Общее понятие системы. Многообразие типов и форм современных организаций, сложность протекающих в них социально-экономических, организационных и технологических процессов, а также влияние внешнего окружения заставляют подходить к исследованию организаций с точки зрения системного представления.
Системное представление (системный подход) - одна из основополагающих концепций теории организации и современного менеджмента. Она заключается в изучении свойств любой организации как системы - единого целого, состоящего из множества взаимосвязанных и взаимовлияющих элементов.
Слово "система" имеет греческие корни и означает "строй", "сочетание", "организм".
Система - это целенаправленно упорядоченная совокупность взаимосвязанных и влияющих друг на друга элементов, образующая устойчивое единство и обладающая как минимум одним новым свойством, отсутствующим у ее элементов.
Элементы, составляющие систему, часто называют компонентами, или подсистемами. Подсистемой называется такая часть системы, которая сама обладает системными свойствами. Элементы системы оказывают друг на друга воздействие, подчиненное общей цели системы. Именно полезный результат (ожидаемый эффект) является основным системообразующим фактором, определяющим структуру, особенности и принципы функционирования любой системы. Причиной появления системы (или, как еще говорят, причинным системообразующим фактором) является исходная потребность существования системы.
Системообразующий фактор - ожидаемый эффект (полезный результат), определяющий структуру, особенности и принципы функционирования любой системы.
Отсюда можно сделать важный вывод: возникновение и развитие системы невозможно без появления потребности и определенной цели ее существования. Так, например, целями существования хозяйственной организации могут являться выпуск общественно полезной продукции и получение прибыли. Причинами же создания организации являются необходимость скоординированной совместной работы большого количества людей, привлечения техники, технологий и организационных механизмов, обеспечивающих эффективное достижение этих целей.
В настоящее время понятие "система" широко используется в различных областях знания и практики. Существуют описания социально-экономических, технических, биологических и иных систем. В основе системной концепции лежит общая теория систем, самостоятельным разделом которой, по мнению ряда ученых, и является теория организации. Ключевыми понятиями системного подхода являются: состояние системы, взаимные связи, взаимное влияние элементов и др.
Системный подход к изучению организаций базируется на следующих принципах:
Принцип 1. Исследуемая организационная система рассматривается как часть (подсистема) более общей системы.
Принцип 2. Более общая система (надсистема) по отношению к исследуемой системе рассматривается в качестве внешней среды.
Принцип 3. Исследуемая система представляется совокупностью взаимосвязанных элементов (подсистем).
Принцип 4. Система имеет особые свойства, которые могут отсутствовать у образующих ее элементов.
Пример
Опираясь на принципы системного представления, проанализируем промышленное предприятие.
| Принципы | Описание |
| Принцип 1. Исследуемая организационная система рассматривается как часть (подсистема) более общей системы | Промышленное предприятие представляет собой часть (подсистему) более общей системы - отрасли экономики*(1) (промышленности*(2)). Кроме этого, в других системных исследованиях под более общей системой может пониматься конкретный рынок, на котором работает данное предприятие (рынок товаров и услуг или региональный рынок) |
| Принцип 2. Более общая система (надсистема) по отношению к исследуемой системе рассматривается в качестве внешней среды | Внешняя среда промышленного предприятия также является сложной системой и представляет собой совокупность большого числа разнообразных элементов (факторов): предприятия - поставщики сырья, партнеры, предприятия-конкуренты, государственные органы, регламентирующие деятельность промышленных предприятий, покупатели производимой продукции (другие предприятия, торговые компании и т.п.) и др. Элементы внешней среды влияют не только на исследуемое предприятие, но и друг на друга, порождая сложные связи и новые свойства. Поэтому совокупность факторов внешней среды любого предприятия может рассматриваться в качестве надсистемы |
| Принцип 3. Исследуемая система представляется совокупностью взаимосвязанных элементов (подсистем) | Исследуемое промышленное предприятие, являясь системой, включает в себя большое количество взаимосвязанных элементов: департаментов, подразделений, цехов, служб и т.п. Большинство этих элементов сами имеют сложную структуру и внутренние связи, что позволяет рассматривать их в качестве подсистем. При этом каждая такая подсистема обладает системными свойствами, и для нее характерны системные принципы |
