Проверка документов осуществляется в целях определения степени, с которой документированная система менеджмента адекватна требованиям применяемого стандарта. Этот метод проведения аудита называется аудитом на адекватность.

Проверка на адекватность может выполняться путем:

• рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям;

• проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставления с применимыми требованиями стандарта.

Для проведения аудита на адекватность запрашивается вся документированная информация по СМК. При проверке этих документов необходимо исходить из того, что состав и состав документированной информации должен отвечать требованиям соответствующих пунктов ISO 9001.

Информация, собранная аудитором, после ее проверки становится свидетельством аудита (записи, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита может быть проверена).

Свидетельства могут быть качественными (описательными) и ко­личественными (выраженными числом). В результате оценки свидетельств аудита относительно критериев аудита образуются наблюдения (выводы) аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения.

На основе анализа наблюдений (выводов) аудита составляется заключение по его результатам, которое может указывать на необходимость корректирующих и предупреждающих действий или области возможных улучшений.

Заключение по результатам аудита на адекватность показывает степень документированности СМК и дает представление о том, что надо проверить при аудите «на месте».

Аудит на соответствие (аудит «на месте») — установление степени, с которой СМК понятна персоналу, внедрена и соблюдается им, что позволяет оценить фактическое выполнение им установленных требований. Следовательно, в каждом подразделении нужно проверить:

• действие СМК;

• правильное ее функционирование;

• результативность СМК.

Основным источником информации при проведении аудита на соответствие являются заключение по результатам аудита на адекватность, опросы персонала, сопровождающиеся осмотром по ходу обследования.

В зависимости от специфики СМК организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита его можно планировать по следующим схемам:

1) аудит деятельности подразделений, при котором проверяются все процессы, в которых задействовано данное подразделение. Часто такой метод называют «вертикальным аудитом». Его недостатком является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента;

2) аудит процессов системы менеджмента, при котором проверяется каждый процесс и взаимодействие подразделений в рамках данного процесса. Такой метод называется «горизонтальным аудитом». Недостатком метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение пои отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть обеспечивающие процессы (управление закупками, информацией ит. п.).

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для него выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т. п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

Для этого используют следующие схемы:

- прослеживаемость вперед — обследование от начала процесса до конца (его результата), т. е. по ходу процесса;

- прослеживаемость назад — обследование от конца процесса к началу для подтверждения того, что прослеживаемость записей действует (обычно применяется для обнаружения корневой причины проблем по жалобам);

- частичное прослеживание — обследование проводится начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

В зависимости от программы аудита аудиторам следует обеспечить уверенность в том, что методы проведения аудита на адекватность и на соответствие («на месте») являются пригодными и сбалансирован­ными, чтобы обеспечить достижение целей программы аудита.

В качестве свидетельств аудита на соответствие могут быть записи по результатам опроса персонала. Для регистрации такой информации могут использоваться опросные листы и контрольные вопросники.

На этапе подготовки отчета об аудиторской проверке аудиторы обсуждают и анализируют собранные свидетельства и наблюдения (выводы) аудита и любую другую сопутствующую информацию, обнаруженную в процессе его проведения. Итоги аудита используются при обсуждении его результатов на этапе подготовки заключительного совещания. Итоги обсуждения оформляются виде заключения, которое должно точно отражать деятельность аудиторской группы.