Кроме основных режимов просмотра можно изменять вид открытого документа с помощью дополнительных параметров.

В режиме Разметка страницы вы можете показать или скрыть пробелы между страницами, просто подведя указатель к пробелу и дождавшись, пока появится надпись Показать пробелы или Скрыть пробелы, после чего щёлкнуть мышью. Или установите (сбросьте) флажок Поля между страницами на вкладке Вид диалогового окна Параметры (см. рис. 11.4.).

Чтобы разделить окно активного документа на две части, перетащите вниз разделитель окна документа (расположен над вертикальной полосой прокрутки, см. рис. 8.1). После разделения в каждом из подокон появится своя вертикальная полоса прокрутки с кнопками перехода. Таким образом, можно будет одновременно редактировать две различные части документа.

Примечание. Разделитель окна документа может отсутствовать, если на экране не отображается вертикальная полоса прокрутки.

Чтобы изменить масштаб изображения на экране символов и графических объектов, выберите команду Вид | Масштаб и установите новый масштабный коэффициент в поле ввода Произвольный диалогового окна масштаб (рис. 11.5).

Рис. 11.5. Диалоговое окно Масштаб

В диалоговом окне Масштаб кроме задания масштабного коэффициента в явном виде можно также установить другие масштабы, выбрав соответствующий переключатель: По ширине страницы, По ширине текста, Целая страница или Несколько страниц. Вместо этого, можно воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов Стандартная. Изменение масштаба не влечёт реального изменения размеров текста при сохранении документа или выводе его на печать.

Можно увеличить размеры рабочей области Word, выбрав команду Вид | Во весь экран. После этого скроются все меню и панели инструментов. Эта команда доступна во всех режимах. Чтобы вернуться к обычному виду окна Word, нажмите клавишу Esc.

Примечание. При чтении текста, чтобы глаза меньше уставали, установите флажок Белый цвет на синем фоне на вкладке Общие диалогового окна Сервис | Параметры.

Работа с документами в Microsoft Word

Создание, сохранение и открытие документов

Создание документа

Программа Microsoft Word позволяет вам набирать текст сразу же после того, как вы её запустите, т.е. Word автоматически создает новый пустой документ. Быстро создать новый пустой документ можно и с помощью кнопки Создать  на стандартной панели инструментов.

 Создать новый документ можно также с помощью команды меню Файл | Создать. При этом в правой части окна приложения откроется область задач, как показано на           рис. 11.6. Если приложение открыто, а область задач не отображается, выберите команду Вид | Область задач.

Рис. 11.6. Область задач Создание документа

Область задач Создание документа содержит четыре раздела, а в каждом разделе – несколько команд. Для создания нового документа на основе шаблона, принятого по умолчанию normal.dot, в разделе Создать следует выбрать команду Новый документ. Чтобы создать новый документ в формате HTML, используйте команду Новая веб-страница, а если вы готовите сообщение для отправки по электронной почте, примените команду Новое электронное сообщение.

Для создания нового документа на основе существующего выберите команду Выбор документа. Это приведёт к открытию диалогового окна Создание из имеющегося документа, в нём можно выбрать файл, сохранённый на вашем компьютере либо файл из локальной сети или Интернета, который послужит основой для нового документа.

Для облегчения работы Word предоставляет возможность создавать новые документы на основе шаблонов или с использованием мастеров (раздел Создание с помощью шаблона). Для создания документа на основе одного из шаблонов, имеющихся на вашем компьютере, выберите команду Общие шаблоны, после чего откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 11.7). Чтобы воспользоваться дополнительными шаблонами, используйте команду Шаблоны на моих веб-узлах или Шаблоны на Microsoft . com.

Шаблоны и мастера являются мощными и удобными средствами быстрого создания документов.

Шаблоны представляют собой образцы документов, включающие в себя соответствующие элементы форматирования и/или текст. Microsoft Word содержит большой набор шаблонов для создания стандартных документов типа:

­ служебные записки;

­ отчеты или деловые письма;

­ факс-сообщения и т.п.

Если вы решили создать новый документ на основе шаблона, то Microsoft Word предоставит вам «заготовку» с заранее подготовленными полями, форматированием, графикой. Внесите в нее необходимые изменения, а затем сохраните как документ. 

Рис. 11.7. Вкладка Письма и факсы диалогового окна Шаблоны

Мастера – это «усовершенствованные» шаблоны, использующие систему вопросов и ответов. Работая с мастером, вы должны пройти через ряд диалоговых окон, отвечая на вопросы и выбирая соответствующие параметры.

Таким образом, шаблон помогает вам создать внешнее оформление документа (дизайн), а мастер, кроме того, автоматизирует и сам процесс создания документа.

Сохранение документа

Чтобы сохранить новый документ, воспользуйтесь кнопкой Сохранить  на панели инструментов. При первом сохранении документа откроется диалоговое окно Сохранение документа, позволяющее задать имя файла и его положение (папку). По умолчанию все документы сохраняются в папку Мои документы. Чтобы легче было выбрать местонахождение диска или папки, где вы хотите хранить файл, можно щёлкнуть по кнопке  или воспользоваться панелью адресов в левой части диалогового окна. Например, чтобы сохранить файл на дискете, нужно щёлкнуть на значке Мой компьютер и затем дважды щёлкнуть на Диск 3,5(А:).

Чтобы сделать доступ к вашим документам простым и быстрым, файлы, объединённые по какому-либо иному принципу, рекомендуется хранить в одной папке. Кнопка Создать папку  позволяет создать папку прямо в диалоговом окне Сохранение документа.

Документы Word сохраняются в виде файлов с расширением .doc. Однако окно Сохранение документа предусматривает возможность выбора формата сохранения документа, т.е. вы можете выбрать другой тип из предложенного списка Тип файла. Например, сохранить как документ Word более ранних версий (Word 6.0/95), или как текстовый документ с расширением . txt и т.п. Если вы не уверены в формате документа, воспользуйтесь диалоговым окном Свойства, в котором отображаются такие сведения, как версия, тип и      программа-создатель документа. Для этого выберите команду Файл | Свойства и перейдите на вкладку Общие.

После того как вы сохраните документ с помощью окна Сохранение документа, все последующие версии можно сохранять, щёлкая по кнопке Сохранить или нажав клавиши Shift + F 12. При этом новая версия переписывает предыдущую версию. Чтобы сохранить новую версию, не меняя оригинал, воспользуйтесь командой Файл | Сохранить как. Задайте файлу новое имя или сохраните его с тем же именем в другой папке.

Примечание. В процессе работы Word автоматически сохраняет документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или отключения питания компьютера. Панель задач Восстановление документа содержит список всех восстановленных документов и позволяет сравнивать восстановленные версии. Частота сохранения определяется интервалом времени, заданным в параметре Автосохранение (команда меню Сервис | Параметры, вкладка Сохранение).