Все данные в БД разделенны по типам.

• Символьный (текстовый). В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов.

• Числовой. Содержит числовые данные разных форматов, используемые для проведения расчетов.

• Дата / время. Содержит значения даты и времени.

• Денежный. Включает денежные значения и числовые данные до пятнадцати знаков целой части и четверых знаков дробовой части.

• Поль примечание. Оно может содержать до 2¹⁶ символов (2¹⁶ = 65536).

• Счетчик. Специальное числовое поле, в котором СУБД присваивает уникальный номер каждой записи.

• Логический. Может сохранять одно из двух значений: true or false.

• Поль объекта OLE (Object Linking and Embedding - технология вставки и связывания объекта). Это поле может содержать любой объект электронной таблицы, документ microsoft word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, введенные или связанные с СУБД.

• Гиперссылка. Может содержать строку, которая состоит из букв и цифр, которая представляет адрес сайта или web - страницы.

• Мастер подстановок. Создает поле, в котором предлагается выбор значений.

Если тип данных числовой, то допустимыми для свойства Размер поля значения приведены в таблице.

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

• Имя поля — определяет как надо обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой ( по умолчанию имена полей используются как заголовки столбцов таблиц).

• Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля — определяет предельную длину ( в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

• Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, которые принадлежат полю.

• Маска ввода — определяет форму по которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

• Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имени поля).

• Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейку поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

• Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

• Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных

Создание запросов в СУБД Access.

Запрос. Основные понятия. Виды запросов.

Запрос - специальные объекты, предназначенные для выборки данных с таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование.

Виды запросов:

• запрос на выборку;

• запрос на выборку с полем, которое исчисляется;

• итоговые запросы;

• запрос с параметром;

• перекрестные запросы;

• запрос на изменения (активные запросы) (на обновление, на создание таблицы, на удаление, на добавление).

Виды запросов СУБД Access.

Запрос с параметрами. Специальный тип запросов, который называется запросом с параметрами, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.

Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа: 

-поля, по которым осуществляется группировка данных;

- поля, для которых проводятся вычисления.

Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel.

10. Построение форм и отчетов в СУБД Access.

Создание форм. Основные понятия.

Форма – это набор элементов управления, организованный приложением в виде диалогового окна, для взаимодействия приложения с пользователем.

Форму можно создать с помощью мастера или конструктора. С помощью мастера можно создать:

- ленточную форму – выбрав форму ленточного типа, пользователь получает в свое распоряжение логическую структуру, которая определяет столбцы и строки формы, которая очень близкая к исходной таблице,

- форму в один столбец - выбрав форму в один столбец, пользователь получает в свое распоряжение структуру, в которой для каждой записи отводится отдельная страница формы. Такая форма подходит для записей с большим числом полей, 

- табличную форму - выбрав форму табличного типа, пользователь получает в свое распоряжение структуру, идентичную к таблице.

В режиме Конструктор можно создать свой дизайн формы, не используя шаблоны мастера.

Создание отчетов. Основные понятия.

 Для представления промежуточной и итоговой информации в системах управления базами данных традиционно используется такое средство как отчет. В современных СУБД отчеты могут быть выведены на экран, принтер или исходный файл для следующей передачи данных. Кроме того, в СУБД Access последних версий включен специальный объект — Страницы —, что позволяет размещать исходные дани на Web-Страницах. Процесс создания отчетов подобный созданию форм и для разработки используется режим или Мастера, или Конструктора отчетов.

Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по входным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и исправления данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.