Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2025
Симферополь
2018
УДК – 651
ББК – 65.9(2)
Рож – 62
Рожнятовская И. Р. Опорный конспект практических занятий по документационному обеспечению управления / И. Р. Рожнятовская. – Симферополь АНО «ООВО» «Университет экономики и управления». 2017. – 116 с.
В учебном пособии отражены основные этапы формирования и развития системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства; Учебник подготовлен с учетом требований государственного операций документационного обеспечения управления
| № п/п | Содержание | Стр. |
| 1. | Л.№1. Основные понятия в области документирования управленченской деятельности | 6 |
| 2. | Л.№2. Общие правила составления и оформления документов | 9 |
| 3. | Л.№3.Классификация и структура организационно-распорядительных документов | 12 |
| 4. | Л.№4. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой деятельности | 18 |
| 5. | Л.№ 5 .Документация по распорядительной деятельности организаций и предприятий. | 22 |
| 6. | Л.№6. Справочно-информационные документы | 25 |
| 7. | Л.№7.Документация по оперативно- информационному регулированию деятельности организации, предприятия | 29 |
| 8. | ПР№1 Документы по трудовым отношениям | 32 |
| 9. | ПР№2 Порядок ведения трудовых книжек | 37 |
| 10. | ПР№3 Договорно-правовые документы | 40 |
| 11. | ПР№4 Правила составления и оформления документов | 43 |
| 12. | ПР№5 Организационно-распорядительные документы | 55 |
| 13. | ПР№6 Справочно- информационные документы | 64 |
| 14. | ПР№7 Учетно-финансовые документы | 72 |
Лекция №1
Тема :. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности.
1. Делопроизводство и его становление в России
2. Документы и его функции
3. Нормативно-правовая база делопроизводства
4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
5. Классификация деловой документации
1. Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов — записью информации на различных носителях в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.
Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), который также будет применяться в книге.
Делопроизводство ("вершение дел") в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т. п.). Слово "дело" как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей правила адресования документов.
2. Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства" в широком смысле. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" [З]1. Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) — обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.
Функции документа:
1. информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
2. организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
3. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
4. юридическая функция документ (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
5. воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
3. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2).
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" [18], устанавливающего соответствующие
положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.
4. Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах [17]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
5. Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на доку-менты, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды деятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина?
2. Что такое документ и каковы его функции?
3. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?
4. Каково содержание понятий "система документации" и "унифицированная система документации"?
5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
6. Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ.
7. Перечислите признаки, по которым классифицируются документы в организациях.
8. Какие разновидности деловых документов используются в работе организаций?
Лекция№2
Тема :. Общие правила составления и оформления документов.
1. Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве.
2. Размер полей деловых документов
3. Способы оформления дат в документах
4. Оформление в документах написания чисел.
1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными1 .
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы:
Формат
Размеры, мм
Применение
A3
297x420
Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4
210x297
Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5
148x210
А6
105 х148
Разного рода справки
2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
20 — верхнее;
20 — нижнее.
На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесения пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев используется левое поле размером 30—35 мм. В целях экономного расходования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм1. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое — не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.
При подготовке многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные — четными.
3. Применяются два способа оформления дат — цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2005 года — 01.09.2005.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07.
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г.
Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год.
Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999—2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год и десятилетие).
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг.
4. В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.
Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.
Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д.
Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.
Контрольные вопросы
1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
2. Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003?
3. Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
4. Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?
5. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры.
Лекция№3
Дата: 2019-05-29, просмотров: 356.