В предыдущих параграфах неоднократно отмечалось, что организации представляют собой так называемые открытые системы, обменивающиеся с внешней средой какими-либо ресурсами. Рассмотрим это понятие подробнее.

Понятие открытой системы. В середине XX в. Л. Берталанфи разработал общую теорию систем и сформулировал модель открытой системы. В основе его теории лежало представление о системе любого вида как о комплексе взаимодействующих элементов, находящихся в определенных соотношениях друг с другом и с окружающей их средой.

Примечание. Открытой системой называется система, обменивающаяся с внешней средой ресурсами, энергией, информацией.

Для открытой системы характерно наличие входов и выходов:

- входы - точки приложения к системе внешнего воздействия;

- выходы - точки приложения воздействия системы к внешней среде.

В общем случае внешние входные воздействия на систему можно разделить на целесообразные воздействия U(t) и возмущения W(t) (см. рис. 12.15).

Под целесообразными воздействиями U(t) понимаются все внешние воздействия, согласующиеся с целями существования системы. Например, для любой организации целесообразными воздействиями являются поставки энергии, материалов, финансовых средств, рабочей силы, информации и т.п.

Под возмущением W(t) понимается воздействие внешней среды, неподконтрольное управляющей стороне (в нашем случае - менеджменту организации). К ним можно отнести случайные явления в природе и обществе, конфликты интересов игроков рынка, колебания цен на энергоносители и комплектующие, форс-мажорные обстоятельства и т.п.

Выходами Y(t) системы являются производимая продукция и услуги.

В общем случае входы U(t) и W(t) и выходы Y(t) системы рассматриваются как многомерные (векторные) процессы, состоящие из наборов различных факторов:

,

,

.

Важным элементом открытой системы является наличие обратных связей (рис. 12.16).

Входы ┌─────────────────────┐ Выходы

───────────►│  Система  ├───────────►

───────────►│                ├───────────►

┌───────►│                ├──┬────────►

│ ┌──►│                ├──┼──┬─────►

│ │ └─────────────────────┘ │ │

│ └────────────────────────────┘ │

└────────────────────────────────────┘

           Обратная связь

Рис. 12.16. Система с обратными связями

Обратная связь - передача части выходных ресурсов системы на ее вход.

Примерами обратных связей могут быть: часть прибыли, перечисляемой на развитие организации; получение менеджментом информации о результатах работы организации и др.

Сравнение свойств открытых систем с основными признаками различных организаций позволяет сделать важный вывод: аппарат общей теории систем является адекватным и эффективным инструментом для изучения и исследования современных организаций любого типа. Под исследованиями в данном случае понимается анализ существующих организаций, с целью выявления их общесистемных свойств, а также синтез (разработка) эффективных организационных структур, наиболее полно соответствующих реальным условиям функционирования.

Представление об организации как о сложной открытой системе составляет основу методологии одной из концепций теории организации. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик и процессов функционирования организации как системы. Представление организаций в виде сложных систем, состоящих из большого числа взаимовлияющих элементов, позволило объяснить, почему каждая из существовавших ранее научных школ менеджмента находила практическое применение лишь в ограниченных пределах и в определенной сфере. Основоположники школ сосредоточивали внимание на какой-то отдельной сфере деятельности или части организации: школа наук о поведении - на социальной сфере, школа научного управления - на вопросах технологии труда, классическая школа - на принципах администрирования и т.п. Ни одна из ранних школ не ставила перед собой задачи научного анализа влияния подсистем друг на друга и воздействия внешнего окружения на систему в целом.

При исследовании реальных организаций как систем их границы, как правило, определяются границами влияния менеджмента. Другими словами, те элементы организации, на которые менеджмент может оказывать прямое и непосредственное управленческое воздействие, составляют внутреннюю среду, т.е. собственно систему. Элементы и факторы, влияние которых на организацию необходимо учитывать, но которыми нельзя управлять, относят к внешней среде. При изменении задачи анализа некоторые факторы внешней среды могут рассматриваться в качестве элементов системы. При этом система приобретает новую структуру и свойства.

