Экспертиза ценности документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом руководителя организации. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству; ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; согласование описей дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу; согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных организаций и др. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого (протоколы) утверждаются руководителем организации.

ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.

ЦЭК и ЭК – постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три – пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.