| Принцип 4. Система имеет особые свойства, которые могут отсутствовать у образующих ее элементов | Каждое подразделение предприятия способно решать свои задачи. Например: департамент маркетинга исследует рынок и делает выводы о необходимости производства того или иного вида продукции определенного качества, назначения, количества и т.п.; сборочный цех осуществляет сборку изделий из закупленных или ранее произведенных комплектующих; отдел логистики отвечает за хранение произведенной продукции на складе предприятия и доставку ее покупателям. Однако произвести необходимое количество конкурентоспособной, востребованной потребителями продукции, продать ее покупателю, получить прибыль и т.п. способно только предприятие в целом. Следовательно, предприятие как система обладает свойством (точнее - комплексом свойств), которых нет у ее отдельных элементов, даже если они сами являются подсистемами |
| *(1) Отрасль экономики - совокупность предприятий, производящих (добывающих) однородную или специфическую продукцию по однотипным технологиям. *(2) Промышленность - совокупность предприятий (заводов, фабрик, шахт, электростанций и др.), занятых производством орудий труда как для других отраслей народного хозяйства, так и для самой промышленности, а также добычей сырья, материалов, топлива, производством энергии, заготовкой леса и дальнейшей обработкой продуктов, полученных в промышленности или произведенных в сельском хозяйстве, производством потребительских товаров. | |
Структура и состояние системы. Как следует из первых двух принципов системного подхода, выбор границ системы заключается в условном разделении некоторой области материального мира на две части: собственно систему и ее внешнюю среду - набор объектов и факторов, действующих на систему извне. Определение границ между системой и ее внешней средой зависит от постановки задачи исследования и практических целей.
Одним из основных свойств любой системы, характеризующих ее внутреннее строение, является структура.
Примечание. Структурой системы называется совокупность ее элементов и связей между ними.
На рис. 12.1 показана структура системы.
Элементом 
системы называется ее неделимая часть, обладающая самостоятельностью по отношению к другим элементам. Под неделимостью элемента понимается нецелесообразность учета в данной модели системы внутреннего строения этого элемента. Элемент характеризуется только своими внешними проявлениями в виде связей и взаимодействия с другими элементами.
Каждый элемент системы характеризуется набором свойств, которые однозначно определяют его роль и место в данной системе. Мгновенное значение свойств элемента называется его состоянием 
, оно может описываться различными параметрами. Например, состояние отдела фирмы как элемента системы можно описать укомплектованностью персоналом, производительностью труда, количеством обслуживаемых за день клиентов и т.п.
С течением времени состояние каждого элемента может изменяться, такое последовательное изменение состояния элемента называется его движением. Влияние одного элемента на другой 
- это зависимость состояний одного элемента от состояния другого элемента системы. Например, влияние отдела кадров (HR-отдела) организации на все ее подразделения проявляется в том, что от степени компетентности набираемых работников и их деловых качеств напрямую зависит производительность труда, текучесть кадров и социально-психологический климат в этих подразделениях. Обратное влияние может заключаться в формировании руководителями отделов и служб специальных требований, предъявляемых к кандидатам на вакантные должности.
Влияние такого элемента системы, как "Руководитель отдела", на элемент "Отдел" проявляется в реализации властных полномочий, формулировании требований, принятии решений о поощрениях и взысканиях. Обратное влияние может заключаться, например, в высказывании сотрудниками отдела своего мнения и использовании коллегиальных методов формирования решений.
Организационные системы, помимо общесистемных свойств, как правило, обладают свойством иерархичности построения (рис. 12.2).
┌────────────────────┐
│ Президент компании │
└───┬──┬───┬────┬──┬─┘
┌───────────────────────────────┘ │ │ │ └───────────────────────┐
│ ┌───────────────────┘ │ └────────────────┐ │
│ ┌───────────┴────────┐ ┌──────────┴─────────┐ ┌───────┴──────┐ │
... │ Вице-президент по │ │ Вице-президент по │ │ Коммерческий │ ...
