Выпущенные из производства готовые изделия сдаются на склад предприятия и документально оформляются. Документы, отражающие выпуск и сдачу готовой продукции, имеют общее назначение, в основном одинаковые реквизиты, и выписываются в двух экземплярах под одним номером. В них указывается цех-сдатчик, склад-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи, учетная цена и количество сданной продукции. Один экземпляр документа находится в производственном цехе, а другой — на складе.

К приемосдаточным документам, как правило, прилагается заключение лаборатории или отдела технического контроля о качестве продукции или делается отметка об этом на самом документе. При этом следует обратить внимание на то, что данные первичных документов о выпущенной продукции должны соответствовать данным журналов оперативного производственного учета.

Отгрузка и отпуск готовых изделий покупателям осуществляется на основании заключенных с ними договоров или непосредственно в процессе свободной торговли. (Приложение 1, 2, 3).

Оперативный учет выполнения договоров о реализации продукции ведет отдел сбыта, который выписывает приказ-накладную. В ней объединяются два документа: приказ складу на отгрузку продукции и накладная на отпуск продукции со склада.

Данные приказа на отпуск продукции заполняет отдел сбыта, а данные о фактическом отпуске — материально ответственное лицо, отпустившее продукцию.

Фактический отпуск продукции со склада оформляют счетом-фактурой (Приложение 4, 5) и товарно-транспортной накладной.(Приложение 6, 7). При доставке продукции покупателям централизованно в получении продукции со складов расписываются работники транспортно-экспедиционной службы.[14]

Иногородним покупателям продукция отгружается железнодорожным, автомобильным или водным транспортом.

При централизованной доставке готовой продукции автомобильным транспортом производственное предприятие может заключить договор на транспортные услуги с автотранспортным предприятием, а последнее — со своими шоферами о материальной ответственности за сохранность продукции. Лицам, осуществляющим централизованную доставку продукции, выдается «Книга регистрации сданных документов» с помещенной в ней доверенностью на право получения продукции для доставки по назначению. Отпуск продукции оформляют товарно-транспортной накладной. Обычно ее выписывают в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя для списания отгруженной продукции со склада; остальные экземпляры, заверенные подписью и печатью грузоотправителя, вручаются водителю.

К товарным документам прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых приводится подробный перечень отгруженной продукции и дается ее характеристика, паспорта и проспекты на конкретные изделия, сертификаты качества продукции и другие документы, обусловленные договором поставки.

Данные расчетных документов ежедневно записывают в ведомость учета и реализации продукции. Оперативный учет отгрузки ведут в отделе сбыта (маркетинга) в специальных карточках, книгах или журналах.

В настоящее время использование средств автоматизации складского хозяйства позволяет получать информацию об остатках готовой продукции, ее движении в разрезе наименований и видов. Полученные ведомости дают возможность отказаться от ведения карточек складского учета и таким образом разработать бескарточную систему учета. При сокращении трудоемкости учетного процесса движения готовой продукции на складе целесообразно проводить выборочные проверки наличия, своевременности оформления движения готовой продукции на любую дату учетного периода по распоряжению руководителя организации. Такие выборочные проверки оформляются актом, в котором отражаются их результаты, с последующим использованием этой информации при инвентаризации запасов готовой продукции.

Сведения, содержащиеся в карточках, обобщаются в оборотных ведомостях или в сальдовой книге (ф. № М-14). По окончании месяца бухгалтерия на основании первичных документов составляет сортовые оборотные ведомости движения готовой продукции по материально ответственным лицам и местам ее хранения.