Важнейшим параметром системы управления складом является управление запасами, с определением оптимального уровня запаса, хранящегося на складе. Существует большое количество методик, позволяющих определить оптимальный уровень запасов, рассмотрим некоторые из них.

При управлении запасами следует учитывать, что с одной стороны их уровень должен обеспечить снижение риска возникновения дефицита и неудовлетворенного спроса у потребителей, а с другой избежать замораживания финансовых ресурсов предприятия в больших объемах товарно-материальных ценностей.

Методы формирования запасов зависят от выбранной системы продвижения товаров на рынок (“толкающие” или “тянущие” системы), а также от выбранной модели или концепции продвижения товара.

Основные системы управления запасами:

1. Система управления запасами с фиксированным размером заказа.

2. Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

Смешанные системы управления запасами  (используются при значительных колебаниях спроса, систематических сбоях в поставках):

1. Система с установленной периодичность пополнения запасов до постоянного уровня.

2. Система «Минимум – максимум».

Система управления запасами с фиксированным размером заказа имеет следующие преимущества: а) меньший уровень максимального желательного запаса, б) экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы; и следующие недостатки: а) ведение постоянного контроля наличия запасов на складе.

Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами имеет следующие преимущества: а) отсутствие постоянного контроля наличия запасов на складе; недостатками системы являются: а) высокий уровень максимального желательного запаса, б) повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы.

Система управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня учитывает: а) возможность задержки поставки, б) изменение темпов потребления от запланированного; недостатком может являться то, что отслеживание порогового уровня повышает чувствительность системы к возможным колебаниям интенсивности потребления.

Система управления запасами «Минимум – максимум» применима, когда затраты на учет запасов на складе и издержки на оформление заказа значительны, при существенном колебании спроса ( сезонный фактор), а также при возможности задержки поставки через параметр гарантийного запаса. Недостатком может служить только постоянное отслеживание пороговых уровней и точность размера заказа, определяемая на основе прогноза потребления.

Рис. Взаимосвязь управления запасами с другими функциями логистики

Методы контроля запасов, хранящейся на складе:

1. Отслеживание местонахождения хранящейся продукции:

• по поддономесту;

• по поддономесту, содержащему 2 поддона «один на другом»;

• по местонахождению короба (в случае комплектации заказов по коробам);

• по местонахождению единицы наименования продукции (в случае поштучной комплектации);       

• по складированию «массой»;

• в нескольких отдельных складских помещениях.

2. Отслеживание состояния хранящейся продукции:

• по дате производства;

• по дате начала срока реализации;                  

• по дате окончания срока реализации (по сроку годности, в том числе с учетом доставки в отдаленные районы; по допуску к реализации);

• по категории опасной продукции.

3. Отслеживание всех перемещений хранящейся продукции:

•по внутреннему номеру поставки или сроку годности для каждой коробки;

•по «истории» движения (перемещения) всех поддонов и ко­робок, когда-либо находившихся на определенном месте в ячейке. Отслеживание «истории» хранящейся продукции проводится по различным параметрам:

•номеру места хранения;

• товарному коду;

• номеру поддона;

• номеру входящего документа.  

Большое влияние на результаты бизнеса оказывает распределение ассортиментного состава запасов в различ­ных эшелонах логистических систем. Запасы товаров, пользующихся высоким спросом и имеющих высокую долю в прибыли предприятия, необходимо размещать максимально близко к клиенту. По этим товарам следует иметь глубокий внутригрупповой ассортимент, создавать страховые запасы. Товары, пользующиеся низким спросом, размещают выше по цепи товародвижения, т. е. в центральных складах. Поставка товаров этой группы, приносящей высокую прибыль, должна орга­низовываться по принципу «точно в срок». Работу с товаром, пользующимся высоким спросом, но приносящим небольшую прибыль, необходимо критически анализировать и реорганизовывать с целью сокращения затрат и соответствующего увеличе­ния прибыли. Товары, пользующиеся небольшим спросом и принося­щие низкую прибыль, следует, по возможности удалять из ассортимента.

Традиционные системы управления производством требуют значительных денежных ресурсов для того, чтобы поддерживать необходимые запасы материалов. Когда японский автомобильная компания «Тойота» перестраивалась после второй мировой войны, ей остро не хватало оборотных средств, и предприятие не могло позволить себе использовать «традиционную логистическую концепцию» Руководство компании решило узнать, что происходит в мире, и задалось вопросом: «Какая отрасль лучше всего использует свои запасы?» Ответ был следующий: супермаркеты!

В настоящее время типичный супермаркет оборачивает свои запасы более 50 раз в год. Обычная производственная компания, которая использует «Выталкивающую» логистическую систему управления, оборачивает свои запасы от одного до десяти раз в год. Используя «Вытягивающую» логистическую систему и другие принципы «Бережливого производства»  Тойота достигла немыслимого для производственного предприятия показателя в 50-70 оборотов производственных запасов в год!