Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
АНО ООО
«УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ»
И. Р. Рожнятовская
ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ
Лекций и практических занятий
По документационному обеспечению управления
Симферополь
2018
УДК – 651
ББК – 65.9(2)
Рож – 62
Рожнятовская И. Р. Опорный конспект практических занятий по документационному обеспечению управления / И. Р. Рожнятовская. – Симферополь АНО «ООВО» «Университет экономики и управления». 2017. – 116 с.
В учебном пособии отражены основные этапы формирования и развития системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов; изложены проблемы создания и службы делопроизводства; Учебник подготовлен с учетом требований государственного операций документационного обеспечения управления
| № п/п | Содержание | Стр. |
| 1. | Л.№1. Основные понятия в области документирования управленченской деятельности | 6 |
| 2. | Л.№2. Общие правила составления и оформления документов | 9 |
| 3. | Л.№3.Классификация и структура организационно-распорядительных документов | 12 |
| 4. | Л.№4. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой деятельности | 18 |
| 5. | Л.№ 5 .Документация по распорядительной деятельности организаций и предприятий. | 22 |
| 6. | Л.№6. Справочно-информационные документы | 25 |
| 7. | Л.№7.Документация по оперативно- информационному регулированию деятельности организации, предприятия | 29 |
| 8. | ПР№1 Документы по трудовым отношениям | 32 |
| 9. | ПР№2 Порядок ведения трудовых книжек | 37 |
| 10. | ПР№3 Договорно-правовые документы | 40 |
| 11. | ПР№4 Правила составления и оформления документов | 43 |
| 12. | ПР№5 Организационно-распорядительные документы | 55 |
| 13. | ПР№6 Справочно- информационные документы | 64 |
| 14. | ПР№7 Учетно-финансовые документы | 72 |
Лекция №1
Тема :. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности.
1. Делопроизводство и его становление в России
2. Документы и его функции
3. Нормативно-правовая база делопроизводства
4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
5. Классификация деловой документации
1. Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов — записью информации на различных носителях в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.
Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), который также будет применяться в книге.
Делопроизводство ("вершение дел") в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т. п.). Слово "дело" как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей правила адресования документов.
2. Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства" в широком смысле. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" [З]1. Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) — обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.
Функции документа:
1. информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
2. организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
3. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
4. юридическая функция документ (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
5. воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
3. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2).
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" [18], устанавливающего соответствующие
положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.
4. Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах [17]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
5. Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на доку-менты, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды деятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина?
2. Что такое документ и каковы его функции?
3. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?
4. Каково содержание понятий "система документации" и "унифицированная система документации"?
5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
6. Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ.
7. Перечислите признаки, по которым классифицируются документы в организациях.
8. Какие разновидности деловых документов используются в работе организаций?
Лекция№2
Тема :. Общие правила составления и оформления документов.
1. Размер бумаги, применяемый в делопроизводстве.
2. Размер полей деловых документов
3. Способы оформления дат в документах
4. Оформление в документах написания чисел.
1. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными1 .
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов находят применение следующие форматы:
Формат
Размеры, мм
Применение
A3
297x420
Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4
210x297
Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5
148x210
А6
105 х148
Разного рода справки
2. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие требования, касающиеся размеров полей документов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
20 — верхнее;
20 — нижнее.
На практике со ссылкой на технические причины (удобство подшивки, возможность нанесения пометок на левом поле и т. д.) в ряде случаев используется левое поле размером 30—35 мм. В целях экономного расходования бумаги такой размер рекомендуется использовать только для первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов при этом должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, т. е. равняться 20 ммЛевое поле, как было сказано, предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм1. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое — не менее 30 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.
При подготовке многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные — четными.
3. Применяются два способа оформления дат — цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2005 года — 01.09.2005.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает простановку даты в "обратной" последовательности: год, месяц, день, например: 2006.01.07.
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2005 года или 01 сентября 2005 г.
Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: смета на 2005 год.
Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в Iквартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2005 г.; в первом полугодии 2006 г., т. е. слова "год", "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2005 года, в 1995 году, с 1995 по 2001 год, в 1999—2005 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год и десятилетие).
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002учебном году, отчетный 2004/2005 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001-2005 гг.
4. В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин.
При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.
Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.
Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например: 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, и т. д.
Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.
Контрольные вопросы
1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
2. Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-2003?
3. Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
4. Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?
5. Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры.
Лекция№3
Лекция №4
Лекция№5
Лекция №6
Лекция №7
Практическое занятие №1
Образование:
· 1984-1989 гг. - Московская государственная юридическая академия по специальности «Юриспруденция»;
· 1974-1984гг. -гимназия № 56(г. Москва).
Профессиональный опыт:
· с 1998 г. до настоящего времени - заместитель начальника юридического отдела в строительной компании «МИАМ»;
· 1994-1998 гг. - главный инспектор юридического отдела ГНИ № 27 по Юго-Восточному округу г. Москвы;
· 1989-1994 гг. - юрист в финансовой компании «СИБ-ТРАСТ». Дополнительные сведения: владею английским и немецким языками. По требованию могу представить необходимые рекомендации.
16.11.2004 Подпись Р. А. Иванова
3. Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить ус ловия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевремен но и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а ра ботник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены только по со глашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписа ния, если не предусмотрено иное.
Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:
• фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименова ние), место работы;
• дату вступления в силу трудового договора;
• наименование должности, специальности, профессии с указани ем квалификации в соответствии со штатным расписанием или конк ретную трудовую деятельность;
• взаимные права и обязанности работника и работодателя;
4. Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.
Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).
Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.
Приказ по личному составу.
Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.
Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.
В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.
6. Личная карточка — основной документ по учету персонала предпри ятия, который отражает все необходимые сведения о личности работ ника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картоте ку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количе ства работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих темати ческие блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.
Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтвер ждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для во еннообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; до кумента об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных зна ний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов*.
7. Характеристика— официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств работника. В характеристике указы ваются анкетные данные работника, его должность, время работы в дан ной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качест вах, чертах характера и т. д.
Характеристика составляется представителем администрации и под писывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, под писавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
Характеристика и рекомендательное письмо
В ГУП «Производственно-издательский комбинат ВИНИТИ» 09.12.2004
ХАРАКТЕРИСТИКА
Светлова Марина Николаевна работала в ОАО «Издательство "Луч"» с 02.04.2001 по 09.12.2004 в должности старшего корректора. В ее обязанности входило следующее: вычитка отредактированных рукописей, чтение корректурных оттисков, проверка соответствия набранного текста оригиналу, проверка комплектности рукописей, обеспечение унификации и правильности оформления текста и других элементов издания.
8. Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации. Домашний адрес и телефон записываются со слов кандидата или члена (руководителя) совета директоров.
К анкете прилагаются копия диплома или заменяющего его документа и копия свидетельства (письма) кредитной организации, в которой кандидат проходил стажировку, с указанием специализации и сро ка прохождения стажировки. Одновременно в территориальное учреж дение Банка России представляются оригиналы указанных докумен тов для сверки.
В случае заполнения анкеты кандидатом на должность руководителя кредитной организации, главного бухгалтера (заместителя главного бух галтера) кредитной организации, а также руководителя (заместителя руководителя), главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) филиала действующей кредитной организации копия диплома заверя ется кредитной организацией.
В анкете следует указать все места работы и занимаемые должности; дату поступления и увольнения с занимаемой должности; по работе в банковской системе — указать дополнительно характер работы в каж дой должности и причину увольнения (освобождения от занимаемой должности). Сроки работы, место, должность и причины освобожде ния сверяются уполномоченным лицом действующей кредитной орга низации с трудовой книжкой, копия которой заверяется его подписью и печатью кредитной организации.
