Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

ЧУВАШПОТРЕБСОЮЗ

НОУСПО ЧЕБОКСАРСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ТЕХНИКУМ

 

 

Т.В. КОЗЛОВА

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

 

 

Чебоксары 2012

ЧУВАШПОТРЕБСОЮЗ

НОУСПО «ЧЕБОКСАРСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ТЕХНИКУМ»

 

 

Т.В. КОЗЛОВА

 

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

 

 

для студентов IV курс заочного отделения

специальностей:

 

Экономика, бухгалтерский учет

Коммерция

Технология продуктов общественного питания

Менеджмент

Финансы организации

 

Чебоксары 2012

 

Одобрено на заседании
цикловой комиссии естественно-научных дисциплин

___________________2012 г.

Председатель цикловой комиссии

_____________Т. В. Козлова

Зам.директора по учебно-
методической работе

 

_______________2012 г.

______________И. В. Ерохина

 

 

Учебно-методическое пособие составлено преподавателем Чебоксарского кооперативного техникума Козловой Т. В. в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и подготовки выпускников по различным специальностям и предназначено для студентов четвертого курсов заочного отделения для изучения дисциплины «Информационные технологии в профессиональной деятельности».

В пособие включены основные понятия Информационных технологий в профессиональной деятельности; характеристика, классификация программного обеспечения; технология обработки текстовой информации в MSWord, табличных данных в MS Excel, хранения и поиска информации в СУБД Access, обработки графических изображений, презентационной графики в среде ОС Windows XP; технология обработки информации в документационном обеспечении управления; технология поиска профессиональной информации в справочных правовых системах Гарант и Консультант Плюс, в локальных и глобальных компьютерных сетях. Рассмотрены примеры решения профессиональных задач с применением изучаемых программ с методическими указаниями по их выполнению.

Учебно-методическое пособие может быть использовано преподавателями дисциплины «Информационные технологии в профессиональной деятельности», студентами ССУЗов очной, очно-заочной форм обучения.

 

Учебно-методическое пособие разработано преподавателем математики, информатики и ИТ Козловой Т. В.

 

 

Рецензенты:

Председатель Республиканского Методического Объединения преподавателей информатики ССУЗов Чувашской Республики,
преподаватель Чебоксарского Электротехникума связи

 

В. М. Бакина

Преподаватель информатики Чебоксарского кооперативного техникума

 

Т. Ю. Иванова

 

СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 1. Информация и информатизация 6

Тема 1.1. Информационные технологии (ИТ) в профессиональной деятельности.
Основные понятия 6

Тема 1.2. Техническое обеспечение АИС 8

Раздел 2. Программное обеспечение пк 11

Тема 2.1. Системное программное обеспечение 11

Технология работы с антивирусной программой в среде Windows 13

Тема 2. 2 Прикладное программное обеспечение ПК.
Интегрированный пакет программ Microsoft Office 15

Тема 2.3. Технология обработки текстовой информации 16

Технология создания документа в ТП MS Word 19

Задача 1. Технология создания документа на основе готового шаблона. 21

Задача 2. Технология создания нового шаблона. 21

Задача 3. Технология создания экранных бланков. 21

Тема 2.4. Технология обработки табличных данных 24

Табличный процессор Microsoft Excel 2003 25

Схема обобщенной технологии работы в электронной таблице 27

Задача 1. Использование логической функции «Если» в расчетах 27

Задача 2. Использование надстройки «Подбор параметра» в Excel 30

Тема 2.5. Технология обработки баз данных средствами СУБД ACCESS 30

Понятия: Банк данных, база данных, система управления базами данных 30

Задача. Создание реляционной базы данных в MS ACCESS 32

Схема обобщенной технологии работы в СУБД 38

Тема 2.6. Технология информационно-поисковых систем (ИПС) 38

Тема 3.1. Локальные сети 57

Литература 64

РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАТИЗАЦИЯ

Тема 1.1. Информационные технологии (ИТ) в профессиональной деятельности.
Основные понятия

Основные нормативные акты, регулирующие отношения в информационной сфере:

1. ФЗ от 27.07.2006 № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. ФЗ от 04.07.96 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

3. ФЗ от 23.09.92 № 5323-I «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных».

4. ФЗ от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Информационные технологии (ИТ)– совокупность средств и методов сбора, обработки, хранения и передачи первичной информации для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Новые информационные технологии (НИТ)– ИТ, использующие персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Информационные ресурсы – информация, используемая во всех сферах человеческой деятельности, специально организованная и обрабатываемая на ЭВМ.

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для поддержки принятия решения.

ИС является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению и передаче и обработке информации.

Назначение ИС – повышение эффективности управленческой деятельности с помощью НИТ подготовки и принятия решения; обеспечения процесса управления полной, достоверной, оперативной информацией. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных ИС экономических объектов, т. е. их автоматизацию.

Автоматизированные ИС (АИС) – ИС, использующие компьютерные технологии.

