Банковская документация – комплект документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых банковских операций и обосновывающий их отражение в бухгалтерском учете.

К банковской документации относят следующие виды докумен-

тов:

– документы директивного характера (приказы, инструкции и т.п.). Они предназначены для руководителей и работников банка, ко-торые должны принять их к исполнению;

– оперативно-расчетные документы (платежные поручения, ме-мориальные ордера и т.п.). На основании этих документов работники учетно-операционных отделов совершают денежно-расчетные опера-ции.

– кассовые документы (объявления на взнос наличными, при-ходные и расходные кассовые ордера и т.п.). На основании этих до-кументов совершаются операции, связанные с приемом и выдачей наличных денег;

– документы по внутрибанковским операциям (авансовые отче-ты, счета-фактуры и т.п.).

По характеру совершаемых операций документы подразделяют-ся следующим образом:

1) кассовые документы;

2) мемориальные документы (все документы, используемые для совершения безналичных перечислений по счетам);

3) внебалансовые документы (приходные и расходные внеба-лансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей и документов клиентов, которые хранятся в банке, а также бланки строгой отчетности).

Кассовые документы предназначены для оформления операций по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными.

Приходные кассовые документы:

– объявление на внос наличными (состоит из объявления, орде-ра, квитанции и используется при приеме наличных денег от клиен-тов банка)

– приходный кассовый ордер (используется при сдаче подотчет-ных неиспользованных сумм и др.);

– препроводительная ведомость (заполняется клиентами, сдаю-щими выручку инкассаторам);

– квитанция (используется при уплате штрафов и других кли-ентских платежей).

Расходные кассовые документы:

– денежный чек клиента (брошюруются в чековые книжки). Для получения чековой книжки клиент предоставляет в банк операцион-ному работнику заявление, затем оно подписывается и передается в кассу, кассовый работник проставляет на чеках штамп предприятия и банка. Чековая книжка выдается клиенту, корешок заявления переда-ется в бухгалтерию, номера чеков переносятся в карточку образцов подписей и оттиска печати;

– расходные кассовые ордера используются при внутрибанков-ских операциях, например, при выдаче подотчетных сумм.

При разработке правил документооборота по безналичным рас-четам работники банка должны учитывать следующее:

– все документы, поступающие в течение операционного дня, подлежат оформлению и отражению по счетам в тот же день;

– оплата денежно-расчетных документов производится в преде-лах наличия средств на счете клиента на начало дня;

– утром следующего рабочего дня составляется сводное пла-тёжное поручение и передаётся в расчетно-кассовый центр вместе с расходными документами и их описью;

– выписки из корреспондентских счетов кредитной организации должны получать из расчетно-кассового центра не позднее, чем на следующий рабочий день до начала операционного времени;

– прием расчетных документов от клиентов осуществляется со-трудниками бухгалтерии банка, которые на всех экземплярах доку-ментов проставляют штамп банка, дату и подпись;

– в целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в банках может разрабатываться график об-служивания клиентов;

– поручения клиентов на перечисление средств с их счетов мо-гут передаваться в банк с применением технических средств;

– каждый документ должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц, оттиск печати и соответствовать образцам, пре-доставленным в банк;

– не допускается прием к исполнению документов, имеющих какие либо исправления.

Кредитная организация самостоятельно разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Под технологией обработки понимается последовательность дейст-вий бухгалтерских работников от приема документов до сдачи их в документы дня.

В каждом коммерческом банке разрабатывается свой график до-кументооборота, в котором указывается конкретное время для рас-четно-кассового обслуживания клиентов, что обеспечивает последо-вательное движение денежно-расчетных документов по инстанциям, проверку и своевременную обработку.

График документооборота утверждается руководителем банка. При составлении графика учитываются особенности обработка бан-ковских документов на различных этапах, что в свою очередь опре-деляет специфику работы структурных подразделений учетно-операционного аппарата банка.

Как правило, банковские документы в своем документообороте проходят четыре этапа:

– проверка оформления документа;

– подписание документа ответственными банковскими работни-ками;

– занесение документа в учетные регистры;

– контрольная сверка документа с записью в учетном регистре перед формированием документов дня.

Различные экземпляры одного документа могут совершать со-ответствующий документооборот. Первый экземпляр платежных до-кументов попадает в документы дня, второй – возвращается клиенту после исполнения операции, электронная копия передается по сред-ствам связи в РКЦ ЦБ РФ и служит основой для списания денег с корреспондентского счета банка.