1. Понятие и виды служебных писем

2. Структура служебного письма

3.Телеграмма,телефонограмма, факс

1. Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция; перепис­ка) — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управле­нии. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помо­щью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой ин­формацией. Письма составляют большую часть (до 80 %) ис­ходящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализа­ции и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (осталь­ное деление носит теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо — рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют право­вую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят так­же переписку по вопросам материально-технического снабже­ния и сбыта продукции (услуг). Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для реше­ния текущих задач, которые пишутся на разных этапах дело­вых отношений между заинтересованными организациями.

2. Оформление служебного письма складывается из подготов­ки соответствующего бланка (см. п.. 3.5) и нанесения необхо­димых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:

14. — место составления или издания документа;

15. — адресат;

17. — резолюция;

18. — заголовок к тексту;

19. — отметка о контроле;

20. — текст документа;

21. — отметка о наличии приложения;

22. — подпись;

24. — визы согласования документа;

25. — оттиск печати;

27. — отметка об исполнителе;

28. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.
Часть перечисленных реквизитов используется лишь при не­
обходимости (14, 24, 25, 30), часть — при подготовке исходя тих писем (11, 12, 15, 18, 20, 21, 22, 27), часть (17, 19, 28, 29) оформляется на входящих письмах. О содержании и оформле­нии реквизитов, кроме реквизита 20 "Текст документа", в разд. 4 сказано достаточно полно. Языку и стилю текста служебного письма дополнительно к характеристике реквизита 20 будет по­священ пп. 5.3.1.3. Здесь коснемся структуры текста письма.

3. Служебное письмо является самым распространенным управ­ленческим документом. В отличие от других видов управленчес­ких документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, "нестандартность" языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля слу­жебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.

Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-де­ловой. В результате длительного развития в официально-дело­вом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эф­фективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

· нейтральный тон изложения;

· лаконичность и краткость текста;

· точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официаль­ного делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (лич­ностный) момент в текстах документов до минимума. Из язы­ка служебного письма исключаются, например, слова, обла­дающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

4. Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположени­ем постоянных реквизитов для писем используются реже, в ос­новном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Фор­мат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют "копией", хотя правильно его следует называть "отпуск") распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист дол­жен быть не только компетентным в своей области деятельнос­ти, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения по­каза макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и пример входящего слу­жебного письма. Автор старался выдержать их в полном соот­ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Далее (с. 137—140) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, тек­ста (включая эту книгу), где бы не было ошибок, опечаток, описок или повода для замечаний.

Телеграмма. Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи, — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым тек­стом — в разные пункты.

Порядок телеграфной связи установлен Правилами оказа­ния услуг телеграфной связи, утвержденными постановлени­ем Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разде­ляются на следующие категории:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, спосо­бу оформления, подачи или доставки, разделяются на следу­ющие виды:

"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уве­домление телеграфом");

"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с от­меткой "уведомление телеграфом срочное");

"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");

2. Телефонограмма — оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наи­менования учреждений адресанта и адресата: реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема теле­фонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как для служебного пись­ма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об". Например, "Об изменении времени заседаний Со­вета", "О прибытии участников семинара".

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефоног­раммы констатируются факты, побудившие дать телефоног­рамму, во второй — предпринимаемые действия. Телефоног­раммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные блан­ки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма телефонограммы:

3. Факсограмма (телефакс, факс) как способ передачи информа­ции получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор­мата А4 может быть послан с помощью факсограммы. Особых тре­бований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Приведем один из вариантов оформления факса.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:

Справочные данные об организации Должность

И. О. Фамилия

00.00.0000 № 00 Телефон

На № от 00.00.0000 Факс

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ФАКСОГРАММЫ

Должность И. О. Фамилия

(подпись)

Лекция №7