АИС должна отвечать следующим основным принципам:

· окупаемость – затраты на создание системы должны компенсироваться в процессе ее эксплуатации;

· надежность – достигается с помощью надежных технических средств и лицензированных программных продуктов;

· гибкость – подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям;

· системная интеграция – объединение разнородного оборудования и программного обеспечения для решения конкретных задач. Под вертикальной интеграцией понимают объединение ПК одного производителя, под горизонтальной – объединение частей компьютеров разных производителей;

· безопасность – меры обеспечения сохранности коммерческой информации;

· дружественность – система должна быть простой, удобной для освоения, изучения, использования;

· соответствие международным стандартам – для передачи информации должны быть использованы стандартные структуры информации.

Цели внедрения АИС.

Основной целью АИС является автоматизация процессов сбора, передачи, обработки, накопления, защиты и распространения информации на основе интеграции возможностей вычислительных и телекоммуникационных ресурсов путем перехода от использования отдельных ПК к локальным вычислительным сетям в пределах одной организации или к корпоративным вычислительным сетям, объединяющим средствами связи ресурсы разных организаций.

Результатом этого является создание в организациях электронных офисов, автоматизирующих деятельность специалистов, работающих с разнообразной гаммой программных продуктов. Внедрение АИС позволяет решать следующие задачи:

· обеспечение процесса управления полной, достоверной, оперативной информацией;

· оптимизация решения управленческих задач за счет внедрения математических методов, экспертных систем, систем искусственного интеллекта;

· освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

· снижение объемов бумажных документов, переход к электронным документам;

· совершенствование информационных потоков и документооборота.

Операционные системы.

Операционная система (ОС) – это комплекс программных средств, обеспечивающих в ПК или вычислительной системе выполнение других программ, распределение ресурсов, планирование, ввод-вывод и управление данными.

Главной функцией ОС является управление прикладными процессами, памятью и внешними устройствами, интерфейсом пользователя, безопасностью данных. Для решения каждой из перечисленных задач управления ОС имеет специальные блоки:

· монитор, который управляет выполнением задач;

· загрузчик, предоставляющий прикладному процессу необходимые программы;

· супервизор, управляющий процессом, памятью и работой оборудования;

· планировщик, определяющий порядок выполнения задач и распределение ресурсов;

· утилита, которая выполняет сервисные операции.

ОС занимает большой объем, поэтому в оперативной памяти находятся только те ее части, с которыми в данный момент работает процессор (они называются резидентными). Остальные программы располагаются во внешней памяти и переписываются в оперативную память по мере необходимости.

Для каждого типа ПК используется своя ОС. На ПК одного типа могут применяться несколько видов ОС, различающихся своими возможностями, степенью удобства общения с пользователем, способами реализации своих функций и т. д.

MS DOS – однопользовательская система, характеризуется компактностью и эффективной работой с прикладными процессами, файлами и внешними устройствами. Первая версия ОС для ПК IBM PC - MS DOS 1.0 – была создана в 1981 году. В дальнейшем по мере совершенствования компьютеров выпускались новые версии, учитывающие новые возможности ПКIBM PC.

На сегодняшний день на рынке ПО для IBM-совместимых ПК сосуществует несколько семейств ОС. UNIX – одна из старейших и наиболее простых ОС, обладающая большим набором инструментальных систем, используется в суперкомпьютерах, рабочих станциях сети и профессиональных ПК. Различные варианты этой ОС: XENIX, UNIXWARE, SUN-OS, LINUX, BSD.

OS/2 – многопользовательская сетевая ОС, разработана в подразделении Computing Science Research Group американской компании BellLabs (штат Нью-Джерси). Предоставляет широкие возможности обработки не только текстов, но и изображений. В основном предназначена для работы на серверах. Система компании IBM обладает высокой надежностью, многозадачная, однопользовательская, устойчивая, но работать с ней могут только квалифицированные пользователи. Используется в сфере производства, конструкторских бюро, проектных институтах.

JavaOS – специализированная ОС компании Sun, оптимально настроенная для работы с Java-приложениями. Занимает мало места, достаточно надежна, обладает широчайшими возможностями и способна работать на любом устройстве, в котором есть микропроцессор.

BeOS – это одна из самых молодых альтернативных систем, представленных на рынке, которая очень надежна и имеет достаточно привлекательный вид. По своей структуре напоминает Linux.

MacOS – специфическая ОС, работающая только на ПК Mfcintosh. Неудачная маркетинговая политика компании Apple привела к тому, что их компьютеры проиграли борьбу за массовый рынок IBM PC-совместимым ПК.

Мы рассмотрим реализацию системной задачи ОС на примере MS Windows.

Windows представляет собой высокопроизводительную многозадачную и многопоточную ОС с графическим интерфейсом и расширенными сетевыми возможностями.

Она работает в защищенном режиме и предназначена для настольных и переносных компьютеров блокнотного типа (Notebook). Система позволяет более полно использовать потенциал ПК и обеспечивает доступ пользователя к ресурсам сети.

Windows – интегрированная среда, которая обеспечивает эффективный обмен текстовой, графической, звуковой и видеоинформацией между отдельными программами, расширяет возможности использования средств мультимедиа.

Следует выделить 2 основные задачи ОС. Первая задача – интерфейсная – организация связи, общения человека-пользователя с ПК в целом и с отдельными его устройствами – печати, сканирования, передачи данных. Вторая задача – системная – организация взаимодействия всех блоков ПК в процессе выполнения программы, в частности:

· размещение в ОЗУ данных и результатов решения задачи;

· при использовании в программе файлов данных размещение их на диске в соответствии с требованием программы и т. д.;

· своевременное включение в работу различных блоков и устройств ПК по требованию программы.

