В качестве СУБД для решения задачи курсовой работы была выбрана программа Microsoft Access 2000, входящая в пакет офисных программ Microsoft Office 2000. Этот выбор обосновывается следующими причинами:

1) Microsoft Access в данный момент широко распространена и является несложной в освоении;

2) данная задача не требует сложных вычислений (используются лишь небольшие арифметические расчеты);

3) Microsoft Access специально была выпущена на рынок для создания и управления несложными базами данных с интуитивно понятным интерфейсом.

Microsoft Access - программа, предназначенная для создания баз данных (БД) и управления ими, являющаяся весьма гибкой структурой, которая может использоваться как для работы с простыми базами данных, так и для создания весьма развитого информационного обеспечения на уровне руководства фирмы или корпорации.

Microsoft Access хорошо подходит как для создания новых БД, так и для обновления уже существующих. Программа способна импортировать данные самых разных форматов и преобразовывать их в единую форму. Microsoft Access обладает дружественным и весьма удобным графическим интерфейсом. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. Таблица базы данных содержит сведения по определенной теме или категории объектов. Каждое поле содержит определенную его характеристику. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Разработанные на основе запросов формы позволяют одновременно просматривать и редактировать несколько таблиц, сочетая в себе производительность и удобство в применении.

Одной из основных функций баз данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицах БД. Такого рода информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образом оформлена. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия.

Создание базы данных

База данных Access содержит ряд объектов:

1) таблица - это основная единица хранения данных в БД.

2) Форма - объект БД, в котором разработчик БД размещает элементы управления, необходимые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.

3) Запрос - это требование на отбор данных из таблиц или выполнение определенных действий над ними. Существуют такие запросы как: запрос на выборку, на обновление, на удаление.

Новую базу данных можно создать несколькими способами:

- при запуске Access без использования Мастера;

- при запуске Access с использованием Мастера;

- в запущенном Access из меню Файл;

- с использование кнопки Новая.

Создадим базу данных без использования мастера. При запуске Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. Выбираем пункт «Новая база данных» и нажимаем <ОК>. На экране открывается окно диалога «Файл новой базы данных». В списке «Папка» выбираем папку, в которой предполагается создать новую БД. В поле «имя файла» задаем имя БД. После ввода имени нажимаем на кнопку <Создать>.

На экране появляется окно базы данных. Оно позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом.

В левой части окна находится панель объектов Access, которая включает:

- Таблицы

- Запросы

- Формы

- Отчеты

- Страницы

- Макросы

- Модули

Щелкнув по ярлыку кнопкой мыши, в правой части окна получим список соответствующих объектов.

Создание таблиц

Таблица - основная единица хранения данных в БД, основной объект Access.

Разработка и создание базы данных осуществляется на основе ранее разработанной информационной модели. Сущности информационной модели будут являться основой для создания таблиц в БД.

В Access используются несколько способов создания таблиц:

- путем ввода данных;

- с помощью Конструктора таблиц;

- с помощью Мастера создания таблиц;

Создание таблицы путем ввода данных осуществляется вводом данных в окно с традиционной табличной формой.

Создание таблицы с помощью Мастера осуществляется путем выбора полей таблиц из определенного набора полей.

В данном курсовом проекте все таблицы создаются с помощью Конструктора таблиц. В Конструкторе нам предоставляется возможность самим задавать имена полей, их типы и свойства. Такой способ дает наиболее широкие возможности для создания необходимых таблиц.

Создадим в режиме конструктора таблицу Изделия. Для этого:

1) После открытия БД выберем слева категорию «таблицы»

2) Нажмем кнопку <Создать>. В окне «Новая таблица» выбираем вариант создания Конструктор

3) В столбце «имя поля» вводим имена полей создаваемой таблицы:

- Код изделия

- Наименование изделия

- Цена изделия

- Еденица изделия

4) В столбце «Описание» мы можем ввести поясняющий текст к полям таблицы.

5) Чтобы сделать поле «Код изделия» ключевым, выделим его и щелкнем мышью на кнопке «ключевое поле», а можно выделить поле щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в раскрывающемся меню пункт «ключевое поле». (Для удаления ключа необходимо выделить это поле и щелкнуть по кнопке «ключевое поле»)

6) Завершив ввод структуры таблицы, сохраним её. Выполним команду Файл\Сохранить, здесь же введем имя таблицы Изделия. Теперь, если дважды щелкнуть на ней мышью, на экране появится таблица Изделия, внешний вид которой изображен на следующей таблице 13:

Таблица13. Изделия

Созданную таблицу можно закрыть и после этого ее название появится в окне созданной базы данных.

Аналогичным образом создадим таблицы: Заказчики, ТТН, ПТР, ОТТН, ОПТР. После этого в окне базы данных отобразятся названия всех созданных таблиц. Структуры всех таблиц базы данных можно найти в Приложении 1.

4.6 Создание связей между таблицами

Связи между таблицами будут использоваться при создании запросов таблиц при вводе данных таблицы, при создании форм и отчетов. Поля таблиц, с помощью которых устанавливается связь, могут иметь различные имена, но рекомендуется использовать одинаковые имена.

В отношении «один ко многим» (создается в том случае, когда только одно поле является ключевым или имеет уникальный индекс) главной таблицей является та, которая содержит первичный ключ и составляет часть «1» в отношении «один ко многим». Вторая таблица называется подчиненной таблицей. В данном курсовом проекте все связи будут иметь тип «один ко многим».

Внешний ключ должен иметь такой же тип информации, что и поля первичного ключа.

Для того, чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных. Для того, чтобы ее открыть необходимо выполнить команду Сервис\Схема данных или щелкнуть мышкой на кнопке <Схема данных>, расположенной на панели инструментов.

Рассмотрим процесс создания связей на примере создание связи «один ко многим» между таблицами Изделия и ОТТН:

1) Щелкнем мышью в пространстве схемы данных и из контекстного меню выберем команду «Добавить таблицу» или щелкнем мышью на кнопке <Отобразить таблицу>, которая расположена на панели инструментов

2) В диалоговом окне «Добавление таблицы» раскроем вкладку «Таблицы» и выберем из списка таблицу для добавления: Изделия. Затем повторим эти действия для таблицы ОТТН.

В данном отношении главной таблицей является таблица Изделия, она содержит первичный ключ «Код изделия» и составляет часть «один». Таблица ОТТН является подчиненной. В ней также содержится поле «Код изделия», но здесь оно является внешним ключом. Это поле имеет такой же тип информации, что и поле первичного ключа главной таблицы.

3) Для создания связи щелкнем мышью на поле главной таблице Изделия, по которому хотим осуществить связывание, в данном случае на поле «Код изделия», и, не отпуская кнопку мыши перетащим его к аналогичному полю подчиненной таблицы ОТТН. После чего на экране появится диалоговое окно «Изменение связей».

При создании связей между таблицами можно обеспечить целостность данных.

Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Чтобы обеспечить целостность данных, необходимо в окне «Изменение связей» установить флажок в поле «Обеспечение целостности данных».

4) В диалоговом окне «Изменение связей» установим флажок в поле «Обеспечение целостности данных» . После этого нажимаем на клавишу «ОК>. Мы увидим, что на схеме данных отразилась созданная нами связь. Подобным образом создадим связи между другими таблицами.

Полная схема данных отображена в Приложении 1.