│маркетингу и рекламе│ │НИОКР и производству│ │ директор │
└─────┬──────────────┘ └─────────┬───┬──────┘ └────┬───┬─────┘
│ ┌────────────────┘ └─────┐ │ │
│ │ ┌─────────────┼─────────┘ │
┌──────┴─────┐ ┌───┴───┐ ┌──────┴──────┐ ┌────┴───────┐ ┌───┴──┐
──►│Исследования│ │ НИОКР │ │Закупки сырья│ │Производство│ │ Сбыт ├─►
│ спроса │ │ │ │ и материала │ │ │ │ │
└────────────┘ └───────┘ └─────────────┘ └────────────┘ └──────┘
Рис. 12.2. Фрагмент структуры иерархической организационной системы
Совокупность состояний элементов, а также характер связей между ними определяют состояние всей системы*(77).
Состояние системы (state of system) - характеристика системы на данный момент ее функционирования, описываемая комплексом существенных переменных и параметров.
Формально состояние системы может быть представлено в виде элемента X(t) множества 
возможных состояний, где аргумент t означает время. Множество называют пространством состояний системы. Состояние системы в каждый момент времени t задается n величинами 
, называемыми координатами состояния системы:
.
В теории систем множество X(t) называется вектором состояния системы. С течением времени позиция системы в выбранном пространстве состояний может изменяться, что по аналогии с изменением состояния элемента (см. выше) называется движением системы.
Рассмотрим пример позиционирования двух организационных систем - промышленных предприятий в условном трехмерном пространстве состояний 
(см. рис. 12.3).
Пусть координата 
означает объем продукции, производимой предприятием за календарный период (тыс. руб.); 
- затраты на производство за календарный период (тыс. руб.); 
- фактический период времени освоения новой продукции (мес.). Очевидно (рис. 12.3), что состояние 
предприятия 2 в рассматриваемый момент времени t характеризуется более высоким значением объема производимой продукции за календарный период по сравнению с состоянием 
предприятия 1. При этом затраты на производство за тот же календарный период, а также время освоения новой продукции у предприятия 2 ниже по сравнению с первым предприятием. Таким образом, для рассматриваемого момента времени t можно говорить о более выгодном состоянии предприятия 2. С течением времени позиции организаций в рассматриваемом пространстве их состояний могут изменяться (на рис. 12.3 это показано кривыми линиями со стрелками - траекториями движения систем).
Процесс последовательного изменения состояния организации как системы можно также проиллюстрировать следующим примером: пусть состояние организации описывается такими переменными, как - численность персонала, - объем выпускаемой продукции, - прибыль, 
- процент рекламаций и т.п., тогда движение организации как системы представляет собой изменение значений этих параметров. Очевидно, что положительной тенденцией можно считать увеличение значений переменных и , удержание на заданном уровне значения переменной и уменьшение значения переменной .
Теория систем допускает несколько подходов к описанию систем. Наиболее часто используются следующие описания:
- функциональное;
- информационное;
- коммуникационное;
- морфологическое (структурное).
Примечание. Функциональное описание системы указывает на особенности процессов, протекающих внутри системы, и значение параметров, описывающих ее состав и работу.
Такой подход к анализу реальных систем дает ответ на вопрос, для чего предназначена данная система, какие цели она преследует. Кроме того, функциональное описание позволяет оценить характер воздействия системы на ее внешнее окружение (т.е. на другие системы). Например, функциональное описание коммерческой организации с указанием типов и особенностей бизнес-процессов позволяет проанализировать характер взаимодействия этой организации с партнерами, поставщиками, потребителями, конкурентами, государством и т.п.
Примечание. Информационное описание системы дает представление о типах и направлениях информационных потоков, протекающих внутри системы и между системой и ее внешней средой.