Таким образом, при выполнении программы ОС играет роль диспетчера вычислительного процесса.

Утилиты — программы вспомогательного назначения, служебные программы, выполняющие различные полезные для пользователя операции, например, дисковые уплотнители данных, программы для защиты и восстановления данных в ПК, оптимизирующие программы и многие другие. Утилиты часто объединяют в пакеты (напр.,Norton Utilities).

Драйверы - являются важным классом системных программ. Они расширяют возможности ОС, например позволяют ей рабо­тать с тем или иным внешним устройством, обучая ее новому протоколу обмена данными и т. д. Так, первые попавшие в нашу страну версии операционных систем DOS, Windows и OS/2 были английскими и не поддерживали ввод русских букв с клавиату­ры. Для устранения этого недостатка были созданы специальные драйверы клавиатуры.

Драйверы обычно входят в комплект поставки ОС. В процессе установки ОС активизируются те драйве­ры, которые нужны для поддержки устройств и функций ОС, указанных пользователем.

Программы-оболочки. Они обеспечивают более удобный и нагляд­ный способ общения с компьютером, чем штатные средства ОС. Примерами подобных программ являются файловые менеджеры Total Commander, FAR.

Средства контроля и диагностики обеспечивают автоматиче­скую проверку функционирования отдельных узлов ЭВМ, поиск ошибок в их работе.

Система программирования позволяет разрабатывать програм­мы на языках программирования. Языками программирования на­зываются формальные языки связи человека с ЭВМ, предназна­ченные для описания данных (информации) и алгоритмов (программ) их обработки на компьютере. Внутренний (машинный) язык любой ЭВМ — цифровой, слова в нем записываются в дво­ичных кодах, в виде последовательности нулей и единиц.

Транс­ляторы и интерпретаторы — комплекс программ, обеспечиваю­щий автоматический перевод с алгоритмических языков в ма­шинные коды.

Вставка кнопки-флажка.

Чтобы вставить кнопку-флажок, нужно щелкнуть по кнопке Флажок на панели инструментов Формы и в ячейке появится затемненная кнопка — флажок. С по­мощью клавиши Tab перейдите в ячейку следующего стол­бца и введите нужный текст. Если необходимо вставить еще одну кнопку-флажок, нужно установить курсор в первой ячейке следующей строки, щелкнуть по кнопке Флажок на панели инструментов Формы. В ячейке появится кнопка-флажок.

Защита бланка.

При заполнении экранного бланка пользователь может случайно его испортить, поэтому следует защитить бланк. Для этого щелкните на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

Если больше не нужна панель инструментов Формы, то ее можно убрать, Для этого в меню Вид выберите ко­манду Панели инструментов, в появившемся под­меню щелкните на строке Формы.

Заполнение экранного бланка

В меню Файл выберите команду Создать. Далее выберите шаблон бланка и можно приступить к его заполнению. Переходить от одного поля к другому можно с помо­щью клавиши Tab. Если бланк защищен, то ячейки, не со­держащие полей, будут недоступны.

Табличные процессоры (ТП).

Табличный процессор — это прикладное программное обес­печение для создания, изменения и печати различных таблиц. Такая программа используется для управления электронной таблицей — компьютерным эквивалентом обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов (текст, числа, даты, формулы и т.д.).

Особенностью электронных таблиц является то, что струк­турирование информации в них начинается непосредственно на этапе ввода данных, так как они привязываются к структурным элементам таблиц (ячейкам). Главное их достоинство — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных фор­мульными зависимостями, при изменении значения любой ячейки.

Табличные процессоры позволяют не только создавать, редак­тировать и выводить на печать таблицы, они, как правило, обла­дают мощными вычислительными возможностями: позволяют производить экономические, математические, логические, статисти­ческие и прочие расчеты. Кроме того, такие мощные программы, как Microsoft Ехcel, могут строить всевозможные графики, диаг­раммы и т.п. Это особенно удобно в тех случаях, когда нужно наглядно представить определенную информацию, то есть на пре­зентациях, в отчетах и аналогичных документах.

Табличные процессоры позволяют использовать информацию, созданную не только в них самих, но и в прочих програм­мах. Например Microsoft Excel позволяет осуществлять экспорт/импорт данных из других программ интегрированного пакета Microsoft Office: Word, Access, PowerPoint и т.д. Все это делает табличные процессоры очень удобными в работе современных специалистов.

Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире. Они используются для проведения однотип­ных расчетов над большими наборами данных и автоматизации итоговых вычислений, проведения анализа с использованием ме­ханизмов поиска и сортировки данных, построения диаграмм и графиков по имеющимся данным и др. Кроме того, большинство табличных процессоров позволяет подстраиваться под запросы пользователей (путем создания пользователями своих макросов).

Первый табличный процессор назывался Visual Calc Затем его основные идеи были усовершенствованы, и на рынке про­граммных продуктов появились следующие поколения подобных программ: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Super Calc, Microsoft Excel.

