Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

1. Организационно-распорядительные документы и виды

2. Состав реквизитов и схема их расположения

3. Бланк документов

4. Требования предъявляемые к бланочным документам

 

1. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.5), организационно-распорядительная документация (ОРД) зани­мает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД — наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядитель­ного документа трактует следующим образом: "Вид письмен­ного документа, в котором фиксируют решение администра­тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, орга­низаций, их подразделений и должностных лиц" [3].

Согласно Общероссийскому классификатору управленчес­кой документации (ОКУД) организационно-распорядитель­ные документы систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных органи­заций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

 

2. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав рекви­зитов организационно-распорядительных документов:

1. — Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. — код организации;

5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. — идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. — код формы документа;

8. — наименование организации;

9. — справочные данные об организации;

10. — наименование вида документа;

11. — дата документа;

12. — регистрационный номер документа;

13. — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. — место составления или издания документа;

15. — адресат;

16. — гриф утверждения документа;

17. — резолюция;

18. — заголовок к тексту;

19. — отметка о контроле;

20. — текст документа;

21. — отметка о наличии приложения;

22. — подпись;

23. — гриф согласования документа;

24. — визы согласования документа;

25. — оттиск печати;

26. — отметка о заверении копии;

27. — отметка об исполнителе;

28. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. — отметка о поступлении документа в организацию;

30. — идентификатор электронной копии документа.

 

3. Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесен­ными на нем набором реквизитов, идентифицирующих авто­ра официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности¹.

Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее (см. соответственно пп. 2.1, 2.2).

Бланки документов изготавляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизво­дят с помощью средств вычислительной техники непосредствен­но при изготовлении конкретного документа. Исключение со­ставляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже (п. 3.6).

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 3.2), так и продольного (рис. 3.3) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных рек­визитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэ­кономить до 20 % площади формата под размещение перемен­ных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адре­са получателя. Угловое расположение также удобно для доку­ментов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утвер­ждения тоже располагается в правом верхнем углу.

 

4. Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведе­нием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфичес­кой продукцией, подлежащей учету (примеры бланков см. на с. 64, 65, 69).

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков производят по заказам ор­ганов государственной власти, иных государственных органови учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовы­ми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором про­ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

· наименование вида гербового бланка;

· дата поступления;

· номер сопроводительного документа;

· наименование организации — поставщика гербовых бланков;

· количество экземпляров;

· серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:

· наименование вида гербового бланка;

· количество экземпляров;

· серия и номера гербовых бланков;

· наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

· расписка в получении;

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия "организационно-распорядительный документ" и приведите классификацию этого вида документов.

2. Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продоль­ным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки?

5. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

6. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

Тема №4. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

1. Требования к оформлению реквизитов , размещаемых на поле углового и продольного штампов.

2. требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа

3. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа

 

1. 01 — Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации по­мещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размещенного на красном геральдическом щите, с тремя корона­ми над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одно­цветном варианте как на геральдическом щите, так и без изоб­ражения щита.

Положением о Государственном гербе Российской Федера­ции предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих докумен-тов. В соответствии с положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять все органы власти, включая Президента РФ, Правительства РФ, Па­латы Федерального Собрания и т. д.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.

2. В качестве адресата могут быть организации, их структур­ные подразделения, должностные и физические лица. При адресо­вании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита "Адресат" пишется в зависимости от ад­ресата и вида документа. Должность получателя и его фами­лия указываются в том случае, если известно, кто именно за­нимается соответствующим вопросом.

Реквизит рекомендуется печатать, отступив от границы ле­вого поля на 32 знака и на 5—6 межстрочных интервалов от ли­нии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита "Адресат" размещаются с новой строки от одной вертикали ("флаговый метод").

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

В состав реквизита "Адресат " при необходимости может вхо­дить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Сло­во "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют спи­сок рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено­вание, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследова­тельский институт документоведе-ния и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а Москва, Центр, 101000

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адре­сат " по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

"Можайские дали"

В. А. Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают фа­милию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

 

3. Согласование документа может проводиться с подчиненны­ми и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и обще­ственными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Со­гласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).

24 — Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей под­пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с со­держанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится на документе непосредственно у границы ле­вого поля документа ниже грифа согласования. Визируется до­кумент исполнителем, ответственными должностными лица­ми, заместителем руководителя организации юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструк­циями). Отказ от визирования не допускается.

Место расположения визы согласования относительно дру­гих реквизитов см. на рис. 5.10.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа.

Контрольные вопросы

1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?

2. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита "Наименование организации".

3. Что может быть включено в состав справочных данных организа­ции?

4. Что собой представляет регистрационный номер документа и ка­ков порядок его оформления?

5. Каковы возможный состав реквизита "Адресат" и требования к его оформлению?

6. Опишите варианты утверждения документа и требования к офор­млению соответствующего реквизита.

7. Каковы назначение реквизита "Резолюция" и порядок его офор­мления?

8. Как оформить реквизит "Заголовок к тексту"?

9. Каковы общие требования к оформлению текста документов и порядок использования языков в официальном делопроизводстве Рос­сии?

10. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения"?

11. Что входит в состав реквизита "Подпись" и каков порядок его оформления?

 

Лекция №4