Одним из важнейших участков финансово-хозяйственной деятельности организаций являются кассовые операции, которые регулируются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12.10.2011 г № 373-П (далее- Порядок). Все кассовые операции можно разделить на две большие группы: приходные – по поступлению денежных средств в кассу и расходные– по расходованию денежных средств из кассы. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано: все предприятия и организации (за исключением кредитных) применяют унифицированные формы первичной учетной документации, которые были утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 (в редакции от 03.05. 2000 № 36). Указанные формы включают:

КО-1 – «Приходный кассовый ордер» - для оформления поступления наличных денег в кассу;

КО-2 «Расходный кассовый ордер» - для оформления выдачи наличных денег из кассы;

КО-3 – «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - для регистрации кассовых ордеров или заменяющих их документов;

КО-4 – «Кассовая книга» - для учета поступлений и выдачи наличных денег;

КО-5 – «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» для учета денег, выданных кассиром, и возврата денег в кассу .

Прежде чем кассир примет или выдаст деньги из кассы, бухгалтерия проверяет правильность оформления документов для совершения кассовых операций (авансовые отчеты, счета на оплату, расчетно-платежные ведомости, приказ на командировку и т.п.), затем оформляет приходные или расходные кассовые ордера, которые выписываются в день совершения операции в одном экземпляре. Не допускаются при оформлении кассовых документов поправки и исправления, а документы, заполненные неправильно, уничтожаются и составляются новые.

Приходный кассовый ордер по форме КО-1 подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, а при их отсутствии -руководителем или кассиром, расходный кассовый ордер по форме КО-2 – руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным лицом, а при их отсутствии -руководителем или кассиром. Кассовые документы, оформленные самим руководителем, им же и подписываются.

Если на прилагаемом к расходному ордеру документе есть разрешительная подпись руководителя, то он может не подписывать расходный кассовый ордер, например, подпись руководителя к выдаче денег по расчетно-платежной ведомости. Затем приходные и расходные кассовые ордера заносятся в журнал регистрации по форме КО-3 и передаются кассиру вместе с приложенными к ним документами, при этом запрещается выдавать на руки ордера тем лицам, которые получают или вносят деньги. Когда кассир получает документы, он проверяет правильность их оформления и наличие подписей (при обнаружении ошибок документы возвращаются в бухгалтерию), затем при получении денег оформляет квитанцию к приходному кассовому ордеру, подписывает ее и ставит печать, и после этого передает квитанцию лицу, которое внесло деньги в кассу. На приложенные документы ставится штамп «получено» или надпись. Если при инвентаризации денег в кассе будут обнаружены суммы, не оформленные приходными кассовыми ордерами, то они будут зачислены в доход организации.

Выдача денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру и только лицу, указанному в нем. При выдаче денег получатель предъявляет документ, реквизиты которого заносятся в расходный кассовый ордер, и ставит свою подпись в соответствующий графе. Если же кассир выдал деньги из кассы без расходного кассового ордера, то выданная сумма считается недостачей и взыскивается с кассира как с материально ответственного лица. При получении денег из кассы по доверенности указываются фамилии, имена и отчества как получателя, так и того лица, которому доверено получение денег, он же и ставит свою подпись. Выдача денег под отчет, например, на закупку материалов, хозяйственные нужды должна быть оформлена заявлением подотчетного лица, где ставится сумма и разрешительная надпись руководителя. Руководитель может издать приказ по определенным лицам, постоянно получающим из кассы деньги под отчет. Следует помнить, что деньги могут быть выданы подотчетному лицу из кассы только при наличии отчета о ранее полученных суммах. Авансовые отчеты подотчетных лиц представляются в течение 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы, с приложением документов и проверяются бухгалтером.

Все предприятия и организации, имеющие кассу, должны вести кассовую книгу по форме КО-4, которая может быть только в единственном числе. Записи в кассовую книгу делаются под копирку в двух экземплярах, при этом сама книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Второй экземпляр листов в кассовой книге – отрывной и является отчетом кассира, а первый экземпляр листов остается в кассовой книге, следовательно, первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу кассир делает сразу после получения или выдачи денег, если операции осуществляются с наличной иностранной валютой, то записи должны быть сделаны и в валюте, и в рублях. Когда закончен день, кассир подсчитывает обороты за день, выводит остатки по кассе и передает в бухгалтерию второй отрывной лист для отчета с приложением приходных и расходных кассовых документов. Таким образом, кассовая книга представляет информацию для заполнения журнала – ордера № 1 по кредиту счета 50 «Касса» и дебетовой ведомости к нему.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, а исправление ошибок производится корректурным способом: зачеркивается неправильная сумма (текст), надписывается правильная сумма (текст), ставятся подписи лиц, которые внесли исправления и дата.

Если в организации несколько кассиров или заработная плата выдается доверенными лицами, то ведется книга учета принятых и выданных кассиром денег по форме КО-5. Как выдача, так и возврат денег оформляются подписями кассира и доверенных лиц.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга могут вестись автоматизированным способом.

