Цель применения корректирующих действий – устранение причин произошедших несоответствий для предупреждения повторного их возникновения. Корректирующие действия проводятся во всех процессах СМК (включая управляющие процессы, основные и обеспечивающие процессы) при обнаружении несоответствий.

Ответственность за применение корректирующих действий несут руководители процессов, подразделений.

Источниками информации о несоответствиях для определения корректирующих действий являются:

 •жалобы, претензии потребителей (внешних и внутренних);

•отчеты о несоответствиях (в том числе, по результатам внутренних, внешних аудитов);

•выходные данные оценки достижения установленных и желаемых целей;

 •выходные данные оценки результативности процессов;

 •результаты анализа СМК и процессов со стороны руководства; •результаты самооценки.

Для эффективного установления причин несоответствий целесообразно использовать широкий спектр статистических методов (таких как диаграммы Парето, Исикавы, диаграммы рассеивания и др.). Установление причин несоответствий должно проводиться отдельным лицом или комиссией, назначенной для разработки корректирующих действий.

До принятия корректирующих действий необходимо оценить важность проблемы, что выражается через потенциальное воздействие на такие аспекты, как эксплуатационные затраты, цена несоответствия, характеристики продукции, надежность, безопасность, а также удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон.

Инвестирование корректирующих действий должно проводиться по приоритетам исходя из возможных последствий рассматриваемой проблемы. Руководитель процесса организует разработку, согласование корректирующих действий с подразделениями-соисполнителями и отслеживает их выполнение.

Достигнутые корректирующими действиями результаты подлежат регистрации посредством записей. Анализ результативности предпринятых корректирующих действий проводится в последующие периоды времени сравнением достигнутых показателей с показателями предыдущих периодов.

Закрытие несоответствий

В связи с тем, что несоответствия имеют индивидуальный характер, могут быть применены различные методы и действия для демонстрации результативности предпринятых действий. Например, что-то потребует прямой проверки на месте (что может вызвать необходимость дополнительного посещения), в то время как другое может быть закрыто удаленно (анализом представленных документальных свидетельств).

До принятия решения о согласовании закрытия несоответствия аудитор должен проанализировать, что организация делала в отношении локализации, коррекции, анализа причины и результатов корректирующего действия. Аудитор должен убедиться, что существуют объективные свидетельства (включая подтверждающие документы), демонстрирующие, что описанное корректирующее действие было полностью выполнены и результативно в части предупреждения повторения несоответствия. Только если ситуация с ответами удовлетворительная, несоответствие должно быть закрыто

Анализ результата аудита

Результаты аудита, выводы и рекомендации группа аудиторов оформляет в виде отчета.

При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы:

• соответствует ли деятельность организации требованиям стан­дарта ISO 9001 и документов СМ К?

• может ли проверенная деятельность быть упрощена?

• что можно предложить для улучшения деятельности организации? Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала организации результатов работы аудиторской группы для того, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией и было дано согласие с ее стороны на проведение корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия по наблю­дениям и заключению между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и по возможности разрешены.

Заключительное совещание проводят под председательством руководителя группы аудиторов. На нем должны присутствовать руководство и ведущие специалисты проверяемой организации (заказчика) и все члены аудиторской группы. Совещание носит официальный характер, участники совещания регистрируются.

Во время заключительного совещания аудиторам нужно обратить внимание на то, что аудит осуществляется на договорных условиях и в будущем отчеты по аудиту могут рассматриваться организацией как доказательства исполнения договора. Это является деликатной ситуацией, и руководитель группы аудита должен быть подготовлен к тому, что решения и выводы аудита будут предметом углубленной проверки.

После проведения заключительного совещания заключение по результатам аудиторской проверки в окончательном виде включается в отчет о проведении аудита. В общем случае в состав отчета об аудиторской проверке включают пояснения, если программа аудита выполнена не в полном объеме, а также если имеются отрицательные результаты. При необходимости включают также протоколы о несоответствиях, планы корректирующих (предупреждающих) действий, а также заполненные и подписанные чек-листы и контрольные вопросники, протоколы вступительного и заключительного совещаний и пр.