1. Организационно-распорядительные документы и виды
2. Состав реквизитов и схема их расположения
3. Бланк документов
4. Требования предъявляемые к бланочным документам
1. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.5), организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД — наиболее широко используемом виде документации.
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: "Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц" [3].
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
создание организации, предприятия;
реорганизация организации, предприятия;
ликвидация организации, предприятия;
приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
распорядительная деятельность организации, предприятия;
организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:
1. — Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. — код организации;
5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. — код формы документа;
8. — наименование организации;
9. — справочные данные об организации;
10. — наименование вида документа;
11. — дата документа;
12. — регистрационный номер документа;
13. — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. — место составления или издания документа;
15. — адресат;
16. — гриф утверждения документа;
17. — резолюция;
18. — заголовок к тексту;
19. — отметка о контроле;
20. — текст документа;
21. — отметка о наличии приложения;
22. — подпись;
23. — гриф согласования документа;
24. — визы согласования документа;
25. — оттиск печати;
26. — отметка о заверении копии;
27. — отметка об исполнителе;
28. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. — отметка о поступлении документа в организацию;
30. — идентификатор электронной копии документа.
3. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности1.
Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее (см. соответственно пп. 2.1, 2.2).
Бланки документов изготавляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже (п. 3.6).
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 3.2), так и продольного (рис. 3.3) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
4. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету (примеры бланков см. на с. 64, 65, 69).
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органови учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.
При поступлении бланков:
· наименование вида гербового бланка;
· дата поступления;
· номер сопроводительного документа;
· наименование организации — поставщика гербовых бланков;
· количество экземпляров;
· серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:
· наименование вида гербового бланка;
· количество экземпляров;
· серия и номера гербовых бланков;
· наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
· расписка в получении;
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия "организационно-распорядительный документ" и приведите классификацию этого вида документов.
2. Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?
3. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003.
4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки?
5. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?
6. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?
Тема №4. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
1. Требования к оформлению реквизитов , размещаемых на поле углового и продольного штампов.
2. требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
3. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа
1. 01 — Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одноцветном варианте как на геральдическом щите, так и без изображения щита.
Положением о Государственном гербе Российской Федерации предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих докумен-тов. В соответствии с положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительства РФ, Палаты Федерального Собрания и т. д.
Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.
2. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.
Реквизит рекомендуется печатать, отступив от границы левого поля на 32 знака и на 5—6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита "Адресат" размещаются с новой строки от одной вертикали ("флаговый метод").
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
В состав реквизита "Адресат " при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведе-ния и архивного дела
Милютинский пер., д. 7а Москва, Центр, 101000
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат " по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В. А. Бунееву
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
3. Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).
24 — Визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
25.01.2006
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Виза ставится на документе непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документ исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.
Место расположения визы согласования относительно других реквизитов см. на рис. 5.10.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
25.01.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Контрольные вопросы
1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?
2. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".
3. Что может быть включено в состав справочных данных организации?
4. Что собой представляет регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?
5. Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?
6. Опишите варианты утверждения документа и требования к оформлению соответствующего реквизита.
7. Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его оформления?
8. Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?
9. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве России?
10. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?
11. Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?
Лекция №4
Дата: 2019-05-29, просмотров: 318.