Современнее табличные процессоры имеют широкие функци­ональные возможности, которые обеспечивают удобство и про­стоту работы пользователя:

· многовариантность выполнения операций (практически все операции обработки могут быть выполнены несколькими способами, при этом задача пользователя состоит в выбо­ре наиболее удобного варианта);

· быстрый доступ к наиболее часто используемым в конкрет­ной ситуации функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню;

· быстрый доступ к различным командам с помощью пане­лей инструментов;

· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы, например, разбить экран на несколько окон, за­фиксировать заголовки строк и таблиц и т.д.;

· возможность создания шаблонов рабочих листов, которые используются для создания бланков писем, факсов, различ­ных фирменных документов;

· возможность оформления рабочих листов — их формати­рования, осуществляемого как вручную, так и с помощью встроенных вариантов оформления таблиц;

· наличие встроенных функций, используемых для работы с базами данных и списками, для работы с датами и времен­ными значениями, функции для инженерных расчетов, ма­тематические, финансовые, текстовые, логические и дру­гие функции;

· возможность выполнения функции базы данных —запол­нение таблиц аналогично заполнению базы данных, сорти­ровку данных, обработку запросов к базе данных, созда­ние сводных таблиц;

· возможность построения различного типа диаграмм, придав им самое разное оформление;

· возможность проведения статистического анализа;

· Наличие встроенного языка программирования макроко­манд, применение которых упрощает работу с табличным процессором и расширяет список его собственных команд.

Встроенные функции.

Часто в вычислениях приходится использовать формулы, содержащие функции. Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных функций, которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата и времяи другие.

Логические функции. Позволяют выбрать то или иное решение в зависимости от того, выполняется или нет какое-либо условие (условия). Основные логические функции ЕСЛИ бывают простая и сложная: И, ИЛИ, НЕ.

Финансовые функции. Табличный процессор MS EXCEL обладает большими возможностями для различных экономических расчетов, в том числе с использованием встроенных функций. По типу решаемых задач функции распределены по категориям. Для экономических, финансовых расчетов используются функции категории Финансовые. К ним относятся функции:

· для расчетов по кредитам, займам и оценкам инвестиций;

· для анализа ценных бумаг;

· для расчета амортизационных платежей;

· вспомогательные функции.

Виды и модели баз данных

База данных и СУБД имеют многоуровневую архитектуру. Соответственно различают три уровня представления данных:

· концептуальный уровень соответствует логическому аспек­ту представления данных;

· внутренний уровень (уровень реализации), отображает тре­буемую организацию данных в среде хранения и соответствует физическому аспекту представления данных (на внешних носителях);

· внешний уровень (уровень конечного пользователя) поддер­живает частные представления данных, необходимые кон­кретным пользователям (задаются экранные формы, дос­туп к данным, режимы обработки). В некотором смысле это самый главный уровень, так как именно с ним работает пользователь, воспринимающий данные как совокупность некоторых взаимосвязанных полей, представленных в удоб­ном для работы виде.

Основная задача проектирования базы данных состоит в устранении необходимости переделывания созданной структуры по мере развития системы. Для ее решения создается комплекс взаимосвязанных моделей данных. Важнейшим этапом проекти­рования является разработка информационно-логической моде­ли, которая отражает предметную область в виде совокупностей информационных объектов и их структурных связей. Впослед­ствии строится физическая модель и осуществляется проектиро­вание представления данных для пользователей (внешняя модель).

Модель должна быть разработана таким образом, чтобы быть по возможности стабильной. Известны три основные модели данных:

· иерархическая модель предполагает организацию данных в виде древовидной структуры (например, административ­ная структура страны: государство — округ — область — город—район). На самом верхнем уровне структуры на­ходится корень дерева (единственный —-государство), не имеющий вышестоящих узлов. Остальные узлы (порожден­ные) связаны между собой и всегда имеют исходный узел, Находящийся выше;

· сетевая модель предполагает организацию данных в виде сетевой структуры, когда любой элемент может быть свя­зан с любым другим элементом. Недостатком обеих пере­численных структур является то, что при добавлении но­вых вершин или установлении новых связей возникают проблемы потерн части данных;

· реляционная модель (от слова relation — отношение) предполагает использование, двумерных таблиц (отношений), связь между которыми осуществляется посредством значе­ний одного или нескольких совпадающих полей. При этом каждая строка таблицы уникальна, что обеспечивается использованием ключей, содержащих одно или несколько полей таблицы.

Эволюция СУБД прошла путь от систем, опиравшихся на иерархическую и сетевую модели данных, до реляционных сис­тем четвертого поколения, для которых характерен объектно-ори­ентированный подход и централизованная организация данных.

В централизованной базе данных обеспечивается простота управления, улучшенное использование данных на местах при выполнении дистанционных запросов, одновременность и мень­шие затраты на обработку.

Распределенная база данных предполагает хранение и управ­ление данными в нескольких узлах и передачу данных между ними в процессе выполнения запросов. На разных компьютерах могут храниться не только различные таблицы, но и разные фрагменты одной таблицы. При этом для пользователя не имеет значения, как организовано хранение данных.

