Каждая фирма может участвовать в работе выбранной ярмарки или выставки либо в качестве самостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции. Последнее, например, имеет место, когда проводятся национальные ярмарки и выставки как внутри страны, так и за рубежом.

Организаторами направляется информация о проведении выставки, которая называется безотзывной офертой. Она носит адресный характер и сообщается в прессе, в нее включаются все существенные условия. Участие в выставке осуществляется на основании заявки, оформление которой называется акцептом. Экспонент обязан уплатить обязательный регистрационный сбор. При отказе от участия сбор возврату не подлежит. Предметом договора является выставочная площадь. Выставочное предприятие представляет экспоненту на период монтажа, демонтажа, работы оборудование в состоянии, пригодном для использования в указанных целях. Приемка и сдача арендуемой площади оформляется актами, которые подписываются уполномоченными на то лицами сторон.

Существенными условиями договора выставочно-ярмарочного обслуживания являются:

1) сроки проведения выставки;

2) предоставление площади, которая подразделяется на необорудованную и оборудованную стену под ключ. Определяется минимальный размер сдаваемой в аренду площади, при этом выставочная площадь, не занятая экспонентом за 24 ч до открытия выставки, рассматривается как свободная;

3) страхование выставочным предприятием сдаваемых в аренду помещений, осуществляемое за счет экспонента. Это обязательное условие.

Экспонент обязан:

1) обеспечить доступ к экспонатам выставки;

2) сохранить экспонаты, которые не могут быть вынесены или убраны, проданы до окончания выставки.

Экспонент осуществляет все виды рекламной деятельности, но только в пределах арендуемого стенда и в соответствии с тематикой выставки. Если экспонент отказывается от дополнительных услуг, то он обязан возместить сумму расходов, а при отказе от заказанного персонала – выплачивает неустойку. Экспонент имеет право сократить площадь выставки либо отказаться от участия в ней, при этом он обязан оплатить неустойку:

1) если он отказался за 2 месяца до начала выставки – 50 %;

2) если он отказался за 1 месяц до начала выставки – 100 %.

Демонтаж выставки должен быть осуществлен в договорные сроки, в противном случае выставочное предприятие освобождает выставочную площадь за счет экспонента, не неся при этом ответственности за причиненный экспоненту ущерб, и взыскивает неустойку в трехкратном размере арендной платы.

Организатор выставки:

1) в указанный срок предоставляет площадь или стенд;

2) самостоятельно проводит инженерные и другие виды услуг, работ;

3) страхует сданные в аренду площади;

4) обеспечивает временную охрану.

Если изменяются сроки проведения выставки или выставка отменена, а организатор предупредил об этом за 3 месяца, то он освобождается от ответственности. Также выставочное предприятие не несет ответственности в случае обстоятельств форс-мажора.

При самостоятельном участии фирмы в работе ярмарки или выставки она сама выбирает данное мероприятие, организует соответствующую подготовку к нему. Она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки. В этом случае фирма, как правило, несет полные расходы за подготовку и участие в мероприятии.

Вместе с тем, частично или полностью, указанные расходы могут быть компенсированы государством. Это и понятно, ведь участие в работе ярмарки или выставки, особенно международной, имеет непосредственное отношение к созданию и поддержанию имиджа государства.

Безусловно, самостоятельное участие фирмы в работе ярмарки или выставки является более эффективным. Ему и отдают предпочтение фирмы, имеющие возможность на должном уровне организовать и обеспечить участие в работе соответствующей ярмарки или выставки.

Хотелось бы отметить, что кроме участия в работе ярмарки или выставки в качестве экспонента фирма может выступать в качестве посетителя. Такого рода инициативы фирмы обусловлены необходимостью проведения соответствующих маркетинговых исследований, призванных способствовать решению стоящих перед ней проблем.