По строке 1250 баланса указывают денежные средства, которыми располагает фирма по состоянию на конец отчетного периода, а также денежные эквиваленты.

Так, здесь отражают:

· деньги в кассе фирмы, а также стоимость денежных документов (например, почтовых марок, оплаченных проездных билетов и путевок, денежных талонов на оплату ГСМ и т. д.) и наличную иностранную валюту, то есть дебетовое сальдо по счету 50 «Касса»;

· денежные средства на расчетных счетах в банках (дебетовое сальдо по счету 51 «Расчетные счета»);

· деньги в иностранной валюте, находящиеся на валютных счетах в банках (дебетовое сальдо по счету 52 «Валютные счета»);

· прочие денежные средства (например, деньги, находящиеся на специальных счетах в банках, переводы в пути и т. д.), то есть дебетовое сальдо по счетам 55 «Специальные счета в банках» и 57 «Переводы в пути».

Понятие денежных эквивалентов определено в пункте 5 ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств».

Денежные эквиваленты – это высоколиквидные финансовые вложения, которые могут быть легко обращены в заранее известную сумму денежных средств и которые подвержены незначительному риску изменения стоимости. К денежным эквивалентам могут быть отнесены:

· открытые в кредитных организациях депозиты до востребования;

· финансовые вложения, приобретаемые с целью их перепродажи в краткосрочной перспективе (как правило, в течение трех месяцев).

Внимание

Депозитные вклады, учтенные на счете 55, за исключением вкладов до востребования, отражаются в составе финансовых вложений по строкам 1170 и 1240.

Как учесть деньги в кассе

В строке 1250 указывается остаток наличных денежных средств и иностранной валюты в кассе фирмы.

Порядок ведения кассовых операций в российских рублях регулируется положением Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе. Лимит фирма устанавливает самостоятельно – на основании специального расчета, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. Лимит можно устанавливать в целых рублях, округляя копейки по правилам математики (письмо ФНС от 6 марта 2014 г. № ЕД4-2/4116@). При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки соблюдение кассовой дисциплины не контролируют, поэтому размер лимита согласовывать с ними не требуется.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и социальных пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если для фирмы эти дни являются рабочими (пример – магазины).

Если лимит остатка наличных денег не утвержден фирмой, он считается равным нулю. В этом случае фирма обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

Внимание

В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.

Кроме того, индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформлять.

Каждое обособленное подразделение фирмы ведет свою кассовую книгу (письмо Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255) и самостоятельно устанавливает лимит. Лимит остатка наличных денег по фирме в целом определяется с учетом наличных денег, хранящихся в этих подразделениях. При этом фирма ведет общую кассовую книгу, в которой представлены кассовые операции всех подразделений.

Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Одновременно на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.

При расходовании денег необходимо соблюдать Указание Банка России от 7 октября 2013 года № 3073-У. В соответствии с данным Указанием индивидуальные предприниматели и юридические лица, между которыми установлены договорные отношения, не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, за исключением следующих целей:

· выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

· оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

· выдачи наличных денег работникам под отчет;

· возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

· выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов с контрагентами. Расчеты наличными ограничены.

Предельный размер расчетов наличными по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 рублей. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Например, если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 рубль, вы совершаете административное правонарушение. Если же вы внесете сумму, превышающую 100 000 рублей, не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору – 50 000 руб., а по второму – 50 001 руб.), никакого нарушения не будет.

Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Банки в этих контрольных мероприятиях не участвуют.