Обследование – это изучение и диагностический анализ существующей системы обработки информации. Материалы, полученные в результате обследования, должны быть использованы:

· для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;

· для составления технического задания на разработку систем;

· для разработки технического и рабочего проектов систем.

Обследование проводится разработчиками совместно с заказчиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию.

Обследование начинается с изучения производственно-экономических характеристик объекта, основных функций, осуществляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению на предприятии и в объединении, а также характер подчиненности вышестоящим органам управления. В процессе обследования должны быть выявлены:

· инструктивно-методические и директивные материалы, на основе которых определяются состав подсистемы и перечень задач;

· возможности применения новых методов решения задач.

При изучении каждой функциональной задачи управления рассматриваются:

· назначение задачи; сроки и периодичной ее решения;

· степень формализуемости задачи;

· источники информации, необходимые для решения задачи;

· показатели и их количественные характеристики;

· порядок корректировки информации;

· действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

· действующие средства сбора, передачи и обработки информации;

·  действующие средства связи;

· принятая точность решения задачи;

· трудоемкость решения задачи;

· действующие формы представления исходных даны и результатов их обработки в виде документов;

· потребители результатной информации по задаче.

При обследовании документооборота следует составить схему маршрута движения документов, которая должна отразить:

· количество документов;

· место формирования показателей документа;

· взаимосвязь документов при их формировании;

· маршрут и длительность движения документа;

· место использования и хранения данного документа;

· внутренние и внешние информационные связи;

· объем документа в знаках.

По результативности обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки.

В отчете по обследованию, называемом технико-экономическим обоснованием (ТЭО), приводятся: характеристика материально-технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-экономические показатели производства и реализации продукции, краткое описание функций подразделений и должностных лиц, схемы маршрутов движения документов, данные об уровне автоматизации управленческого труда и методах управления.

В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автоматизации, указываются первоочередной комплекс задач и предварительный перечень средств системы, проводится ориентировочная оценка экономической эффективности создания ЭИС.

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание – это документ, утвержденный в установленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления, и содержащий предварительную оценку экономической эффективности системы.

Утвержденное техническое задание является документом, которым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, являющимся частью технического задания. Протокол должен утверждаться заказчиком.

При разработке технического задания следует:

· установить общую цель создания ЭИС, определить состав подсистем и задач;

· разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам;

· разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);

· установить общие требования к проектируемой системе;

· определить перечень задач и исполнителей;

· определить этапы создания системы и сроки их выполнения; провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности от ее внедрения.

Техническое задание должно включать следующие разделы:

Введение.

1. Основание для разработки системы.

2. Общие положения.

3. Функциональная часть системы.

4. Обеспечивающая часть системы.

5. Организация работ и исполнители.

6. Этапы разработки и внедрения системы.

7. Предварительный расчет затрат на создание системы и экономической эффективности от ее внедрения

После утверждения технического задания разрабатываются координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчет затрат на разработку системы.