Такое описание позволяет делать выводы об информационной упорядоченности системы и степени информационной энтропии. Энтропия - категория информатики, применяющаяся для характеристики процессов управления информационными ресурсами, уровня их осуществления. Информационная энтропия - мера отклонения системы от некоторого эталонного состояния в смысле информационного обеспечения. Чем выше уровень функционирования хозяйственной системы (т.е. чем ниже энтропия в информационной сфере), тем экономнее расходует она ресурсы, тем выше производительность труда*(78).
Примечание. Коммуникационное описание системы отражает взаимосвязь данной системы с другими системами в рамках их иерархического построения.
Такое описание указывает на состав, сложность и необходимость каналов, связывающих организационную систему с элементами внешней среды, а также на внутреннюю коммуникационную структуру организации.
Примечание. Морфологическое описание системы указывает на состав и взаимные связи между элементами системы.
При описании организационных систем морфологический подход позволяет выделить иерархическую структуру*(79).
Все системы, в том числе и организационные, обладают рядом особых свойств, называемых системными свойствами: неаддитивность, эмерджентность, мультипликативность, устойчивость, управляемость, адаптивность, обособленность и совместимость.
Рассмотрим эти системные свойства.
Неаддитивность. Данное свойство заключается в том, что эффект от действия системы нельзя определять как алгебраическую сумму*(80) эффектов ее элементов. Кроме того, эффект от деятельности больших систем непостоянен во времени. В организациях это объясняется, например, разной квалификацией и опытом персонала, работающего в организации, стилями руководства, групповым взаимодействием, организационной культурой, характером внутриорганизационных коммуникаций и т.п. Рисунок 12.4 иллюстрирует понятие аддитивность.
Очевидно, что площадь круга S равна сумме площадей составляющих его секторов.
Рисунок 12.5 иллюстрирует понятие неаддитивность.
Различные виды стрелок, связывающих элементы, указывают на разные типы связей и взаимовлияния между элементами системы. Для системы характерно неравенство 
, указывающее на ее неаддитивность.
Эмерджентность (эмержентность) (от англ. emergence - возникновение, появление нового) в теории систем - наличие у какой-либо системы особых свойств, не присущих ее подсистемам и блокам, а также сумме элементов, не связанных системообразующими связями.
Что это означает применительно к организационным системам? В состав целенаправленно функционирующей организационной системы могут входить элементы, цели которых не совпадают с общими целями системы. Например, цель компании - максимум прибыли, а цель некоторых работающих по найму сотрудников - получение максимальной оплаты за свой труд при минимальных затратах усилий. Однако путем создания рациональной структуры системы, подбора связей между элементами и обеспечения целесообразного управления достигаются согласованность работы всех элементов системы и обеспечение их движения к общей цели. Часто в качестве синонима понятия "эмерджентность" используется словосочетание "системный эффект".
Мультипликативность - умножение как позитивных, так и негативных эффектов функционирования элементов системы. Положительным проявлением мультипликативности является умножение эффективности системы за счет рациональных управленческих действий, например, внедрения новых технологий, совершенствования системы мотивации, стиля руководства, создания новых организационных структур и т.д.
Устойчивость системы - способность системы возвращаться в заданное состояние после окончания какого-либо внешнего воздействия. Система называется устойчивой, если любому ограниченному по величине воздействию соответствует ограниченный по величине результат. Под ограниченным по величине воздействием понимается какое-либо целенаправленное или спонтанное изменение работы системы, имеющее разумные количественные пределы. Под устойчивостью организации понимается ее способность сохранять свои свойства в условиях изменения внешней среды*(81).
Иллюстрацией устойчивости системы является способность шара, находящегося на вогнутой поверхности, возвращаться в первоначальное положение (рис. 12.6, а). После окончания внешнего воздействия шар колеблется вблизи точки устойчивости, через некоторое время колебания затухают, и шар останавливается на прежнем месте. На рис. 12.6, б приведена иллюстрация неустойчивой системы "шар - выпуклая поверхность". В такой системе внешнее воздействие приводит к значительному и безвозвратному отклонению от точки равновесия.
