По документационному обеспечению управления
Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Симферополь

2018


УДК – 651

ББК – 65.9(2)

Рож – 62

 

Рожнятовская И. Р. Опорный конспект практических занятий по документационному обеспечению управления / И. Р. Рожнятовская. – Симферополь АНО «ООВО» «Университет экономики и управления». 2017. – 116 с.

 

 

В учебном пособии отражены основные этапы формирования и развития  системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства; Учебник подготовлен с учетом требований государственного операций документационного обеспечения управления

№ п/п Содержание Стр.
1. Л.№1. Основные понятия в области документирования управленченской деятельности 6
2. Л.№2. Общие правила составления и оформления документов 9
3. Л.№3.Классификация и структура организационно-распорядительных документов 12
4. Л.№4. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой деятельности   18
5. Л.№ 5 .Документация по распорядительной деятельности организаций и предприятий.   22
6. Л.№6. Справочно-информационные документы 25
7. Л.№7.Документация по оперативно- информационному регулированию деятельности организации, предприятия 29
8. ПР№1 Документы по трудовым отношениям 32
9. ПР№2 Порядок ведения трудовых книжек 37
10. ПР№3 Договорно-правовые  документы 40
11. ПР№4 Правила составления и оформления документов 43
12. ПР№5 Организационно-распорядительные документы 55
13. ПР№6 Справочно- информационные документы 64
  14. ПР№7 Учетно-финансовые документы 72




Лекция №1

Тема :. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности.

1. Делопроизводство и его становление в России

2. Документы и его функции

3. Нормативно-правовая база делопроизводства

4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

5. Классификация деловой документации

 

1. Делопроизводством называют отрасль человеческой дея­тельности по разработке и оформлению официальных доку­ментов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с со­зданием документов — записью информации на различных но­сителях в соответствии с установленными требованиями, на­зывается документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются поня­тием документооборот. Деятельность по организации долговре­менного хранения документов (экспертиза ценности докумен­тов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.

Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), который так­же будет применяться в книге.

Делопроизводство ("вершение дел") в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошед­шие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древне­русском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие гра­моты, житийные записи и т. п.). Слово "дело" как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное де­лопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, со­ставлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. На­пример, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей пра­вила адресования документов.

 

2. Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "спо­соб доказательства" в широком смысле. Документ — это материаль­ный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющи­ми ее идентифицировать" [З]1. Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) — обязательный элемент оформления официально­го документа; идентификация означает отождествление (опозна­ние) приведенной информации по реквизитам документа, оформ­ленным в соответствии с установленными требованиями.

Функции документа:

1. информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

2. организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

3. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

4. юридическая функция документ (обладает юриди­ческой силой), поскольку его содержание используется в ка­честве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законода­тельством, компетенцией издавшего документ органа и уста­новленным порядком его оформления. Ряд документов изна­чально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

5. воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный до­кумент воспитывает эстетический вкус управленческого пер­сонала, повышает престиж организации.

 

3. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современ­ной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и ме­тодических документов, регламентирующих вопросы созда­ния, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2).

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес­печению управления оказались рассеянными по многим зако­нодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших зако­нодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установливает обязатель­ность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.), обязал организации всех форм собственности предоставлять со­ответствующую требуемую информацию государственным орга­нам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документиро­вания. В ряде статей ГК установлены требования к содержа­нию устава и учредительного договора, на основании которо­го действуют юридические лица.

Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об об­ществах с ограниченной ответственностью" определяют обя­занности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Рос­сийской Федерации" [18], устанавливающего соответствующие

положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архи­вов со специально уполномоченными государственными орга­нами и учреждениями в области архивного дела, а также ответ­ственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

 

4. Процесс управления характерен разнообразием и повторя­емостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самосто­ятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптималь­ных правил и требований по разработке и оформлению доку­ментов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добро­вольных началах [17]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

 

5. Все документы (документные образования), обращающие­ся на предприятии, в организации, классифицируют по сле­дующим признакам:

По видам деятельности (или назначению) документы подразде­ляются на научно-технические, конструкторские, технологичес­кие, проектно-сметные, нормативные, организационно-распоря­дительные, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, цено­образованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспече­нию и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, тех­нические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологи­ческие и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструк­ции, справки, докладные, объяснительные записки, служеб­ные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платеж­ные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают: пись­менные (рукописные, машинописные, типографские, подго­товленные на множительных аппаратах, электронные), графи­ческие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня яв­ляется бумага.

По месту составления документы подразделяются на доку-менты, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходя­щую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рас­сматривается один вопрос, в сложных рассматривается не­сколько вопросов.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды де­ятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина?

2. Что такое документ и каковы его функции?

3. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?

4. Каково содержание понятий "система документации" и "уни­фицированная система документации"?

5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело­производстве?

6. Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ.

7. Перечислите признаки, по которым классифицируются докумен­ты в организациях.

8. Какие разновидности деловых документов используются в рабо­те организаций?

 

Лекция№2

Тема :. Общие правила составления и оформления документов.

1. Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве.

2. Размер полей деловых документов

3. Способы оформления дат в документах

4. Оформление в документах написания чисел.

 

1. Все виды документов оформляются на бумаге определен­ных размеров — форматов, соответствующего качества (плот­ности и белизны).

ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — до­полнительными1 .

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последую­щие форматы получаются путем деления предшествующего фор­мата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы:

Формат

Размеры, мм

Применение

A3

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105 х148

Разного рода справки

2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей до­кументов. Каждый лист доку­мента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесе­ния пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев использует­ся левое поле размером 30—35 мм. В целях экономного расхо­дования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных доку­ментов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшив­ки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные рабо­ты, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм1. При использовании оборотной стороны листа левое поле дол­жно составлять не менее 10 мм, правое — не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.

При подготовке многостраничных документов вторая и последующие стра­ницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обе­их сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а об­ратные — четными.

 

3. Применяются два способа оформления дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, посколь­ку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, ме­сяц, год. Например: 1 сентября 2005 года — 01.09.2005.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновиднос­тей. На документах со сведениями финансового характера пре­дыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полу­годия и года, то ее написание имеет следующую форму: в ап­реле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в да­тах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999—2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в пери­од 1985 г. 1995-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчет­ный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающих­ся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг.

 

4. В документах встречаются многозначные целые числа, про­стые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и сло­весно-цифровые сочетания, используются порядковые числи­тельные, приводятся обозначения диапазона величин.

При написании многозначных чисел производится группи­ровка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.

Точку в пробелах между группами цифр многозначного чис­ла ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других техничес­ких устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пи­шутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных докумен­тов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифро­вой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо пере­строить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?

2. Какие размеры полей для служебной документации установле­ны ГОСТ Р 6.30-2003?

3. Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

4. Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?

5. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочета­ний, приведите примеры.

 

Лекция№3

Дата: 2019-05-29, просмотров: 313.