Централизованные базы данных с сетевым доступам реали­зуются на базе двух архитектур:

· архитектура «файл-сервер» предполагает выделение од­ной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов), на которой хранится совместно используемая централизо­ванная база данных. Остальные машины сети исполняют роль рабочих станций, на которых, в основном, и произво­дится обработка данных, получаемых в виде файлов базы данных в соответствии с пользовательскими запросами;

· архитектура «клиент-сервер» стали стандартом для совре­менных СУБД, когда сервер владеет и распоряжается ин­формационными ресурсами системы, а клиент пользуется ими. Центральная машина (сервер базы данных) помимо хранения базы данных обеспечивает выполнение основно­го объема обработки данных. Запрос клиента (рабочей стан­ции) порождает поиск и извлечение данных но сервере, ко­торые затем транспортируются по сети к клиенту (в отли­чие от передаваемых файлов в предыдущей архитектуре).

С использованием формы

Без использования формы

 

На основе запросов

На основе программы

 

Вывод информации из БД

 

 

С использованием отчетов

Без использования отчетов

 

 

Обзор рынка СПС в России

В настоящее время на рынке СПС работает достаточно много компаний – разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

1. «КонсультантПлюс» (АО «КонсультантПлюс»)

2. «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»)

3. «Кодекс» (Центр компьютерных разработок)

4. «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ)

5. «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

6. «Референт» (ЗАО «Референт-Сервис»)

Порядок работы с СПС

1.

1. Формирование запроса на поиск: по реквизитам, по тематике, по ключевым словам, по контексту, комбинированный поиск.

2. Работа с полученным списком документов:

§ сортировка, фильтрация списка;

§ объединение и пересечение списков;

§ поиск в текущем списке;

§ сохранение списка в файл, печать.

3. Работа с текстом:

· гипертекстовые переходы по ссылкам;

· просмотр списков респондентов и корреспондентов;

· просмотр справки к документу;

· контекстный поиск;

· установка закладок;

· перенос в текстовый редактор для дальнейшего редактирования;

· сохранение документа или текстового фрагмента в файл, печать;

· создание тематических подборок документов в виде пользовательских папок, обмен папками между различными пользователями.

Главные новшества

1. Базовый поиск.

2. Новый интерфейс.

o Новое основное меню.

o Обновленные панели инструментов.

o Панель задач.

3. Построение списков похожих документов.

Правовая поддержка онлайн

1. Перенос значений из поиска по реквизитам в карточку отправки запроса в службу Правовой поддержки онлайн.

2. Проверка статуса подключения к службе Правовой поддержки онлайн.

3. Графическое оформление бланка для распечатки консультаций.

Общие улучшения

1. Более наглядные иконки уведомлений о важных событиях (изменении документов на контроле и получении новых ответов службы Правовой поддержки онлайн.).

2. Сортировка объектов в папке Мои документы.

3. Наглядное оформление активных и неактивных вкладок.

4. Наглядная индикация занятости системы.

5. Переименование вида информации.

 

Понятие и задачи ИДОУ.

Информационно- документационное обеспечение управления (ИДОУ) – включает в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.

Документ многофункционален. Его главное назначение – запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда – это создание документов, т.е. фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. ПК становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или часть света. Коммуникативная функция, т. е. передача документа на расстояние – это второе направление использования ПК.

Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения – третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

Четвертая задача – сохранение и быстрый поиск информации, т. е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике – все это достигается путем создания электронного архива.

Для решения вышеуказанных задач используется следующее ПО:

1. Операционная система (ОС) – MS Windows / NT / 2000 / XP /VISTA…

2. Текстовые процессоры – MS Word и др.

3. Табличные процессоры (Электронные таблицы) – MS Excel и др.

4. Системы управления базами данных (СУБД) – MS Access и др.

5. Коммуникационные программы для работы с факсами, обмена сообщениями и доступа в Интернет – Internet Explorer.

6. Утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу ПК и предотвращающие сбои в работе)/

7. Электронные словари и переводчики – при работе с текстами на иностранных языках;

8. Программы оптического распознавания текстов для ввода документов в ПК с использованием сканера – OCR (Optical Character Recognition System - преобразования образа машинописного бумажного документа в символьное представление).

Циркулярная рассылка

Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией большой группе адресатов, отличающихся только адресатом и обращением, например, приглашение на конференцию, уведомления, и т. п. В этом случае используется функция «слияния» документов. Сначала готовится основной документ. В нем предусматривается место для переменной информации (например, обращения). Эта переменная информация может содержаться в базах данных (СУБД ACCESS или EXCEL). В каждой строке такой таблицы перечислены все сведения, которые могут быть включены в конкретный документ. Например,

Обращение

Имя

Фамилия

Организация

Адрес

Город

Индекс

Раб Тел

Уважаемый

Иван

Иванов

ОО «Заря»

Ул.Зорге

Москва

117125

1234567

 

 

Когда такая таблица готова, запускается процесс слияния и Word печатает готовые письма в заданном количестве, автоматически вставляя в заданные места текст из соответствующих столбцов таблицы.

Особенно удобно это в случае массовой рассылки факсимильных сообщений с помощью факс-модема, поскольку не требует распечатки документа на бумаге и позволяет осуществлять массовую рассылку с минимальными затратами.

Растровые изображения

Растровое изображение представляет собой сетку, или растр, ячейки которой называются пикселами. Каждый пиксел в рас­тровом изображении имеет строго определенное положение и цвет (цветовое значение); любой объект интерпретируется про­граммой как набор окрашенных пикселов. При обработке рас­тровых изображений редактируются не конкретные объекты и контуры, а составляющие их группы пикселов.

