казань, в Екатеринбург, в Самару и т.д. Там они наблюдают за работой розничных сетей, изучают, а потом применяют на своих магазинах более прогрессивные методы торговли, обмениваются опытами, рассказывают друг о друге.
Знакомство с ассортиментом происходит также через справочники, каталоги, которые приобретают как у нас в Ижевске, так и присылают из других городов. С поставщиками созваниваются, встречаются, оговаривают условия и подписывают договоры.
В основном ООО «Айкай» является холдингом, то есть он собственник таких предприятий как «Хлебомакаронный комбинат» (макаронные и хлебобулочные изделия), ОАО «Гамбринус» (пиво и слабоалкогольная продукция), «Виктория-сервис» (полуфабрикаты), «Удмуртрыба» (рыба, пресервы, нарезка и рыбные консервы), «Афродита» (пиво), «Фармакон» (детское питание). Таким образом в данной продукции холдинг не нуждается, а заключая договоры с поставщиками других предприятий данной продукции, устанавливают строгие условия, которым приходится подчиняться поставщикам.
А так, поставщики сами приходят в офис в «Торговый отдел», либо в магазины к товароведам и предлагают свой товар. ООО «Айкай» выдвигает выгодные для себя условия, какие-то специальные предложения (например, продажа места в магазине под товар и т.д.), организуют тендеры между поставщиками. Это происходит следующим образом: каждый поставщик должен приготовить (коммерческое) выгодное предложение, далее выбираются наиболее приемлемые для фирмы и подписывают договоры.
Договорная работа.
Договоры в ООО «Айкай» подписываются для того, чтобы юридически зарегистрировать факт соглашения поставки продукции.
Бланк договора типовой, но в зависимости от условий, на которых поставщик сотрудничает с фирмой, добавляются или убираются некоторые пункты.
Заключая договор, ООО «Айкай» большое внимание уделяет пункту, по которому поставщик будет «заботиться» о магазине, т.е. фирма требует, чтобы от поставщика был мерчендайзер, который следил бы за выкладкой, пополнял полки своей продукции, стимулировал продажи, следил за товарными запасами.
Также к договору в обязательном порядке должно быть приложение сопоставления цен. Если поставщик сотрудничает не только с ООО«Айкай», то он обязан предоставить цены, которые он предлагает в другой фирме, чтобы «Айкай» мог проконтролировать поставщика, который не предлагает «другим» предприятиям цены ниже, чем им. Это условие распространяется на всех, без исключения, поставщиков. Помимо этого приложения, должно быть еще одно (не обязательно, но желательно) о том, что поставщик предлагает мерчендайзера.
Помимо приложений, к договору должны обязательно прикладываться сертификат соответствия с ассортиментной ведомостью и качественное удостоверение.
Сертификат показывает, что поступившая партия товара качественная и безопасна к применению, т.е. она прошла проверку в соответствующих органах и разрешена к потреблению.
В предприятии при закупке товаров принимаются сертификаты соответствия с подлинными печатями поставщиков и заверенные копии сертификатов, которые утверждает орган по сертификации – Удмуртский ЦСМ и ставится знак РСТ (товар сертифицирован).
Не оставляется без внимания и вопрос о возврате тары. При доставке продукции поставщики вместе с товарно-транспортной накладной привозят накладную на доставку тары, где указывается фактическое количество поставляемой тары, это, в основном такие поставщики как «Ижевский хлебозавод №5», «Ижевский хлебозавод №2», «Виктория-сервис» и т.д. Также в накладных на тару указывается залоговая ее стоимость. данный процесс с тарой облегчен, то есть сколько тары привозится поставщиком, столько же магазин и отписывает.
В ООО «Айкай» очень строго осуществляется контроль за соблюдением договорных обязательств:
В течение рабочего дня директора, товароведы, старшие менеджеры записывают в компьютер все претензии поставщикам (привоз продукции после оговоренного в договоре времени; нет достаточного количества товара на складе поставщика, который по договору должен быть; завоз дефектного товара; недовоз продукции и т.д.), которые по электронной почте каждое утро посылаются в офис директору торга.
Серьезные отклонения от условий договора передаются в коммерческое управление, где они обрабатываются, а после этого прибегают к помощи юридического отдела. Юристы сначала уведомляют поставщика о неисполнении им договорных обязательств, а после этого составляют претензии и посылают им. В итоге все улаживается, так как поставщикам просто не выгодно расторгать связи с ООО «Айкай», потому что их поставка осуществляется в 74 розничные точки. Сами же директора торгов говорят о поставщиках: «Все поставщики хорошие, мы не работаем с ненадежными».
Следующим этапом в коммерческой деятельности является доставка товаров до магазинов. Товары в ООО «Айкай» доставляются двумя формами товароснабжения: 50% продукции через склад своим автотранспортом, то есть децентрализованным завозом, 50% продукции доставляют непосредственно сами поставщики на своем личном автотранспорте, причем транспортные услуги ООО «Айкай» не оплачивает. Эта доставка осуществляется централизовано.
Основанием для завоза товаров является заявка, с помощью которой согласовывается ассортимент и объём поставки (рассчитывается исходя из заявок магазинов). Менеджеры торгового зала в начале рабочего дня просматривают остатки по всем позициям товаров, записывают что необходимо заказать в журнале по каждой группе. Эти журналы просматриваются товароведами и при помощи телефонограммы производят заказы, если, конечно, в договоре не оговорена периодическая поставка продукции. в этом случае в течение дня менеджеры могут при помощи телефонного звонка скорректировать заказ по отдельным позициям товаров.
2.5. Изучение и прогнозирование спроса в торге №1.