При осуществлении кассовых операций организация должна учитывать установленные Банком России лимиты расчетов наличными деньгами между юридическим лицами. По состоянию на 1 января 2012 года лимит расчетов составил 100000 рублей по одной сделке в течение одного рабочего дня.

Когда на работу в организацию принимается кассир, то он должен быть ознакомлен с Положением о порядке ведения кассовых операций, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности (если в штате не предусмотрена должность кассира, то ее может выполнять бухгалтер, при условии заключения договора о полной материальной ответственности).

Наличные денежные средства из кассы организации подлежат сдаче в учреждения обслуживающих банков для зачисления на расчетный счет.

Порядок установления лимита остатка наличности в кассе утвержден Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. По новому Положению лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается организацией самостоятельно из расчета выручки, получаемой организацией в кассу, при этом можно взять для расчета выручку за наиболее прибыльные периоды, например, за декабрь, когда проводятся предновогодние продажи. При этом период устанавливается в рабочих днях и не может превышать 92 рабочих дня. Изменился порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков (в объединенные кассы, инкассаторам, в кассу банка, на почту). Организации и индивидуальные предприниматели могут сдавать выручку один раз в семь дней. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель издает приказ об установлении лимита хранения денег в кассе.

Если у организации есть структурные подразделения, не имеющие расчетных счетов, то лимит остатка наличности составляется с учетом подразделений.

Остаток денежных средств в кассе на конец дня может быть нулевым, меньше или равным величине установленного лимита, а сверх установленного лимита денежная наличность может храниться в кассе только в течение трех дней, предназначенных для выплаты заработной платы, социальных пособий и стипендий. В тех случаях, когда заработная плата, пособия или стипендия не получены, они депонируются и денежные средства возвращаются в банк.

Передача денег в банк оформляется путем выписки такого документа, как «Объявление на взнос наличными» с получением квитанции от учреждения банка, а получение денег в кассу с расчетного счета осуществляется посредством чеков. Организация может расходовать деньги на следующие цели: оплату труда и выплаты социального характера, командировочные и канцелярские расходы, оплату срочных ремонтов и другие расходы.

Денежная наличность в кассе подлежит инвентаризации, порядок проведения которой определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95г. № 49. Ревизия кассы проводится в сроки, которые определяются руководителем (кроме случаев обязательных инвентаризаций), бывает внезапной и осуществляется путем полного пересчета денежной наличности и документов, хранящихся в кассе (почтовых марок, вексельных марок, билетов, ценных бумаг и др.). После пересчета наличности проводится сверка ее фактической суммы с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт, с указанием суммы недостачи или излишка денежных средств в кассе, причин их возникновения и решения руководителя.

Денежные расчеты наличными и с использованием пластиковых карт должны проводиться организациями при помощи контрольно-кассовой техники на основании Закона Российской Федерации от 22.05.03г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». При приобретении контрольно-кассовой техники (ККТ), организация заключает договор с центром технического обслуживания, регистрирует ККТ в налоговой инспекции по месту постановки на учет и получает от налогового органа карточку регистрации ККТ. Все рекомендованные к применению ККТ внесены в Государственный реестр.

Организации могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности установлен постановлением Правительства РФ от 3103.05г. № 171. К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных расчетов и расчетов с использованием платежных карт. Формы бланков строгой отчетности утверждаются Министерством финансов РФ. Если для определенного вида деятельности организации форма бланков строгой отчетности не установлена, то организация должна применять ККТ.

В законодательном порядке установлен перечень предприятий и организаций, которые в своей деятельности могут осуществлять расчеты без применения ККТ и бланков строгой отчетности. К ним относятся организации, осуществляющие следующие виды деятельности:

· продажа газет и журналов и сопутствующих товаров в киосках (если доля от продажи газет и журналов составляет не менее 50% товарооборота);

· обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ;

· продажа ценных бумаг, лотерейных билетов;

· торговля на рынках, ярмарках, выставочных комплексах (за исключением магазинов, палаток, киосков и других торговых мест, обеспечивающих показ и сохранность товара);

· разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров с особыми условиями хранения);

· продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции;

· продажа проездных билетов и талонов и некоторые другие виды деятельности.

Налоговые органы контролируют исполнение Федерального закона № 54-ФЗ. В соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях ответственность за неприменение ККТ влечет уплату штрафов: для физических лиц – от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ для этих целей 100 рублей); должностных лиц – от 30 до 40 МРОТ; юридических лиц – от 300 до 400 МРОТ.

Бухгалтерский учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на синтетическом счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета по наличной иностранной валюте, денежным документам и другие. Основные регистры – журнал-ордер № 1 и дебетовая ведомость.

Остаток по счету 50 «Касса» отражается в балансе во II разделе актива, в составе денежных средств организации.

В бухгалтерском учете кассовые операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками (табл. 3.1).

Таблица 3.1