Успешная работа кафе во многом зависит от использования современных контрольно – кассовых машин.

На предприятии кассовые машины выполняют фискальные функции, являясь основным инструментом для расчётов с потребителями, а для налоговых органов – показателем контроля за соблюдением правильности уплаты налогов рестораном.

Российские законы предусматривают использование машин, включенных в Государственный реестр контрольно – кассовых машин. Приобретённые кассовые машины поставлены на учёт и обслуживание в Центре технического обслуживания. Для дальнейшего контроля на каждую кассовую машину наклеена голограмма.

В условии развития информационных технологий целесообразно на предприятии использовать автоматизацию производственной и торговой деятельности. Для этого объединяют компьютер и кассовые машины в единую компьютерно – кассовую сеть.

В кафе в качестве автоматизированной системы управления применяются POS – терминалы с программой обеспечения R-keeper, которые контролируют объём продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчёты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учёт и прогнозирование.

Компьютерная система R- KEEPER для кафе различной формы обслуживания. Эта система позволяет осуществлять:

- управление реализацией,

- управление производством,

- учёт и планирование рабочего времени,

- подготовку гостевого меню,

- персональный гостевой учёт,

- работу отдела кадров.

Система управления реализацией содержит большое количество отчётов, что делает управление эффективным. Графическая форма многих отчётов облегчает зрительное восприятие. Многие отчёты позволяют видеть текущее состояние бара в режиме on- line.

Система управления производством учитывает движение материальных ценностей (приход, расход, списание, комплектация и др.), позволяет производить калькуляцию блюд (с автоматическим расчётом себестоимости), вести расчёт себестоимости и средневзвешенной цены, проводить списание продуктов и полуфабрикатов на основании реализации блюд, вести учёт списания по нормам естественной убыли. Предусмотрена многофункционная инвентаризация, учёт пересортицы, возможность автоматического формирования заказа, связь с системой учёта реализации (POS).

В учёт и планирование рабочего времени входит составление графиков (расписаний) работы сотрудников и категорий с учётом заданных ограничений, минимизация времени сверхурочных работ. Автоматический расчёт времени перерывов, составление графиков потребности в персонале по должностям (категориям) на основе данных POS, регистрация сотрудников через любую рабочую станцию или специальное устройство с учётом заданных ограничений, возможность отправления сообщений регистрирующемуся сотруднику, всё это осуществляет данная программа.

Программа позволяет создавать гостевое меню. Это целесообразно использовать в баре, так как часто обновляется меню. Предусмотрены широкие возможности для оформления меню (наличие большого набора тематически подобранных образов). Допускается возможность изготовления двуязычных меню, потому что в баре обслуживается очень много посетителей – иностранцев.

Персональная гостевая система позволяет содержать информацию о ваших клиентах, учёт клубных карт с гибкой системой скидок, организовать предварительные и безналичные оплаты.

POS – терминалу с сенсорным вводом. С его помощью официанты оформляют предварительные заказы и отправляют их на производство. По окончании расчёта потребитель вносит деньги в кассу. Наличие кассира позволяет усилить контроль за работой обслуживающего персонала.

В кафе «Латина - Лабамба» помимо торгового зала информационные технологии используются на производстве и в бухгалтерии. Комплекс автоматизированного управления зала кафе и кассовых машин называется фронт – офисом зала.

В комплексе предусмотрены автоматизированные рабочие места официантов, барменов, кассиров. Информация о работе зала поступает в общую систему. В кафе такая система полностью автоматизирована и зал ресторана связан с учётной системой “бек–офис”. Обе системы обеспечивают комплексную автоматизацию предприятия. При внесении блюд в заказ делается автоматическая распечатка его на кухне, а при закрытии заказа производится печать фискального чека на кассовой машине.

Основные принципы работы системы управления залом, предназначены для чёткой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих потребителей и их можно представить в виде схемы (рис. 11).

Рис. 11. Система управления залом

Подобная система позволяет улучшить работу персонала, экономить время за счёт автоматизации процесса обмена данными между подразделениями, сводить к минимуму вероятность ошибок при работе персонала, возможность жёстко контролировать работу подразделений с помощью данных, представляемых в отчётах (отчёт о продаже изделий кухни, отчёт по выручке, отчёт по всем действиям пользователей системы).

Кафе «Латина – Лабамба» программа товародвижения на складах. Для чёткого понимания успешности работы необходимо отслеживать не только прибыль, но и убытки. Программа предназначена для организации работы внутренних подразделений кафе и позволяет контролировать следующие действия:

- весь путь движения продуктов, начиная от поступления, приготовления полуфабрикатов, готовых блюд и продажи их потребителям;

- состояния любого подразделения, наличие продуктов в производственных цехах;

- своевременная информация о необходимости пополнения запасов продуктов;

Компьютерные системы в кафе «Латина - Лабамба» используется для следующих целей:

- учёт продажи готовых блюд, контроль действий персонала;

- калькуляция блюд, расчёт остатка сырья;

- бухгалтерский учёт;

- планирование закупок и контроль отклонений;

- безопасное и надёжное хранение данных.

Система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии того или иного продукта или готового блюда. Грамотное использование такой системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчётов и ошибок при ведении заказов продуктов, узнать о наличии продуктов на производстве, на основании сообщений компьютера исключить ошибки в ценах и ассортиментом перечне, комплексно подойти к анализу закупок. Такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может чётко понять, в каком состоянии у него каждая точка учёта и почему.