Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация должна проводить инвентаризацию обязательств (дебиторской и кредиторской задолженности) организации. Для этого издается приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22).

Для оформления результатов инвентаризации предусмотрен акт инвентаризации расчетов с покупателями, с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17), который составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах.

Согласно показателям данной формы дебиторская и кредиторская задолженности организации делятся на подтвержденную и неподтвержденную задолженность, а также на задолженность с истекшим сроком исковой давности.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17. В ней должны содержаться сведения о каждом дебиторе и кредиторе, сумма задолженности, причина ее возникновения, а также документы, подтверждающие задолженность.

Существует два способа списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности:

- за счет прочих расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы»);

- за счет резерва по сомнительным долгам (счет 63 «Резервы по сомнительным долгам»).

Для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности за счет прочих расходов составляются следующие проводки:

Дт 62, 76 Кт 90-1 – учтена выручка от продажи продукции (работ, услуг);

Дт 91-2 Кт 62, 76 – списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности в состав прочих расходов;

Дт 007 – списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете;

Дт 51 Кт 62, 76 – поступили денежные средства в погашение дебиторской задолженности;

Дт 62, 76 Кт 91-1 – поступившие суммы учтены в составе прочих доходов;

Кт 007 – списана дебиторская задолженность с забалансового счета.

С целью уточнения величины дебиторской задолженности в соответствии с учетной политикой организация обязана формировать резерв по сомнительным долгам. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. За счет резерва по сомнительным долгам подлежит погашению дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности и нереальные долги.

Резервы по сомнительным долгам нужно образовывать только в тех случаях, когда по оценке организации существует вероятность полной или частичной неоплаты сомнительной задолженности. Если на отчетную дату у организации есть уверенность в получении оплаты конкретной просроченной дебиторской задолженности, создание резерва по данному долгу может рассматриваться как создание скрытых резервов. То есть сам факт просрочки платежа со стороны дебитора – это еще не повод для формирования на сумму долга резерва по сомнительной задолженности.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от платежеспособности должника и вероятности погашения долга (полностью или частично).

Если срок погашения задолженности в договоре не определен, то он определяется в порядке, установленном законодательством. Так, по договору купли-продажи покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после того, как получил товар от продавца (ст. 486 Гражданского Кодекса РФ). По другим видам договоров (на оказание услуг или выполнение работ), если иное не предусмотрено законодательством, обязательно должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (ст. 314 Гражданского Кодекса РФ).

Обязательство, не исполненное в разумный срок, а также обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в течение 7 дней после того, как кредитор потребовал оплату.

Однако неистребованная дебиторская задолженность, по которой истек предельный срок исполнения обязательств по расчетам (4 месяца со дня фактического получения организацией – дебитором продукции (товаров, работ, услуг)) в обязательном порядке списывается на убытки.

Для определения суммы резерва по сомнительным долгам организация должна провести инвентаризацию дебиторской задолженности, в ходе которой производится взаимная сверка данных с конкретными организациями и отдельными лицами. Сверка расчетов осуществляется с помощью писем, факса, телефонного звонка или выезда работника бухгалтерии в организацию, числящуюся дебитором.

По результатам взаимной сверки расчетов составляется акт и определяется величина каждого сомнительного долга. Акт представляется на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая устанавливает финансовое состояние (платежеспособность) должника и оценивает вероятность погашения долга полностью или частично. Решение комиссии оформляется протоколом с заключением о величине создаваемого резерва сомнительных долгов.

Для учета резервов по сомнительным долгам в плане счетов предусмотрен счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» – пассивный счет.

Начальное сальдо (по кредиту) – сумма созданных резервов по сомнительным долгам на начало отчетного периода;

Кредитовый оборот – образование резервов;

Дебетовый оборот – использование резервов;

Конечное сальдо (по кредиту) – сумма созданных резервов по сомнительным долгам на конец отчетного периода.

Регистром синтетического учета при журнально-ордерной форме учета по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» служит журнал-ордер №12, аналитический учет ведется по каждому сомнительному долгу, на который создан резерв.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С:Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 63 (Главная книга), анализ счета 63, журнал-ордер по счету 63, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 63, анализ счета 63 по субконто, обороты между субконто, карточка счета 63, карточка счета 63 по субконто и др.

Дебиторская задолженность в балансе показывается за минусом суммы резерва, созданного по этой задолженности. В учетной политике для целей бухгалтерского учета необходимо прописать порядок формирования резерва, например, указать, что резерв формируется в соответствии с требованиями налогового учета.

Чтобы максимально сблизить бухгалтерский и налоговый учет, организация может создавать резерв в том порядке, который установлен ст. 266 НК:

- на всю сумму задолженности, если просрочка в ее погашении превышает 90 календарных дней;

- на 50 процентов от суммы задолженности, если просрочка в ее погашении составляет от 45 до 90 календарных дней.

 Решения о необходимости резервирования задолженности целесообразно оформить протоколами (актами, распоряжениями).

Отчисления в резерв по сомнительным долгам включаются в состав прочих расходов, это отражается в учете следующей бухгалтерской записью:

Дт 91-2 Кт 63 – создан резерв по сомнительному долгу.

При списании задолженности составляется бухгалтерская проводка:

Дт 63 Кт 62, 76 – списана задолженность покупателя, заказчика за счет созданного резерва сомнительных долгов.

Списание невостребованной дебиторской задолженности не считается ее аннулированием. Она должна учитываться за балансом в течение 5 лет с момента списания. Это необходимо для того, чтобы можно было восстановить сумму долга на случай восстановления платежеспособности дебитора. Для забалансового учета этой задолженности предусмотрен счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику и сумме его долга.

Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва, этот резерв будет использован не полностью, неизрасходованные суммы присоединяются к прибыли отчетного года. В учете составляется бухгалтерская запись:

Дт 63 Кт 91-1 – неиспользованная сумма резерва по сомнительным долгам отнесена на финансовый результат.

Одновременно может быть снова принято решение о резервировании средств для возможного списания нереальных для взыскания долгов.

В случае поступления денежных средств в оплату погашения ранее списанной за счет резерва задолженности, делается запись: Дт 50, 51 Кт 91-1.

Одновременно на данные суммы кредитуется счет 007.