Растровые изображения обеспечивают достаточно высокую точность передачи градаций цветов и полутонов, поэтому они являются оптимальным средством представления тоновых ори­гиналов, таких, как фотографии. Качество растровых изобра­жений напрямую зависит от разрешающей способности обору­дования — иными словами, для их представления всегда ис­пользуется фиксированное число пикселов. Это означает, что некорректная обработка такого изображения — например, произвольное изменение его размера или печать с более высо­ким разрешением — может привести к тому, что на оттиске мелкие детали будут потеряны, а границы объектов получатся неровными.

Форматы растровых графических файлов:

BMP – Bit MaP image – используется в ОС Windows, поддерживается многими графическими редакторами, в том числе редактором Paint, рекомендуется для хранения и обмена данными с другими документами;

TIFF – Tagged Image File Format – поддерживается всеми основными графическими редакторами и компьютерными платформами. Включает в себя алгоритм сжатия без потерь информации. Рекомендуется для использования с издательскими системами.

GIF – Graphics Interchange Format – поддерживается приложениями для различных ОС. Включает в себя алгоритм сжатия без потерь информации, позволяющий уменьшить объем информации в несколько раз. Рекомендуется для хранения изображений, создаваемых программным путем (диаграмм, графиков и т. д.) и рисунков (типа аппликации) с ограниченным количеством цветов (до 256). Используется для размещения графических изображений на Web-страницах в Интернете.

PNG – Portable Network Graphic – аналогичный формату GIF. Рекомендуется для размещения графических изображений наWeb-страницах в Интернете.

JPEG – Joint Photographic Expert Group – реализует эффективный алгоритм сжатия для отсканированных фотографий и иллюстраций. При этом объем файла уменьшается в десятки раз, но приводит к необратимой потере части информации. Поддерживается приложениями для различных ОС. Используется для размещения графических изображений на Web-страницах в Интернете.

Векторные изображения

Векторные изображения формируются на основе математиче­ских линий (прямых и кривых), называемых векторами. В этом случае внешний вид изображения определяется геометрически­ми характеристиками векторов. Например, нарисовав в вектор­ной программе круг радиусом в один дюйм, вы можете произ­вольно перемещать этот круг, изменять его цвет и размеры — программа будет выполнять все преобразования исходя из фор­мы объекта, причем качество изображения будет оставаться не­изменным.

Векторные изображения не зависят от разрешения — иными словами, они не определяются с помощью фиксированного ко­личества пикселов и на любом оборудовании всегда воспроизво­дятся с максимально возможным качеством. Векторные програм­мы являются наилучшим средством для создания шрифтовых (особенно с использованием мелких кеглей) и высокоточных графических объектов, например, логотипов, для которых прин­ципиально важное значение имеет сохранение четких, ясных контуров независимо от размера изображения.

Заметим, что экран компьютера представляет собой растро­вую сетку, поэтому как битовые, так и векторные изображения воспроизводятся на нем с помощью пикселов. Для отображения на экране векторные программы представляют все объекты в виде наборов пикселов.

Форматы векторных графических файлов:

WMF – Windows MetaFile – универсальный формат для Windows-приложений. Используется для хранения коллекции графических изображений Microsoft Clip Gallery.

EPS - Encapsulated PostScript - поддерживается приложениями для различных ОС. Рекомендуется для печати и создания иллюстраций в настольных издательских системах.

CDR – CorelDraw – используется в системе обработки векторной графики CorelDraw.

Программы рисования

Программы рисования используются в качестве дополни­тельных компонентов к программам полиграфии, анимации, презентации. Художникам, работающим на компьютере, навер­няка будет интересен растровый графический редактор FractalDesign Painter. В нем имитируется работа инструментов: кисти, карандаша, пастели. Для большего удобства рекомендуется ис­пользовать планшет. Программа позволяет передавать множест­во цветовых эффектов, использовать фильтры Photoshop. Функ­ции редактора Fractal Design Painter аналогичны функциям Painter, но получаемые изображения векторные. Для создания векторных иллюстраций широко применяют программу Macromedia Freehand. Ее отличительная черта — возможность вносить изменения в изображение в режиме предварительного просмотра. Предусмотрено также применение разнообразных средств, в результате чего достигаются эффекты прозрачности, трехмерности, многоцветных градиентных заливок.

Программы верстки

Компьютерная верстка — объединение текста и графическо­го изображения — заключительный этап допечатного дизайна. Программы верстки используются при подготовке к изданию буклетов, каталогов, газет, журналов, книг, т. е. той печатной продукции, в которой преобладает текстовая информация. Наиболее популярна программа верстки — Adobe PageMaker.Программа позволяет создавать шаблоны страниц на основе существующих файлов, сохранять документы для WWW-серверов формате HTML.

Компьютерные презентации.

Компьютерные презентации являются одним из типов мультимедийных проектов. Компьютерные презентации часто применяются в рекламе, при выступлениях на конференциях и совещаниях, они могут также использоваться на уроках в процессе объяснения материала учителем или докладов учащихся, в проектной деятельности группы студентов, и т.д. В некоторых случаях презентацию запускают в автоматическом режиме, и она повествует о чем-то без участия человека. Автоматический режим презентации часто используют во время проведения различных выставок.

