Акционерная компания "Домостроитель" осуществляет заключение и исполнение договоров согласно следующему порядку:

1. Подразделения компании (завод ЖБК-2, отдел материально-технического снабжения, производственно-технический отдел, цеха, участки, иные производства и отделы компании) при осуществлении предварительной проработки заключения договоров представляют на имя руководителя АК "Домостроитель" служебную записку с изложением существа проведенных предварительных переговоров. В записке указываются юридические и банковские реквизиты предполагаемой противной стороны, предмет договора, условия и обязательства сторон, в том числе объемы поставок, предполагаемые цены и сумма договора, гарантии и санкции, а также экономическая целесообразность или необходимость заключения договора с данной конкретной организацией.

В служебной записке отмечаются рекомендации, какую позицию следовало бы занять представителям компании на завершающей стадии переговоров. Записка подписывается руководителем подразделения, несущим персональную ответственность за полноту и достоверность представляемых сведений.

2. На завершающей стадии переговоров - при подготовке текста договора соответствующее подразделение компании совместно с претензионно-договорным отделом отрабатывают детали договора, визируют его и представляют в письменном виде руководителю компании для подписания. Текст договора визируется также главным бухгалтером, а также одним из заместителей генерального директора (по направлению деятельности). Информация на всех стадиях переговоров и заключения контракта является конфиденциальной и разглашению сотрудниками компании не подлежит.

3. После подписания один экземпляр договора передается в бухгалтерию компании. Заинтересованные подразделения компании имеют право для осуществления контроля снять копию договора.

4. Руководители подразделений компании, участвующие в исполнении положений заключенных договоров, несут персональную ответственность за качественное их выполнение.

В ходе реализации договорных обязательств подразделения компании предоставляют в претензионно-договорной отдел АК "Домостроитель" сведения о произведенных согласно договора платежах, движении материальных средств и ценностей, оказанных услугах по данным договорам.

Основными обязанностями и функциями претензионно-договорного отдела являются:

- подготовка, оформление и своевременное заключение с участием соответствующих организаций и отделов акционерной компании договоров подряда на капитальное строительство с заказчиками и субподрядными организациями по объектам, принятым акционерной компанией договоров на ремонтные и разные работы;

- определение договорных индексируемых и фиксированных цен на строительство объектов, составление протоколов дополнительных затрат в условиях рынка по прочим заказчикам и субподрядным организациям, проверка протоколов по удорожаниям затрат в условиях рынка регионального центра;

- составление графиков финансирования на основании графиков производства работ, участие в разработке прогнозных данных по определению рыночной конъюнктуры совместно с экономистами;

- проверка и согласование сметной документации, сбор и защита замечаний у заказчиков и проектных организаций по сметной документации совместно с субподрядными организациями, с привлечением в необходимых случаях служб акционерной компании. Осуществление контроля за согласованием субподрядными организациями смет в установленные сроки. Участие в рассмотрении проектов организации строительства по вопросам, касающимся включения в сводные сметы необходимых затрат;

- составление расчетов, смет по затратам, непредусмотренными едиными расценками, нормами накладных расходов и согласование их с заказчиками в части ценообразования;

- принятие мер по ликвидации просроченной задолженности за выполненные работы, возникшей в результате отсутствия или неправильного применения единых расценок, неправильного составления смет договоров подряда, исчерпание сметного лимита и др.;

- контроль за правильностью расчетов с заказчиками и субподрядчиками за выполненные СМР с рыночными удорожаниями в соответствии с заключенными договорами подряда;

- учет проверки проектно-сметной документации и заключения договоров;

- методическое руководство сметно-договорной работой в подразделениях АК, своевременное доведение до сведения работников нормативных и рекомендательных документов, разъяснений, изменений по сметно-договорной работе;

- контроль за процентовками выполненных СМР по генподряду и субподряду в части ценообразования.

Договор подряда на капитальное строительство АК "Домостроитель", составленный по упрощенной схеме, не соответствует типовой форме. (Форму контракта и сопровождающих его документов смотри в приложении 3). Не применяются банковские гарантии, финансовое обеспечение строек, расчет и страхование рисков. Еще в 1995 году в условиях высокой инфляции были заключены договора с твердой ценой, в результате чего компания понесла большие убытки, именно для этого и необходимо проводить расчеты, учитывающие негативное воздействие на предприятие внутренней и внешней среды, отражая его в контракте.