Основой Сбалансированной системы показателей, являются ключевые показатели эффективности деятельности, которые заключают в себе как основные финансовые показатели, ориентированные на прошлое, так и нефинансовые аспекты, ориентированные на достижение успеха в бизнесе в будущем.

Ключевые показатели эффективности определяются в результате анализа бизнес-процессов для значимых областей деятельности компании и подлежат регулярному изменению. Они и Сбалансированная система показателей дают возможность компании не только оценить свою работу, но и сравнить полученные результаты с аналогичными показателями конкурентов и клиентов.

Философия ключевых показателей эффективности весьма проста: "Если вы пытаетесь чем-то управлять, вы должны уметь это измерять. До тех пор, пока что-то не измеряется, на него не обращают внимания".

Таким образом, под системой ключевых показателей эффективности понимается система финансовых и нефинансовых показателей, влияющих на количественное или качественное изменение результатов по отношению к стратегической цели или ожидаемому результату.

Система сбалансированных показателей включает ключевые показатели эффективности, необходимые для каждого объекта контроля и методику их оценки. Данные системы или методики составляют основу при принятии решений, базируются на оценке эффективности деятельности предприятия и направлены на достижение стратегических целей организации.

Задача системы ключевых показателей эффективности и сбалансированных показателей состоит в переводе стратегии компании в комплексный набор показателей ее деятельности, определяющий основные параметры системы измерения и управления. То есть система ключевых показателей помогает смотреть на текущую ситуацию в стратегической перспективе. В каждой области деятельности предприятия задаются цели, согласованные со стратегией, а для оценки достижения этих целей формируются ключевые показатели деятельности. Такой подход позволяет согласовать измеряемые показатели эффективности со стратегическими целями компании. Таким образом, компания получает хорошо сбалансированную картину краткосрочных и среднесрочных целей, финансовых и нефинансовых показателей деятельности, прямых индикаторов и индикаторов симптомов.

При создании системы ключевых показателей эффективности очень важно, чтобы используемые показатели были понятны всем сотрудникам, участвующим в процессе. Обычно задействованные в конкретной сделке или проекте люди сосредоточены лишь на своем участке работ. Ключевые показатели эффективности позволяют свести представления о том, как нужно функционировать к единому пониманию, придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений.

Показатели могут применяться непосредственно для обоснования специальных решений. В этом случае они служат базой для непосредственных действий. Такой способ их использования можно определить как инструментальный.

Если показатели способствуют общему пониманию хозяйственного положения и ситуации, в которой находятся участники процесса и к тому же влияют на образ мышления и поведение сотрудников, то этот вид их использования можно представить как концептуальный.

Символическим можно назвать использование показателей, если это происходит уже после принятия решений для того, чтобы облегчить их реализацию и повлиять на поведение сотрудников, от которых она зависит.

Внедрение системы ключевых показателей эффективности на предприятии проходит несколько этапов. Последовательность этапов является определяющей, и ее изменение негативно отражается на работоспособности системы (рисунок 2).

Рис. 2 - Этапы внедрения ключевых показателей эффективности

Этап 1. Формирование стратегии. Четко сформулированная стратегия описывает основные шаги, которые следует предпринять для достижения поставленных целей и желаемых результатов, разбитые на конкретные стратегические инициативы, в рамках которых выделены задачи для отдельных структурных подразделений. Важнейшим элементом данного этапа является определение приоритетов стратегических инициатив и координация между подразделениями. Это позволяет значительно экономить средства и время.

Этап 2. Определение важнейших факторов успеха. На втором этапе определяются важнейшие факторы успеха, то есть параметры хозяйственного и экономического аспектов деятельности компании, которые являются жизненно важными для реализации ее стратегии.

Этап 3. Определение ключевых показателей эффективности. На данном этапе происходит отбор мероприятий по реализации стратегии. Инструментом для определения важнейших факторов успеха являются ключевые показатели эффективности, причем они являются количественными показателями, выраженными в цифровой форме. Необходимо сконцентрироваться только на самых существенных из них, отсекая все второстепенные, сокращая их количество до так называемых "ключевых". Выбранные показатели должны стимулировать сотрудников на осуществление соответствующих действий. Таким образом, основными требованиями, предъявляемыми к ключевым показателям эффективности, являются:

- ограниченное количество;

- единство для всей организации;

- измеримость, возможность дать показатель в цифровом выражении;

- прямая связь с важнейшими факторами успеха;

- подконтрольность, то есть возможность влиять на факторы;

- стимул для сотрудника.

Структура системы ключевых показателей эффективности зависит от индустриальной специфики предприятия и от задач структурного подразделения.

Этап 4. Разработка и оценка Сбалансированной системы показателей. На данном этапе разрабатывается обобщенная система финансовых и нефинансовых показателей, которая затем будет представлена руководству. Таким образом, определяется важность этого уровня, поскольку комбинация показателей, их информативность и достаточность будут влиять на принятие управленческого решения. Объединение ключевых показателей эффективности в Сбалансированную систему показателей определяется несколькими условиями: прежде всего объектом контроля, в роли которого может выступить производственное подразделение, структурное подразделение, а также необходимостью оценки ключевых факторов успеха для решения стратегической задачи, установленной для данного подразделения. Это сужает список ключевых показателей эффективности и оставляет только те показатели, которые важны для оценки.

Этап 5. Выбор технического решения для внедрения ключевых показателей эффективности. На данном этапе происходит определение источника данных для информационного наполнения показателей, удовлетворяющего условиям достаточности, объективности, своевременности и надежности. Как и любое изменение системы управления предприятием, внедрение системы ключевых показателей эффективности также наталкивается на ограничения и противодействие. Причин тому несколько. Во-первых, это неготовность предприятия внедрить систему ключевых показателей. Это в особенности касается предприятий, находящихся в кризисной ситуации, руководство которых озабочено решением сиюминутных задач, а не формированием стратегии развития. Во-вторых, потенциальное ослабление позиций руководства, поскольку его деятельность становится более прозрачной, и руководители старой формации могут воспринять данную систему как инструмент давления. В-третьих, наличие информационных систем. Роль данного фактора не может быть недооценена. В-четвертых, фактор постоянного использования системы ключевых показателей эффективности. Если данная система не используется на регулярной основе, то ее эффект сводится к нулю. В-пятых, необходимо учитывать, что система ключевых показателей эффективности деятельности не заменяет управленческую отчетность для управления оперативной деятельностью предприятия.

Позитивный эффект внедрения системы ключевых показателей обусловлен повышением общей эффективности деятельности предприятия, поскольку при действенности системы каждый сотрудник фирмы осознает связь между своими конкретными обязанностями и стратегическими целями компании. Руководители, обладая механизмом поддержки принятого решения, имеют возможность измерить эффективность работы каждого подразделения и могут влиять на процесс реализации стратегии компании.

Для разработки ключевых показателей эффективности для пансионата «Дельфин» необходимо анализировать финансовые и нефинансовые показатели, характеризующие эффективную работу любого предприятия. Таким образом, любое предприятие может воспользоваться данной таблицей для выбора своих ключевых показателей эффективности, соответствующих направлениям стратегии любого данного предприятия. Эта таблица содержит четыре блока, соответствующих Сбалансированной системе показателей: “Финансы”, “Клиенты”, “Внутренние процессы” и “Образование и развитие”.