Для успешного функционирования любого предприятия на рынке, необходимо знать: «Что же все-таки хотят видеть потребители». Именно с этой целью изучают спрос и прогнозируют его. В ООО «Айкай» этому вопросу уделяется большое внимание. В офисе ООО «Айкай» существует много отделов, которые отвечают за различные аспекты деятельности фирмы: Торговый отдел, Коммерческое управление, Отдел снабжения, Маркетинговый отдел. В торге №1 магазины территориально удалены друг от друга, а значит в них обслуживаются различные сегменты населения, например,в магазине №17 -- контингент покупателей с высокими доходами, а магазин №211 рассчитан на «средний» сегмент покупателей. Выявление данных специфик входит в компетенцию «Маркетингового отдела». Руководитель отдела говорит: «Наша главная задача, которая стоит перед нашим отделом – предвосхитить покупательские потребности. С одной стороны, все выглядит очень просто – продавай такой товар, который пользуется спросом. С другой стороны – какой товар, в какое время его продавать, в какое место его завезти и по какой цене». При этом данный отдел учитывает такие факторы, как возраст населения, которое живет возле магазина, род занятий, уровень дохода, социальную принадлежность, повод совершения покупки, искомые выгоды покупателей, интенсивность потребления того или иного товара. именно для ответов на эти и другие вопросы в «Маркетинговом отделе» работают девять специалистов. Они распределены по трем группам: группа спроса, группа экономистов и группа аналитики.
Главной задачей группы спроса является исследование рынка. До внедрения новой розничной точки на рынок, маркетологи проводят опрос потенциальных покупателей, тем самым выявляют: «Что захотят приобретать в новом магазине?», и только после этого определяется: какого формата будет магазин, какой формы обслуживания, какая будет площадь, какая будет средняя торговая надбавка и т.д.
Периодически конкретно в самих магазинах торга №1 как и во всем ООО«Айкай», проводится анкетирование покупателей, в котором акцентируется внимание, главным образом, на следующих вопросах: «Устраивают ли цены покупателей?», если нет, то «На какие позиции товаров не устраивают?», «Устраивает качество реализуемых товаров?», если нет, то «Качество каких товаров не устраивает?», «Устраивает ли качество обслуживания?», и самое главное, что интересует «Айкай» -- это предложения покупателей по работе того или иного магазина. Специально для этого в ООО«Айкай» организована круглосуточная служба «Пейджер доверия», т.е. в любое время покупатели могут послать сообщение со своими претензиями и предложениями.
Второй задачей этой группы является разработка рекомендаций.
Все опросные листы собираются в «Маркетинговом отделе», анализируются, при этом каждый листок вручную перебирается, и только после этого готовятся отчеты, пишутся выводы по итогам анкетирования. Все результаты доводятся до сведений директора торга, которые, проанализировав результаты, корректируют в соответствии с ними деятельность своих магазинов.
На сегодняшний день исследования этого отдела покупают не только местные производители, но и крупные зарубежные компании. Совсем недавно разработки группы спроса по алкогольной продукции были приобретены Глазовским ЛВЗ за привлекательную цену для предприятия.
У экономической группы также много задач:
1. Обработка накладных.
2. Контроль розничных цен.
3. Проверка закупочных цен.
Рынок диктует всегда свои цены, поэтому они ежедневно снимают ценовые показатели, отдают их ведущим специалистам по направлениям. Совместная деятельность двух отделов ведет к установлению ценовой политики предприятия.
Пример акции, связанной с продажей сахарного песка. Экономический отдел начал заниматься этим продуктом три года назад, поэтому в прошлом (2005) году на рынке они предложили привлекательную цену. Посмотрите, цифры сами скажут о их работе. В итоге на август 2003года было продано 32 256 кг сахарного песка, на июль 2004 года – 129 000, на июль 2005 года – 211 000 кг.
График роста продаж сахарного песка.
Основной задачей отдела аналитики является составление истории продаж, то есть данных, когда и по какой причине товар продается. Например, магазин расположен рядом с министерством МВД. Так, в День милиции с полок штучного отдела сметается буквально все. Поэтому в группе аналитики хранится информация по сезонам, праздникам, акциям.
Помимо мероприятий по изучению и прогнозированию спроса за пределами магазинов, в дискаунтах и супермаркетах (т.е. в магазинах самообслуживания) существует компьютерная программа «Количественный учет», которая помогает специалистам изучать спрос. Данная программа позволяет отслеживать активность покупателей в совершении покупки, т.е. количество приобретённого товара за 1 минуту, за час, за день, за неделю и т.д. Позволяет определить сумму средней покупки, а на основе этого наблюдать на сколько стабильно и рентабельно работает тот или иной магазин торга № 1 увеличивается или уменьшается доход предприятия и т.д. Также благодаря этой программе можно выявить , какие товары «ходовые», а какие пользуются очень низким спросом. В соответствии с выявленными результатами, предпринимаются необходимые меры, которые будут способствовать более успешному функционированию предприятия.
Ежедневно в компьютере автоматически составляются отчёты, которые проверяются директором магазина, при этом анализируется количество покупателей, средняя покупка. Данные сравниваются с таким же днём прошедшей недели, выявляют причин, по которой это произошло и делаются выговоры виновным лицам. Также за счёт этой программы анализируется количество покупателей, проходящих через каждую из касс, в соответствии с результатами, составляется график выхода на работу кассиров-операционистов.
Итак из выше изложенного видно, что прирост объёма продаж во многом зависит от того, как сработает «Маркетинговый отдел».
Дата: 2019-12-22, просмотров: 303.