Устойчивость демонстрирует способность организации восстанавливать свои характеристики в ответ на воздействие со стороны внешней среды. Устойчивая система со временем сама возвращается в заданное положение, используя свои системные свойства. Например, изменение таких факторов внешней среды, как увеличение цен на входные ресурсы, изменение предпочтений потребителей и т.п., не приведет к значительным изменениям в организации, обладающей системной устойчивостью. Оптимальная организационная структура, рациональные механизмы управления, наличие запасов ресурсов позволят организации быстро и без существенных отклонений от заданных норм восстановить прежнюю эффективность работы.
В приведенных выше примерах устойчивое положение системы иллюстрировалось состоянием покоя. Для описания свойств самосохранения организационных систем больше подходит другая интерпретация: под отклонением от устойчивого положения понимается отклонение движения организации от заданной траектории. Как было указано выше, траекторией движения (иначе говоря, траекторией развития) организации называется изменение ее состояния с течением времени. Заданная траектория развития определяется целями организации и ее стратегическими планами. В процессе функционирования организация может отклоняться от запланированного движения под действием внешних или внутренних сил.
Устойчивой называется такая организация, которая способна восстанавливать заданный характер движения после внешнего воздействия (рис. 12.7).
Устойчивость системы должна находиться в постоянном балансе с другим важнейшим свойством - управляемостью.
Управляемость. При описании системы часто оказывается удобным разделять ее структуру на две крупные подсистемы:
- субъект управления - подсистему, формирующую управленческие воздействия;
- объект управления - подсистему, воспринимающую управленческие воздействия и реагирующую на них изменением своего состояния и своих выходов.
Система с подобной структурой называется управляемой. При этом субъект управления называется системой управления, объект управления - управляемой подсистемой (рис. 12.8).
Управленческие
Вход ┌──────────────────────┐ воздействия ┌──────────────────────┐Выходы
──────►│Управляющая подсистема├───────────────►│Управляемая подсистема├───────►
──────►│ (субъект управления) ├───────────────►│ (объект управления) ├───────►
┌─────►│ ├───────────────►│ ├─┬─────►
│ ┌─►│ ├───────────────►│ ├─┼──┬──►
│ │ └──────────────────────┘ └──────────────────────┘ │ │
│ └───────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Обратная связь
Рис. 12.8. Управляемая система
Управляемая система - система, включающая в свой состав подсистему, формирующую управленческие воздействия.
Наличие обратных связей позволяет говорить о замкнутом контуре управления, обеспечивающем управление по отклонениям. Это означает, что для управления системой необходимо в каждом цикле управленческого воздействия осуществлять сравнение результатов управления (выходов) с требованиями и условиями (входами). Системы, реализующие управление по замкнутому контуру, часто называют следящими системами. Такой способ управления не является единственно возможным. Теория управления описывает множество других подходов к организации процесса управления. Тем не менее следящие системы являются весьма распространенным типом управляемых систем, в том числе и в сфере управления организациями*(82).
Как указывалось выше, теория систем помимо понятия "состояние системы" рассматривает также понятие "движение системы", под которым понимается процесс последовательного изменения ее состояния. Для удобства описания движения систем вводятся понятия вынужденного и собственного движения системы. Вынужденное движение системы - это изменение ее состояния под воздействием внешних (а иногда и внутренних) факторов, как правило, не согласующееся с целями системы. Собственное движение системы - это целенаправленное изменение ее состояния под воздействием системы управления.
Управляемость системы - это ее способность адекватно, без запаздываний и искажений реагировать на управленческое воздействие.
Реакция системы на управленческое воздействие описывается понятием переходный процесс - изменением состояния системы с течением времени после начала воздействия на нее (рис. 12.9).
Другими словами, переходный процесс - это переход системы от начального состояния к конечному (требуемому) состоянию. Управляемость системы в общем случае можно охарактеризовать несколькими параметрами: видом переходного процесса, временем (Т) реакции системы на управляющее воздействие (временем переходного процесса) и установившейся (систематической) ошибкой реакции системы ( 
).
