Подотчетными лицами могут быть только работники организации, которым из кассы выданы денежные средства для покрытия предстоящих расходов. Порядок сроки выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается внутренними распорядительными документами (приказом, распоряжением, указанием и др.) руководителя организации. Необходимо соблюдать следующий порядок:

- наличные денежные средства на хозяйственные нужды выдаются под отчет лицам, список которых утверждается руководителем организации;

- если подотчетному лицу поручено приобретение за наличный расчет товарно- материальных ценностей, то на его имя следует оформить доверенность.

     Подотчетные суммы списываются только при подтверждении факта расходования этих средств, т.е. при наличии первичных документов (товарных чеков, накладных, актов, счетов, требований).

     Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которой эти средства были выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об использованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном, сальдовом, расчетном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который  предназначен для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности. Остатки подотчетных сумм, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т.е. удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по просим операциям» (когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

   Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.

Состав затрат, включаемых в командировочные расхо­ды, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России). В состав расходов по служебным командировкам вклю­чаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиаби­летов;       

• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

• по оплате сборов за предварительную продажу би­летов (проездных документов);

• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России пра­во работника на суточные определяет руководителя организации);

• по возмещению расходов на телефонные перегово­ры, если они связаны с производством и подтверж­дены соответствующими документами.

   Для командировки работнику оформляется команди­ровочное удостоверение.

   По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением Командировочного удос­товерения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. После утверждения отчета ру­ководителем он передается в бухгалтерию.

Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:

• Налогооблагаемая прибыль корректируется (умень­шается) на сумму превышения применяемой в орга­низации нормы суточных фактических расходов) над ее размером, установленным Минфином Рос­сии. При этом сумма превышения суточных, вы­плаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

С 1 января 2008 г. установлены следующие нормы су­точных, не облагаемые НДФЛ: для, командировок по России - 700 руб. в день, поездок за границу - 2500 руб. в день.

• Сумма расходов работника по оплате услуг по най­му помещения при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящуюся на них, при наличии счета-фактуры.

• Расходы по найму жилого помещения принимают­ся для целей налогообложения прибыли предприя­тия без ограничений в полном объеме, по фактичес­ким расходам, подтвержденным документами.

    Под хозяйственно- операционными понимаются расхо­ды работников на покупку в установленных пределах то­варов, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать:

• Наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не бо­лее 15 рабочих дней.

• Платежи наличными производятся в пределах лими­та, установленного Банком России для расчетов на­личными между юридическими лицами - 100 000 руб.

• Лимит устанавливается на один платеж, под кото­рым понимается платеж по одному договору.

• При покупке у физического лица сделка оформля­ется договором купли-продажи, который содержит  данные физического лица - продавца товара.

• При покупке сельхозпродукции у населения состав­ляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, ме­стожительство продавца, наименование продуктов и т. п.).

   Нарушение указанного правила может привести к уп­лате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

Согласно главе 21 НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, ус­лугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателей не принимается и расчетным путем не выделяется.

    Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале – ордере (ведомости) по счету 71, который имеет линейно- позиционную форму построения, позволяет вести синтетический и аналитический учет по счету 71 [10, стр. 60-67].

   Согласно учетной политике ООО «Рандеву» срок, на который выдаются подотчетные суммы, продлен до 1 месяца, в связи с отдаленностью участков. Подотчетные суммы выдаются по заявлению работника.

В ноябре 2009 года по учету расчетов с подотчетными лицами были сделаны следующие записи:

Дт 10.2 Кт 71.2 – 2 600 руб. Израсходованы средства, взятые под отчет, на приобретение материалов. Авансовый отчет № 40 от 24.11.09г. Симонов Вячеслав Павлович (приложение №53).

Дт 71.1 Кт 50.1 – 5 000 руб. Выдано из кассы организации перерасход по авансовому отчету № 38 от 24.10.09г. главному бухгалтеру Ивановой Галине Анатольевне, оплата за электроэнергию за октябрь месяц 2009года (приложение № 8).

Дт 71.2 Кт 50.1 – 5 000 руб. Выдано из кассы организации под отчет начальнику лесного хозяйства Симонову Вячеславу Павловичу на приобретение запасных частей (приложение №9).

Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале – ордере (ведомости) по счету 71.