Презентация состоит из электронных страниц, которые кроме текста могут содержать также мультимедийные объекты. Электронные страницы презентации называются слайдами.

В процессе просмотра компьютерной презентации могут реализовываться различные последовательности представления слайдов. Для осуществления различных вариантов переходов между слайдами используются либо управляющие кнопки, либо гиперссылки.

MS PowerPoint является офисным приложением, которое предназначено для создания презентаций.

Тема 3.1. Локальные сети

Локальная сеть создается, как правило, для совместного использования (в пределах одной организации, фирмы) ресурсов ЭВМ или данных. Например, для коллективного использования дорогостоящих периферийных устройств — лазерных принтеров, графопостроителей и т. д., для коллективного пользования некоторой базой данных или архивов. Она может использоваться даже просто для передачи текстовых сообщений между коллегами-пользователями. Пользователь сети имеет возможность, работая со «своей» ЭВМ, обратиться к любому файлу или к программе на диске другой машины, если, конечно, в сети (для этой ЭВМ) не принято специальных мер ограничения такого доступа. Итак, локальная сеть — это компьютерная сеть, в которой ЭВМ расположены на небольшом расстоянии друг от друга, при этом не используются средства связи общегопользования (типа телефонных каналов). Эту формулировку можно рассматривать как нестрогое определение локальной сети.

С технической точки зрения локальная сеть есть совокупность ПЭВМ и каналов связи, соединяющих компьютеры в структуру с определенной конфигурацией, а также сетевого программного обеспечения, управляющего работой всей сети. Кроме того, большинство сетей требуют установки в каждую ПЭВМ интерфейсной платы (сетевого адаптера) для организации связи ПЭВМ с сетью.

Тема 3.2. Глобальные сети

Глобальная компьютерная (телекоммуникационная) сеть – объединение многих ЛВС и отдельных компьютеров, находящихся на больших расстояниях друг от друга.

Интернет – это: всемирная компьютерная сеть, объединяющая многие ЛВС, РВС, КВС, или, Метасеть, состоящая из многих сетей, которые работают согласно протоколам TCP/IP, объединены через шлюзы и используют единое адресное пространство и пространство имен (Джон Квотерман).

Электронная почта

Электронная почта (E-mail) – это наиболее распространенный и наиболее простой вид сервиса, предоставляемый сетями ЭВМ - система обмена электронными письмами в компьютерных сетях. Каждый клиент электронной почты получает адрес своего «почтового ящика».

Сообщение, посылаемое по сети, как и обычное письмо, содержит адрес получателя и информацию об отправителе. Текст сообщения может содержать и файл данных. Сообщение, посланное электронной почтой, через какое-то время, возможно, даже значительное, окажется в ЭВМ (в «почтовом ящике») адресата, который прочитает сообще­ние тогда, когда сочтет нужным.

Всемирная паутина (World Wide Web, WWW, 3W)

World Wide Web – это распределенная информационная система (Всемирная паутина) с гиперсвязями, существующая на технической базе Internet. WWW — наиболее удобное средство непосредственного доступа к информации, размещенной вInternet.

Гипертекст – это способ организации текстовой информации, внутри которой установлены смысловые связи (гиперсвязи) между ее различными фрагментами.

Гипермедиа – организация гиперсвязей, при которых роль ссылок может выполнять не только текст, но и рисунок, фотография и прочие объекты.

WWW работает с мультимедийным документом, т. е. с документом, который включает информацию, представленную в виде текста, зву­ка, трехмерных изображений и т. л. Такой документ называется «страницей» (Web-страницей), он имеет фиксированную структуру. Вся информация, с которой работает WWW, представляется в виде Web-страниц. Каждая страница имеет уникальный адрес в Сети — URL. Любая информация, которую какая-либо фирма или организация желает сделатьобщедоступной через WWW, должна быть оформлена в виде Web-страницы.

Web-страница – гипермедийный документ/ документ формата HTML, содержащий тексты, рисунки, фотографии, мультимедиа. Это наименьшая информационная единица WWW. Каждая страница имеет свое уникальное имя.

Страницы хранятся на ЭВМ, называемых Web-серверами, которые «вооружены» специальным комплексом программ и являются частью Internet. Владельцем такой ЭВМ может быть любая фирма. С аппаратной точки зрения WWW — совокупность связанных Web-серверов.

Web-сервер – подключенный к сети компьютер, хранящий Web-сайты и Web-страницы.

Web-сайт или Web-узел – группа взаимосвязанных Web-страниц, принадлежащих определенной организации или человеку и связанных между собой по содержанию.

HTTP – протокол передачи гипертекстовых документов.

HTML – язык разметки гипертекста, язык создания гипермедийных документов.

URL – универсальный указатель ресурсов, включает в себя:
сетевой протокол:// доменное имя или IP-адрес сервера/ путь к файлу/ имя файла. Например, http://rio.chuv.ru/schools/school1/index.htm, ftp://ftp.cuteftp.com/pub/cute4232.exe.

Web-клиент / Браузер – программа на клиентском ПК для доступа к информационным ресурсам Всемирной паутины.

