В процессе хозяйственной деятельности состав средств и источники их образования постоянно изменяются. Эти изменения отражаются в системе счетов способом двойной записи.

Двойная запись – это способ отражения хозяйственных операций во взаимосвязи на двух счетах в одинаковой сумме: по дебету одного и кредиту другого счета.

Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета называется корреспонденцией счетов, а счета – корреспондирующими. Указание дебетуемого и кредитуемого счета называется бухгалтерской записью (проводкой). Если в бухгалтерской записи указывается один счет по дебету и один по кредиту, такая запись называется простой проводкой, если в бухгалтерской записи указывается один счет по дебету, а несколько счетов по кредиту или наоборот – такие проводки называют сложными.

Пример.

1. С расчетного счета поступили деньги в кассу – 6000 руб.

В данной операции принимают участие два счета – «Касса» и «Расчетный счет». Счет «Касса» активный, отражает наличие денежных средств в кассе. Счет «Расчетный счет» тоже активный, отражает наличие денежных средств в банке. Следовательно, операцию записывают по дебету счета «Касса» (приход денег) и кредиту счета «Расчетный счет» (расход денег).

2. Начислена заработная персоналу предприятия в размере 12 000 руб.

Сумма заработной платы включается в себестоимость продукции и отражается по дебету счета «Основное производство» как увеличение затрат на производство продукции. Этот счет является активным. Задолженность по начисленной, но не выплаченной заработной плате отражается по кредиту счета «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это кредиторская задолженность (заемный источник), следовательно, счет является пассивным.

3. С расчетного счета перечислены налоги в бюджет - 30 000 руб.; поставщикам за материалы – 10 000 руб.

Д-т «Расчеты по налогам и сборам» 30 000

Д-т «Расчеты с поставщиками» 10 000

К-т «Расчетные счета» 40 000

Это сложная проводка, которую можно представить как 2 простых. По кредиту счета «Расчетные счета» отражен расход денег, уменьшение кредиторской задолженности показано по дебету счетов «Расчеты по налогам и сборам», «Расчеты с поставщиками».

В бухгалтерском учете используется и другой способ отражения хозяйственных операций на счетах - сторнировочная запись, которая основана на использовании отрицательных чисел. В этом случае сумму записывают красным цветом, указывают в круглых скобках или обводят в рамку, а при подсчете итога такие суммы вычитают.

Пример.

1. Поступили от поставщиков материалы и приняты к учету на основании документов: кирпич красный 10 000 штук, цена 50 руб., на сумму 500 000 руб. Операция отражена на счетах бухгалтерского учета следующей записью:

Дт «Материалы» Кт «Расчеты с поставщиками» = 500 000 руб.

2. В процессе разгрузки установлена недостача кирпичей 100 штук. По согласованию с поставщиком стоимость поставленных материалов уменьшена на сумму недостачи:

Дт «Материалы» Кт «Расчеты с поставщиками» = (5 000 руб.)

Итого, с учетом сторнировочной записи, отражена поставка кирпичей на сумму 495 000 руб.

Двойная запись имеет познавательное и контрольное значение. Познавательное значение состоит в том, что на основании корреспонденции счетов можно определить характер совершенной хозяйственной операции. Контрольное значение двойной записи заключается в равенстве итогов оборотов по дебету всех счетов итоговому обороту по кредиту всех счетов. Данное равенство обеспечивается системой двойной записи. Если равенство отсутствует, это говорит о наличии ошибок в учетных записях.

Пример.

Отразим следующие операции на счетах бухгалтерского учета.

1. В кассу поступили наличные деньги с расчетного счета – 20 руб.

2. Из кассы выдана заработная плата персоналу организации – 18 руб.

3. В кассу поступили неиспользованные денежные средства от подотчетного лица – 50 руб.

4. На расчетный счет зачислен кредит банка – 100 руб.

5. С расчетного счета оплачено поставщикам – 150 руб.

Д «Касса» К Д «Расчетные счета» К Д «Расчеты с персоналом К

по оплате труда»

1) 20

1) 20 2) 18 4) 100 2) 18

5) 150

3) 50

ОД 70 ОК 18 ОД 100 ОК 170 ОД 18 ОК -

СКД 102 СКД 130 СКК 2

Д «Расчеты с подотч.»К Д «Расчеты по краткоср.К Д «Расчеты с поставщиками К лицами кредитам и займам» и порядчиками»

3) 50

4) 100 5) 150

ОД - ОК 50 ОД - ОК 100 ОД 150 ОК -

СКД 150 СКК 100 СКК 490

Оборот по дебету всех счетов = 70 + 100 + 18 + 150 = 338 руб.

Оборот по кредиту всех счетов = 18 + 170 + 50 + 100 = 338 руб.

Все записи на счетах регистрируются в хронологическом порядке по мере их совершения.