Переходные процессы, возникающие в реальных организациях, могут быть различных видов (см. рис. 12.10). Так, например, в хорошо работающей организации переход на производство нового вида продукции может носить плавный характер во всех функциональных зонах: последовательное изменение маркетинговой политики, запланированное изменение технологий, своевременное переобучение персонала, внедрение новой системы мотивации и т.п. В другом же случае такой переход может носить колебательный характер с постепенным приближением к установившемуся (требуемому) значению.
Колебания могут проявляться, например, в следующем. Сначала персонал организации отрицательно оценивает нововведение руководства, в результате чего ухудшается моральный климат в коллективе, падает производительность. Затем эффективная работа менеджмента (например, новые подходы к стимулированию работников) создает предпосылки для улучшения ситуации. Через некоторое время моральный климат и производительность даже превышают запланированные значения. Далее фазы спада-роста могут повторяться несколько раз, пока анализируемый параметр не установится на требуемом уровне или близком к нему.
Исходя из определения управляемости, можно сделать поспешный вывод, что увеличение значения этого свойства всегда приводит к положительному результату - высокой результативности и эффективности функционирования организационной системы. Однако это не всегда так. Дело в том, что в ряде случаев избыточная, т.е. необоснованно высокая, степень управляемости системы может привести к снижению ее устойчивости. Так, например, высокая управляемость, т.е. быстрая реакция на указания менеджеров, может привести к ухудшению морального климата в коллективе и увеличению текучести кадров в условиях необоснованно жесткой требовательности менеджмента при осуществлении контрольных мероприятий и нарушении масштаба допустимых отклонений.
Возможен и обратный эффект: приобретение системой избыточной устойчивости может повлечь за собой ухудшение ее управляемости. Избыточная, неоправданная устойчивость организационной системы может проявляться в следовании менеджмента "раз и навсегда" установленным правилам и нормам независимо от изменения требований внешнего окружения, что снижает способность организации к целенаправленным изменениям.
Адаптивность - способность приспосабливаться к новым внешним условиям. Уровень адаптивности различен для разных систем. Он зависит от степени соответствия структуры и внутренних связей организации внешним условиям. Так, например, в условиях сложного и динамично изменяющего рынка высокая адаптивность присуща организациям, имеющим гибкую органическую структуру, свободную от бюрократических механизмов управления*(83).
Обособленность частей системы - стремление некоторых подсистем большой системы к автономности и изолированности. В хозяйственных организациях это свойство проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий. Одним из примеров проявления данного свойства является выделение в структуре компании дивизионов (бизнес-единиц)*(84). При этом свойство обособленности находится в определенном балансе с противоположным ему свойством - совместимости.
Совместимость - свойство взаимной приспособляемости и взаимной адаптивности элементов системы.
В зависимости от общесистемных свойств различают линейные и нелинейные системы. Система называется линейной, если она обладает следующими свойствами:
1) реакция системы на сумму произвольных входных воздействий равна сумме ее реакций на каждое из этих воздействий в отдельности;
2) любое усиление входного воздействия по величине без изменения его формы приводит к такому же усилению выходного результата системы.
Системы, для которых данные свойства несправедливы, являются нелинейными. Организационные системы являются нелинейными.
Более простым объяснением линейности/нелинейности систем может служить следующая иллюстрация (см. рис. 12.11).
Линейные зависимости между переменными характерны для линейных систем, соответственно, нелинейные зависимости указывают на нелинейные системы.
Как линейные, так и нелинейные системы могут быть стационарными и нестационарными. Система называется стационарной, если при сдвиге во времени входного воздействия без изменения его вида выходной результат также сдвигается во времени на ту же величину без изменения своего вида. Если выходной результат помимо сдвига во времени изменяет свою форму, то система является нестационарной (рис. 12.12).
Например, организацию (или ее подразделение) можно считать стационарной системой, если одно и то же управленческое решение, принятое руководством в разное время, повлечет за собой однотипные реакции: действия и мнения персонала, результат, последствия и т.п. В том случае, если повтор решения приведет к существенно иной реакции, можно говорить о наличии в системе нестационарности. Следовательно, прогноз последствий принятия того или иного управленческого решения в такой системе нельзя строить на основе анализа прошлых тенденций.
Дата: 2019-07-24, просмотров: 390.
