На любом предприятии возникает необходимость приобретения за наличный расчет предметов хозяйственного и производственного инвентаря, производить оплату наличными деньгами каких-либо расчетов. Поэтому практически в каждой организации возникают расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – это сотрудники организации, имеющие право получать наличные денежные средства из кассы авансом на предстоящие командировочные и хозяйственные расходы.

Список подотчетных лиц включает в себя, как правило, штатных сотрудников организации и утверждается приказом руководителя. В данном приказе также оговариваются сроки отчета за предоставленные авансы, размер суточных и другие вопросы, связанные с проведением расчетов с подотчетными лицами.

Порядок оформления подотчетных сумм и отчета за их использование следующий:

- работник оформляет заявление на выдачу аванса с указанием цели расхода;

- руководитель или уполномоченный заместитель визирует заявление с указанием бухгалтерии выплатить из кассы подотчетную сумму;

- бухгалтер или кассир на основании заявления выписывает расходный кассовый ордер (РКО);

- РКО подписывается главным бухгалтером и руководителем;

- по оформленному РКО кассир выдает подотчетному лицу необходимую сумму;

- после выполнения служебного задания или по возвращении из командировки сотрудник в течение 3-х рабочих дней составляет авансовый отчет и прилагает к нему все подтверждающие документы;

- бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, подсчета итогов, наличие всех необходимых подтверждающих документов;

- после бухгалтерской проверки отчет утверждается руководителем;

- утвержденный авансовый отчет подлежит бухгалтерской обработке, т.е. израсходованные суммы относят на соответствующие счета учета;

- на основании отчета производится окончательный расчет путем выдачи перерасхода из кассы или внесения неиспользованных сумм в кассу.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций запрещается выдавать новые авансы подотчетному лицу, имеющему неиспользованный остаток предыдущего аванса. Также запрещается передавать подотчетные суммы от одного лица другому.

В случае непредставления авансового отчета в указанные в приказе сроки бухгалтерия вправе удержать сумму аванса из заработной платы, но только в том случае, если работник был ознакомлен с таким приказом письменно и согласился с пунктом приказа о предоставлении такого права бухгалтерской службе. Данное требование обусловлено тем, что Трудовой Кодекс разрешает удерживать из заработной платы только суммы обязательных удержаний (налог на доходы физических лиц, алименты). Удержания подотчетных сумм к таким удержаниям не относятся, поэтому необходимо письменное согласие сотрудника на такую операцию.

Расчеты с подотчетными лицами возникают в случае, когда работник направляется в служебную командировку.

В статье 166 ТК РФ дается понятие служебной командировки Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Этим же документом, а также Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» определяются гарантии при направлении работников в служебные командировки» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013г. №257), а именно сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду по фактическим расходам, подтвержденным документально;

расходы по найму жилого помещения в соответствии с представленными документами;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Трудовой Кодекс не устанавливает единых норм по возмещению каких-либо расходов, оставляя данные вопросы в компетенции самой организации. Однако для целей налогового учета существует норма по суточным в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России(гл. 23 НК РФ). Поэтому сумма превышения суточных над нормой будет подлежать налогообложению по НДФЛ по ставке 13 %.

Сотрудник по возвращении из командировки в течение 3-х рабочих дней должен отчитаться, составив авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов и отчета о проделанной работе. В качестве подтверждающих документов по командировочным расходам могут быть следующие: проездные билеты, квитанции об оплате постельных принадлежностей в поездах дальнего следования, квитанции об оплате услуг по бронированию, счета гостиниц, командировочное удостоверение и др.

В случае приобретения подотчетным лицом товарно-материальных ценностей или оплаты услуг в качестве таких документов могут быть следующие: кассовые чеки с приложением товарных чеков или накладных, а также акты и счета-фактуры.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 в разрезе каждого вида расхода и по каждому подотчетному лицу. Сводным документом по учету является журнал-ордер №7 или машинограмма по счету 71. При соблюдении всех требований ведения кассовых операций и сроков отчетов за предоставленные подотчетные суммы на счете 71 не бывает остатков.

2.4. Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками обусловлены экономической природой хозяйственной жизни предприятий. Любая фирма сталкивается с необходимостью приобретать различные активы, заказывать работы и услуги, без которых не может функционировать ни одно предприятие. В условиях углубляющейся специализации и развития производительных сил общества эти связи расширяются. Возникает необходимость учета взаимоотношений с каждым поставщиком и подрядчиком. Эти взаимоотношения выражаются в виде дебиторской или кредиторской задолженности.

Дебиторская задолженность – это задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации (например, задолженность покупателей за купленную продукцию, поставщиков по оплаченным им авансам в счет предстоящих поставок материальных ценностей, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.).

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность представлена статьей 1230 в активе.

Кредиторская задолженность - это задолженность организации ее экономическим контрагентам по обязательствам за поставленные товарно-материальные ценности, персоналу по заработной плате и бюджетам по налогам и сборам. Кредиторская задолженность отражена в пятом разделе пассива по строке 1520.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками возникают на основе договоров в связи с необходимостью материально-технического и информационного обеспечения.

Документирование операций расчетов с этими контрагентами зависит от предмета договора, способа расчетов, условий оплаты и др. Но основными документами, которые позволяют судить о факте совершения операции с поставщиком, являются:

- накладная любой формы, которая подтверждает поступление товарно-материальных ценностей, а значит в большинстве случаев и права собственности на них от поставщика к покупателю;

- акт о выполненных работах или оказанных услугах, который показывает, что взятые подрядчиком обязательства по осуществлению работ или услуг выполнены, и право собственности на результаты этих работ, услуг перешли к заказчику;

- платежные документы, согласно которым произведена оплата за материально-производственные запасы, выполненные работы и оказанные услуги (например, платежные поручения, платежные требования-поручения, кассовые чеки, бланки строгой отчетности).

К данному пакету документов в большинстве случаев добавляется такой налоговый регистр, как счет-фактура. Счет-фактура сопровождает бухгалтерские документы, так как вместе с получением ценностей (работ, услуг) поставщик передает покупателю и «входной» НДС. Данные бухгалтерских документов и счета-фактуры во многом дублируются, но значение этих документов различно. Накладная или акт подтверждает право собственности на полученные активы, работы, услуги, а счет-фактура дает право на зачет полученной суммы «входного» НДС.

Поскольку дебиторская и кредиторская задолженность связаны с расчетами, которые или отвлекают собственные оборотные средства на сторону, или увеличивают зависимость перед кредиторами, то к этим статьям баланса всегда пристальное внимание.

Контроль за состоянием расчетов связан еще и с тем, что у этих задолженностей существует срок исковой давности, который составляет 3 года с момента возникновения. Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

По истечении срока исковой давности задолженность дебитора или кредитора списывается со счетов учета расчетов на финансовые результаты в прочие доходы и расходы. Невозвращенная дебиторская задолженность является прочим расходом, а не погашенная за этот период кредиторская задолженность – в прочие доходы. Поэтому фирмы периодически проводят сверки расчетов со всеми контрагентами, в том числе и с поставщиками и подрядчиками с составлением актов. Такая сверка обязательно проводится перед составлением годового бухгалтерского баланса.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на активно-пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

По дебету этого счета показывают оплату поставщикам в корреспонденции со счетами учета денежных средств, а по кредиту – стоимость полученных товарно-материальных ценностей, работ, услуг и сумму «входного» НДС в корреспонденции со счетами учета материалов, товаров, основных средств или со счетами учета затрат, а также со счетом 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Сводным документом по счету 60 за месяц является журнал-ордер №6 или соответствующая машинограмма.