Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые подтверждают факт совершения хозяй­ственных операций.

Основные функции первичных документов: 1) обоснование правомерности отражения хозяйственных опера­ций на счетах бухгалтерскогоучета; 2) подтверждение правильности и достоверности определения на­логооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды; 3) контроль над поступлением, движением, выбытием товар­ но-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.

Первичными документами оформляются любые хозяйственные операции в совершаемой последовательности. Первичные учетные документы должны соответствовать форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации..Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйст­венные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, — непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы (бухгалтерские журналы, книги, карточ­ки, ведомости).Первичные документы по учету товаров могут быть условно раз­делены на: 1) внешние первичные документы; 2) внутренние первичные документы.Внешние первичные документы отражают движение товаров от по­ставщиков (входящие документы) к торговой организации и от торго­вой организации к покупателям (исходящие документы)..К внешним первичным учетным документам относятся, в частности: 1) акт о приемке товаров' 2) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей и акт об установлении рас­хождений по количеству и качеству при приемке импортных товаров 4) спецификация — применяется в том случае, когда отфактуро­ванная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п.; 5) товарная накладная Должна выписываться материально ответственным ли­цом при оформлении отпуска товаров со склада, а также при приня­тии товаров — торговой организацией. При доставке товаров автомо­бильным транспортом выписывают товарно-транспортную наклад­ную. При доставке товаров железнодорожным транспортомоформля­ется транспортная железнодорожная накладная;6) приходный групповой отвес — используется при приемке товара плодово-овощными базами, складами, холодильниками;8) заказ — применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретную дату и время.Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет това­ров в торговой организации: движение товаров внутри организации, списание не пригодных для реализации и внутреннего использования товаров, контроль за товарными потоками, внутреннюю отчетность о товарных операциях и т. д. Внутренние документы подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации. Внутренние первичные документы торговой организации можно условно подразделить на: 1) внутренние приходные; 2) внутренние рас­ходные; 3) распорядительные; 4) описательные; 5) учетно-отчетные.

Внутренние приходные первичные документы составляются торго­вой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили. Например, «Акт о приемке товара, по­ступившего без счета поставщика», «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика», «Акт о завесе тары».Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией. Например, «Накладная на внутреннее пере­мещение, передачу товаров, тары», «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)». Распорядительные документы составляются, как правило, комис­сией, создаваемой приказом руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, не пригод­ных для реализации и дальнейшего Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара используется «Товарный ярлык», который заполняется в од­ном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наиме­нование товара с проставлением порядкового номера ярлыка и хра­нится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их на­хождения. Учетно-отчетные внутренние документы отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т. п. Указанные первичные документы необходимы для своевремен­ного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учете, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценно­стей