Объем документооборота ООО «Автопробег» и его основные параметры приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 Параметры документооборота ООО «Автопробег»
Параметры | Значение |
Товарных позиций | до 350 |
Позиций в чеках | 15-60 |
Позиций в Заказе поставщику/ Приходной накладной | 25-35 |
Позиций в Заявке покупателю/ Расходной накладной | 25-35 |
Позиций в Заявке на перемещение/Накладной на перемещение | 35-50 |
Создаваемых документов (в сутки) | 1900 |
Сотрудников, одновременно работающих в системе | более 45 |
Баз данных | 3 |
Аппарат управления осуществляет управление договорами, единой справочной системой, ценовой политикой, нормативами складских запасов, контролирует работу филиалов, разрабатывает общую концепцию развития общества, анализирует, планирует, утверждает и контролирует финансово-экономические показатели работы структурных подразделений. В задачи офиса входит контроль за магазином и складом, планирование и осуществление своевременных закупок, утверждение заявок на поставку продукции от магазина, планирование и контроль взаиморасчетов с контрагентами, контроль финансово-экономических показателей работы. Магазин осуществляет торговую деятельность в соответствии с установленными и утвержденными правилами работы подразделений.
Время выполнения некоторых операций приведены в таблице 1.3.
Тип документа | Строк в документе | Выполняемая операция | Время выполнения операции, мин. | ||
Среднее | min | max | |||
Накладная на перемещение | 70-100 | Передать на отгрузку | 60 | 30 | 90 |
Подтвердить отправку | 30 | 10 | 50 | ||
Приходная накладная | 50-100 | Оприходывать товар | 60 | 30 | 90 |
Получить товар | 120 | 60 | 180 | ||
Расчеты с клиентами | Создать документ из приходной накладной | 10 | 5 | 15 | |
Провести документ | 30 | 10 | 50 | ||
Расходная накладная | 40-60 | Передать на отгрузку | 60 | 30 | 90 |
Подтвердить отгрузку | 30 | 10 | 50 | ||
Списать товар | 30 | 20 | 40 | ||
Кассовый чек | 15-60 | Провести кассовый чек | 30 | 10 | 50 |
ИТОГО: | 175-320 | 340 | 115 | 55 |
Безусловно, в таком виде документооборот е привычен и традиционен для работников ООО «Автопробег», но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.
- Медленный поиск документов;
- Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
- Длительность сроков подготовки и согласования документов;
- сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
- невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
Таким образом, организация бизнес-процессов и документооборот ООО «Автопробег» оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем автоматизации бизнес-процессов и документооборота. Поэтому задача автоматизации бизнес-процессов и документооборота становится жизненно важной с целью устранения вышеперечисленных недостатков.
Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и документооборота ООО «Автопробег»:
1. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия, появляется возможность вводить статьи учета, которые в ручном режиме реализовать практически невозможно, например, количественный учет в розничном магазине.
2. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, у одного клиента до автоматизации обсчетом данных по двум предприятиям занималось семь человек. После автоматизации два сотрудника обслуживают 14-18 предприятий, а общее количество сотрудников в отделе учета снижено в три раза.
3. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый товар после оприходования или заведения в справочник сразу становится доступен для продажи через кассу, чеки из кассовых аппаратов оперативно поступают в программу и производят необходимые изменения в базе (списывают товар и приходуют деньги, например).
4. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра.
5. Снижение вероятности ошибок персонала. Применение автоматизированного документооборота и торгового оборудования для формирования и обработки данных резко снижают вероятность механических и логических ошибок персонала, случайных или предумышленных.
6. Автоматизация трудоемких операций. Применение специализированного оборудования увеличивает скорость исполнения и уменьшает возможность ошибок различных трудоемких и монотонных операций, например, инвентаризации торгового зала, склада, приема-отпуска товаров.
7. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Любая организация ЦКТ существует в тесной связи с внешними условиями, которые имеют свойство временами меняться и организации должна приспосабливаться к меняющимся условиям. С другой стороны, нормальный бизнес развивается, расширяется и диверсифицируется. Соответственно, система учета тоже должна меняться и быть гибкой и открытой.
8. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.
Дата: 2019-05-28, просмотров: 251.