9. Автобиография — документ, составленный в произвольной форме кандидатом на должность и содержащий изложенные в определенной последовательности сведения об основных этапах его жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть указаны фамилия, имя, отчество, год и место рождения, образование (какие учебные за ведения были окончены, по какой специальности), .трудовая деятель ность, семейное положение, основные сведения о ближайших родствен никах и др.
Автобиография отличается от анкеты тем, что в ней данные отража ются более полно, т. е., например, могут быть указаны причины уволь нения с предыдущего места работы, обосновано желание работать имен но в этой организации и т. п. Автобиография подписывается и датиру ется составителем, хранится в личном деле сотрудника.
10. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:
· заявление о приеме на работу;
· приказ (распоряжение) о приеме на работу;
· анкету; | составляются по взаимному согласию
· автобиографию; ] работника и работодателя
· резюме;
· копии документов об образовании;
· копию документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);
· характеристики или рекомендательные письма;
· трудовой договор;
· аттестационные листы;
· список научных трудов и изобретений;
· приказы (распоряжения) о перемещении работника;
· справки разного рода о данном работнике;
· приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора.
Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.
Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.
Практическое занятие №2
Практическое занятие №3
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №4
ТЕМА , ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
План
1. Классификация документов
2. Основные правила составления текста документов
3.Правила оформления реквизитов документов
4. Основные требования к документам,
изготовленным машинописным способом
Классификация документов.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
- по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Практическое занятие №5
Распорядительные документы
Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации – распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.
Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:
● нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
● конкретные поручения вышестоящих органов;
● осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
● потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Состав распорядительной документации
К распорядительной документации относятся:
● постановления;
● решения;
● приказы;
● распоряжения;
● указания.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.
Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:
1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
2) перечня рассматриваемых в них вопросов.
Рассмотрим эти отличия более подробно.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия).Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:
● единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
● коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).
В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:
8.5. Генеральный директор Общества:
издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…
Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.
Извлечение
из Федерального закона от 26.12.2013 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
(в ред. от 28.12.2010)
Статья 69. Руководитель акционерного общества
2. Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.
Статья 21. Руководитель унитарного предприятия
1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]
Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством.
Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов:
■ Издаваемые единоличным исполнительным органом:
· приказы;
· распоряжения;
· указания;
■ Издаваемые коллегиальным исполнительным органом
· постановления;
· решения.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.
Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?
В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.
Когда издается приказ?
Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа – решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.
Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.
Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие.
Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).
Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).
ПРИМЕР 1
Приказ о подготовке плана выпуска новой продукции
Открытое акционерное общество «МИР»
ПРИКАЗ
15.08.2017 № 56 о/д
Москва
О подготовке
плана выпуска новой продукции
на 2017 год
В целях решения вопросов, связанных с выпуском новых видов продукции в 2015 году в ОАО «МИР» (далее – Общество),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директору по маркетингу Шумскому А.В. подготовить план выпуска новых видов продукции на 2018 год и представить на утверждение генеральному директору в срок до 15 сентября 2018 года.
2. Начальнику секретариата Паркиной А.Н. ознакомить директора по маркетингу Шумского А.В. с настоящим приказом в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Ромашкина А.Ф.
Генеральный директор А.В. Варенников
1. Руководителей структурных подразделений Общества предоставить заявки от каждого структурного подразделения с указанием наименования подписного издания, количества экземпляров и наименования организации, осуществляющей издательскую деятельность, в общий отдел в срок до 1 июня 2015 года.
2. Начальнику секретариата Галкиной А.Н. ознакомить руководителей структурных подразделений Общества с настоящим указанием в течение двух рабочих дней с даты его подписания.
3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на руководителя административного управления Смешкову К.И.
Генеральный директор А.В. Пронкин
■ Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.
Практическое занятие №6
АНО ООО
«УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ»
И. Р. Рожнятовская
ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ
Лекций и практических занятий
Дата: 2019-05-29, просмотров: 198.