Виды расчетно-денежных документов и их характеристика

При оформлении банковских операций используется специальная до­кументация. Она разрабатывается и утверждается Центральным банком, перечень банковских документов приводится в Общероссийском классифи­каторе управленческой документации (ОКУД). Документы подразделяются:

- на кассовые. Их назначение сводится к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте. К ним от­носятся: объявления на взнос наличными, чеки, расходные и приходные (в рублях и иностранной валюте) кассовые ордера;

- на расчетные. Используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненную работу, оказанные услуги с заказчика, покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, фондами, прочими кредиторами. К ним относятся: платежные требования, платежные поручения, аккредитивы, расчетные чеки и другие.

Мемориальные документы выписываются банком при оформлении внутрибанковских операций: выдачи ссуд, погашении процентов, поступ­ления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы, учета произведенных расходов, получения доходов и расчета прибыли.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Представляемые клиентами документы на осуществление расчетов по их поручению в безналичном порядке должны соответствовать требовани­ям Банка России.

Платежные (расчетные) документы, принятые кредитной организацией, подписываются бухгалтерским работником с указанием даты приема. Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка. Право контрольной (первой) подписи на расчетно-денежных докумен­тах, подлежащих дополнительному контролю без ограничения суммы, имеют руководитель и главный бухгалтер.

Кредитная организация отказывает в приеме платежного (расчетного) документа: при несоответствии образцов подписей и печати и при нарушении требований по их оформлению.

Работники банка, подписавшие какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения своих полномочий.

Комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хра­нится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах. Такие же ком­плекты должны быть у бухгалтерских работников и контролирующих ра­ботников.

Хранение документов

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные докумен­ты, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков хранения архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за ор­ганизацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабо­чий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной про­верки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и предшествующих лет хранятся отдельно в сейфах. Документы постоянного использования (юридические и кредитные де­ла, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) хранятся в порядке, определенном руководителем банка и главным бухгалтером.

В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещает­ся второй экземпляр бухгалтерского журнала. Выдача мемориальных документов из текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть возвращены. Изъятие подлинного документа про­изводится с разрешения руководителя банка по письменному требованию судебных и следственных органов, арбитража. При изъятии составляется акт или протокол изъятия в двух экземплярах за подписями руководителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. На место изъятого документа помещается один экземпляр акта (протокола) за подписью главного бухгалтера и требование на изъятие до­кумента с распиской лица, получившего документ. На обложке папки глав­ный бухгалтер делает запись об изъятии подлинного документа.

Документооборот в кредитной организации утверждается руководите­лем банка. Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования.

1) Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими проводками также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри од­ного счета второго порядка.

2) Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется банком и оговаривается в договорах по расчетно-кассовому обслуживанию клиентов.

3) Операции по переводам денежных средств с корреспондентских счетов совершаются в порядке, установленном нормативными актами Банка Рос­сии по расчетам.

4) Оплата денежно-расчетных документов производится в переделах средств на счете плательщика на начло дня, с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», определенной договором.

5) Утром следующего рабочего дня документы передаются работнику для составления сводных платежных поручений для оплаты корреспондентских счетов, и в это же день эти платежные документы с описью передаются в РКЦ Банка России или другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Описи помещаются в документы текущего дня.

6) Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать да начала следующего рабочего дня. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них, кредитные организации включают в баланс днем их проводки по корреспондентскому счету. К выписке прилагаются документы, на основании которых зачислены средства на корсчет.

7) В договорах банковского счета об установлении корреспондентских отношений предусматриваются обязанности и ответственность каждой сто­роны за соблюдение требований документооборота.

8) Документы и письма, подлежащие направлению в другие банки, орга­низации, должны быть отправлены в день приема, подписания.

Кредитная организация разрабатывает по согласованию с клиентами график их обслуживания и время прохождения документов по всем участ­кам их обработки. Физические лица - вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня и, по возможности, в течение рабочего дня.

Исправление ошибочных записей

Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и кон­тролерами до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются корректурным путем и заверяются подписью бухгалтерского работника..

Ошибочные записи можно исправить путем сторнирования (обратным сторно) и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах отмечается отличительным знаком. Для провода составляется 2 ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются бухгал­терским работником и контролером.

Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, исправляются только обратным сторно. Исправление производится в день выявления. Если ошибочно сумма была зачислена на счет клиента, то необходимо его письменное согласие на спи­сание (если другое не предусмотрено договором). Списание производится в порядке очередности платежей. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролера, главного бухгалтера. Ор­дера составляются в 4-х экземплярах.

В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи делается отметка «Сторнировано» с указанием даты и номера исправитель­ного ордера за подписью главного бухгалтера. Главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников по остав­шимся в книжке экземплярам исправительных ордеров, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы. В случае, когда возникает необходимость ведения учета операций на другом счете, либо в другом банке, то бухгалтерскими проводками пере­числяется только остаток счета.