Внешняя среда организации - это совокупность факторов ее внешнего окружения. Факторами (переменными) внешнего окружения организации называются различные объекты и явления, так или иначе влияющие на деятельность организации. Результативность и эффективность работы любой организации существенно зависят от факторов ее внешнего окружения. Внешнюю среду условно делят на внешнюю среду прямого воздействия (микросреду или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду). Внешняя среда прямого воздействия - это совокупность таких факторов, которые прямо и непосредственно влияют на деятельность организации. Внешняя среда косвенного воздействия - это совокупность факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут повлиять на ее деятельность косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени.

Основными системными характеристиками внешней среды являются:

- сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать. Для различных организаций различна и сложность внешней среды;

- взаимосвязанность факторов внешней среды - это степень влияния изменения одного фактора на все остальные. Изменение некоторых факторов приводит к значительным изменениям других (законы, потребители и т.п.);

- уровень вариативности - это степень изменчивости каждого фактора. Некоторые факторы являются более стабильными (социокультурные факторы, трудовые ресурсы общества и т.п.), другие - существенно изменчивыми (научно-технический прогресс, правовые нормы, желания потребителей и т.п.);

- подвижность внешней среды - это скорость, с которой происходят изменения вокруг организации. Подвижность может быть различна для разных подразделений организации;

- неопределенность внешней среды - это соотношение между количеством информации о внешней среде, которой располагает менеджмент, и уверенностью в достоверности и точности этой информации. Чем выше неопределенность, тем сложнее принимать решения.

Любую хозяйственную организацию можно считать открытой системой, так как она непрерывно взаимодействует с поставщиками, клиентами, конкурентами, государственными органами. Воздействие внешней среды на организацию проявляется в том, что из внешней среды организация получает различные виды ресурсов, необходимые для производства продукции: материалы, финансовые средства, работников, информацию и т.п. Воздействие организации на внешнюю среду заключается в передаче потребителям (клиентам, покупателям) произведенной продукции, изменении рыночных условий, формировании потребительских предпочтений и т.п.

При рассмотрении организации как открытой системы предполагается, что деятельность ее менеджмента заключается в целесообразном воздействии на внутренние элементы (подсистемы) организации. Такое воздействие в сочетании с целесообразными воздействиями из внешней среды определяет целевое состояние системы в каждый момент времени.

Таким образом, с точки зрения системного подхода любая организация может рассматриваться как некий преобразователь входных ресурсов в выходные. Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, позволяет менеджменту вырабатывать практические меры по адаптации структуры организации и протекающих в ней процессов к реальным условиям.

Контрольные вопросы

1. Что называется системой?

2. Перечислите основные системные свойства и принципы.

3. Что такое состояние системы?

4. Какие системы называются открытыми?

5. Что называется входами и выходами открытой системы?

6. Открытой или закрытой системой является организация?

7. Что такое управляемая система?

8. В чем разница между линейными и нелинейными системами?

9. Объясните различия стационарных и нестационарных систем. Организации - это стационарные или нестационарные системы? Обоснуйте свой ответ.

10. Какие факторы составляют внешнюю среду организации?

11. Какие факторы составляют внутреннюю среду организации?

12. Что понимается под термином "движение системы"? Приведите пример движения организационной системы.

13. Что такое эффективность организации? Чем она определяется?

14. Как и чем можно описать позицию организации в пространстве ее возможных состояний?

15. Что такое переходный процесс системы? Приведите примеры переходных процессов.

16. В чем заключается свойство адаптивности системы?

17. Что представляют собой и чем различаются целесообразные воздействия на систему и возмущения?

18. Что представляют собой обратные связи в организационной системе? Приведите примеры.

Практикум к главе 12

Задание 1. Организация - открытая система

Приведите пример организации (компании, предприятия). Укажите ее название, сферу деятельности, выпускаемый продукт (услугу), размер организации (примерную численность персонала), возраст организации. Перечислите и кратко опишите основные элементы внешней среды организации (поставщиков, партнеров, клиентов, контрольные органы и т.п.).

Нарисуйте схему организации как открытой системы и укажите:

а) элементы и их связи;

б) входы и выходы системы;

в) элементы внешней среды и их влияние на организацию.

Объясните, почему рассматриваемую организацию можно назвать преобразователем входных ресурсов в выходные.

Задание 2. Горьковский автомобильный завод

Прочитайте кейс "Горьковский автомобильный завод". Выпишите все системные элементы организации, укажите характер их взаимной связи и взаимного влияния.