Самые популярные браузеры: Internet Explorer, Netscape Communicator, Opera, Mozilla. Современные браузеры интегрировали в себе функции электронной почты, телеконференций и др.

Работа с WWW.

WWW работает по принципу «клиент — сервер». По запросу клиента осуществляется связь его с одним из Web-серверов, который возвращает ему Web-страницу информации, после чего указанная связь с клиентом приостанавливается до следующего запроса. Об изменении информации или поступлении новой Web-сервер не уведомляет клиента. Связь с Web-сервером осуществляется при помощи специальной программы — Web-браузера (от англ. «browse» — просматривать). Существует основная такая программа — Microsoft Explorer.

Однако на простом чтении Web-страницы сервис WWW не заканчивается. Как правило, на странице содержатся термины, фразы, рисунки, нуждающиеся в разъяснениях. И такие разъяснения приводятся, но на других Web-страницах. Чтобы вывести на экран Web-страницу, поясняющую подобный элемент (слово, фразу, рисунок), достаточно установить курсор мыши на этот элемент и щелкнуть кнопкой. Элементы страницы, сопровождаемые пояснениями, выделяются в тексте иным цветом или подчеркиванием и называются гипертекстовыми ссылками. Отличить их можно даже по тому, что курсор, попадая на них, превращается в «ладошку». При помощи ссылок из 2-й страницы можно вызвать 3-ю, из 3-й — 4-ю и т. д., пока не дойдем до конечной. С одной Web-страницей может быть связано несколько поясняющих ее страниц (2-го уровня). Для каждой из них также могут существовать поясняющие страницы — это уже будут страницы 3-го уровня и т. д.

Так, с начальной Web-страницей может быть связано целое дерево разъясняющих страниц, каждая из них имеет свой адрес, но для нахождения нужной информации достаточно знать адрес первой страницы.

В WWW существуют справочные системы для нахождения необходимой информации. По аналогии с телефонным справочником существуют справочники по Internet -желтые страницы». Периодически в журналах публикуются каталоги Web-страниц, таких страниц сейчас более 23 тыс. — по всем отраслям знаний. Но проще всего пользоваться поисковыми системами в самой Internet. Из российских это «Rambler», «Yandex» и пр. Из зарубежных наиболее популярны «Yahoo» и «Lycos».

 

 

Internet в России.

В условиях России подключение пользователей к Internet осуществляется через региональные или национальные сети, действующие на территории России, но имеющие связь с Internet, напрямую или через провайдеров. Последние в зависимости от своих возможностей предоставляют пользователям разные виды услуг.

Практически все зарубежные организации, способствующие бизнесу, как государственные, так и общественные, ведущие торговые фирмы с удовольствием открывают круглосуточный бесплатный доступ к своим «представительским» ЭВМ, — своим Home Page. Home Page — это Web-страницы, рассказывающие об их владельце. На них размещают разнообразные информационно-рекламные материалы (от чисто рекламных до технической поддержки).

Аналогичные Home Page открыты ведущими финансовыми, фондовыми и консультационными институтами — на них размещены аналитические материалы, подборки новостей, сводки финансовых и фондовых торгов для макси­мального информирования деловой общественности о своей деятельности. Ведущие информационные агентства и средства массовой информации предоставляют доступ к своим материалам (новостям, статьям, дайджестам и т. п.).

Последнее время популярной стала услуга — организа­ция виртуального сервера. Провайдер выделяет дисковое пространство клиенту на своем сервере и помогает размес тить и оформить на нем всю информацию, которую пользователь желает выставить, — это называется виртуальный сервер.

На одном физическом сервере можно создать несколько виртуальных серверов, каждый со своим уникальным именем.

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Е. В. Филимонова Информационные технологии в профессиональной деятельности. – Ростов н/Д: Феникс, 2008.

2. В. Ф. Ляхович, С. О. Крамаров Основы информатики. – Ростов н/Д: Феникс,2007.

3. Сергеева И. И., Музалевская А. А., Тарасова Н. В. Информатика. –М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006.

4. Информационные технологии (для экономистов) /под ред. А.К. Волкова. – М.: ИНФРА-М, 2001.

5. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2002.

6. Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере. – М.:ЗАО «Бизнес-школа», 1999.

7. Кураков Л. П., Лебедев Е. К. Новые информационные технологии. –Чебоксары: Изд-во Чуваш. ун-та, 2000.

8. Макарова Н.В. Информатика.– М.: Финансы и Статистика, 2000.

9. Семакин И. Г. , Вараксин Г. С. Информатика. Структурированный конспект базового курса. – М.: Лаборатория Базовых знаний, 2001.

10. Симонович С. Информатика для юристов и экономистов. – СПб: Питер, 2001.

11. Угринович Н. Информатика и Информационные технологии. – М.: ЛБЗ, 2003.

12. Шафрин Ю. Азбука компьютерных технологий. – М.: Издательство Института Психотерапии, 2001.

13. Экономическая информатика /под ред. П.В. Конюховского, Д.П. Колесова. – СПб: Питер, 2001.

 

 

ЧУВАШПОТРЕБСОЮЗ

НОУСПО ЧЕБОКСАРСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ТЕХНИКУМ

 

 

Т.В. КОЗЛОВА

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

 

 

Чебоксары 2012

ЧУВАШПОТРЕБСОЮЗ