Для управления предприятием и составления отчетности по труду необходим надлежаще организованный учет количественного и качественного состава работающих — численности по профессиям, специальностям, разрядам, полу, возрасту и другим показателям, а -также использования рабочего времени каждым работником.

Оперативный учет работников малого предприятия ведет лицо, которому данная работа поручена руководителем.

Движение личного состава работников предприятия оформляется типовыми формами первичных документов:

• приказом (распоряжением) о приеме на работу по форме № Т-1 или Т-1 (АСУ);

• приказом (распоряжением) о переводе на другую работу по форме № Т-5 или № Т-5 (АСУ);

• приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска по форме № Т-б или запиской о предоставлении отпуска по форме № Т-6 (АСУ);

• списком на предоставление отпуска по форме № Т-7;

• приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора по форме № Т-8 или № Т-8 (АСУ) и др.

На каждого принятого работника заполняют Личную карточку по форме № Т-2 или № Т-2 (АСУ), на руководящих работников и специалистов — допол­нительно Личный листок учета кадров. На научных работников, кроме пере­численных документов, открывают учетную карточку научного работника по форме № Т-4 или № Т-4 (АСУ).

Впервые принятому работнику оформляют трудовую книжку. Трудовые книжки хранятся на предприятии и выдаются на руки работникам в день их увольнения.

Каждому принимаемому на предприятие работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и во всех документах по заработной плате.

Оперативный учет использования рабочего времени ведут в Табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № Т-12 или Табеле учета использования рабочего времени по форме № Т-13 (Табель учета рабочего времени по форме № 13а). Табеля оформляют табельщики, начальники цехов, мастера, бригадиры и другие лица, которым поручено ведение табельного учета в каждом из структурных подразделений предприятия. В табелях работники группируются по их категориям (рабочие, руководители, специалисты), а внутри категорий — по алфавиту или в порядке табельных номеров.

По каждому работнику в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, дней простоев, неявок (по причинам), недоработанных часов (по причинам). Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений (неявок, сверхурочных, недоработок и т.п.). При этом рабочие дни в табеле отмечают дробью: в числителе — фактически отработанное количество часов, а в знаменателе - число неотработанных, сверхурочных, ночных часов с указанием буквенного или цифрового кода причины (Н — ночные ч' -м работы, С — сверхурочные часы, ОП — опоздания, УХ — преждевременный уход с работы и т.д.). Целосменные невыходы или потери рабочего времени отмечаются одной буквой: Е — выходные и праздничные дни, К — служебные командировки, О — ежегодные и дополни­тельно оплачиваемые отпуска, предусмотренные законодательством, Б — времен­ная нетрудоспособность и т.д. Коды использования рабочего времени являются типовыми, они приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы (утверждена приказом Министерства статистики и анализа Республики Беларусь 19 декабря 1994 г., № 12).

Для оформления аванса в табелях подсчитываются итоги за первую поло­вину месяца и они передаются в бухгалтерию. По истечении месяца табеля закрываются, т.е. в них по каждому работнику (и в целом по табелю) подсчи­тываются: отработанные дни и часы (в том числе сверхурочные, ночные и др.), дни неявок по причинам, недоработанные часы по причинам и другие показа­тели. Табель подписывают: лицо, его составившее, и начальник цеха, отдела, участка. После этого его передают в бухгалтерию. По данным табелей повре­менщикам начисляют заработную плату, проводят анализ использования рабо­чего времени на предприятии, составляют установленную отчетность по труду.

По данным учета численности работников исчисляется ряд показателей, отражаемых в отчетности по труду.