Информация из первичных учетных документов переносится в регистры – таблицы определенной формы, книги, карточки, журналы и т.д.

Нормативно определено, что регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры могут вестись и на машинных носителях информации – дисках, дискетах, но при этом должна быть обеспечена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются, как правило, Министерством финансов РФ, органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами исполнительной власти, а также самими организациями при условии соблюдения ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции в бухгалтерских регистрах отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Регистры подписывают лица, которые их составили, они же и отвечают за правильность отражения в регистрах хозяйственных операций. Если в регистры вносятся исправления, то они должны быть обоснованы и заверены подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты.

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» впервые было определено, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством – государственной тайной. Лица, которые получили доступ к информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах и внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую (государственную) тайну.

Регистры могут быть хронологические, например, журнал регистрации хозяйственных операций за месяц, форма которого приводится в таблице 2.1, а также систематические.

Рассмотрим, как заполняется (по данным примера 9 из 1.3. «Предмет и метод бухгалтерского учета») хронологический регистр на примере отдельных хозяйственных операций.

Таблица 2.2.

Журнал регистрации хозяйственных операций за месяц

В хронологическом регистре операции были записаны по мере их совершения.

В систематических регистрах информация, собранная на бухгалтерских счетах, предварительно систематизируется.

Примером систематического бухгалтерского регистра может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам, приведенная в таблице 1.1, где информация предварительно систематизирована и приведена в порядке возрастания шифров счетов бухгалтерского учета.

Совокупность применяемых организацией регистров будет определять форму бухгалтерского учета в организации.

Наиболее известными являются четыре основные формы учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-перфокарточная и автоматизированная.

Мемориально-ордерная форма учета. Синтетический учет ведется в книгах, при этом каждая хозяйственная операция оформляется мемориальным ордером, который содержит: порядковый номер, дату, бухгалтерскую проводку по хозяйственной операции, сумму и подпись ответственного лица.

Рассмотрим пример заполнения мемориального ордера в табл. 2.3 на примере первой из приведенных ранее хозяйственных операций.

Таблица 2.3

Форма мемориального ордера

По операциям из примера 9 будет заполнено пять мемориальных ордеров, которые в хронологическом порядке и под своими номерами бухгалтер занесет в регистрационный журнал, где и подсчитает сумму в конце месяца. Информация из мемориальных ордеров в виде бухгалтерских проводок по дебету и кредиту счетов заносится в Главную книгу, итоги из которой, суммированные по дебету и кредиту счетов, а также суммы сальдо по счетам попадают сначала в оборотную ведомость по синтетическим счетам, а затем сальдо по счетам – в баланс. Образец заполнения Главной книги приведен в табл. 2.4.

Таблица 2.4

Главная книга

Обороты по дебету и кредиту счетов в Главной книге и оборотной ведомости сверяются в конце месяца с общей суммой, подсчитанной в журнале регистрации мемориальных ордеров.

Рассмотренная схема движения информации при мемориально-ордерной форме учета показывает, что данная форма отличается большой трудоемкостью, поскольку требуется не только оформить каждую операцию мемориальным ордером, но и продублировать информацию в различных регистрах.

Более удобной и прогрессивной является широко применяемая на практике журнально-ордерная форма учета, в основе которой лежит заполнение бухгалтерского регистра, называемого журналом-ордером, по рекомендуемой типовой форме.

Журналы-ордера заполняются по кредиту счетов с указанием суммы по дебету счетов, например, журнал-ордер №1 – по кредиту счета 50 «Касса», журнал-ордер №2 –по кредиту счета 51 «Расчетные счета», журнал-ордер №6 – по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т.д.

Организация может дополнять рекомендуемые типовые формы необходимыми графами, заполнять журналы-ордера в соответствии со своим рабочим планом счетов за месяц или квартал, открывать к журналам-ордерам дебетовые ведомости и т.д.

Рассмотрим пример заполнения журнала-ордера на примере первой хозяйственной операции (табл. 2.5).

Таблица 2.5