Можно перечислить и некоторые другие журналы (книги) по кадровому учету:

—   книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

—   приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

—   журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;

—   журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;

—   журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

—   журнал проведения вводного инструктажа;

—   журнал ознакомления с локальными нормативными актами (факт ознакомления с локальными актами можно также подтверждать листками ознакомления, прилагаемыми к локальным нормативным актам);

—   иные журналы.

10. Договоры. Государственная инспекция обязательно проверяет наличие договоров и исследует их содержание на предмет соответствия требованиям трудового законодательства. В организации обязательно должны быть следующие документы:

а)    трудовые договоры, которые должны содержать перечень обязательных условий, установленных нормами ст. 57 ТК РФ; проверяется также, ведется ли книга (журнал) учета трудовых договоров;

б)    договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Они должны быть заключены с работниками, указанными в перечнях должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденных постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85;

в) ученические договоры. Это договоры о подготовке по определенной профессии (специальности), которые работодатель — юридическое лицо (организация) имеет право заключать с лицом, желающим получить профессию (специальность) в данной организации. Такие договоры должны быть в наличии в организации при оформлении ученичества в соответствии со ст. 198-208 ТК РФ.

11. Локальные акты организации. В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Локальные нормативные акты устанавливают определенный порядок взаимоотношений между работодателем и работниками, регулируют условия труда в организации. Вот лишь некоторые обязательные локальные акты организации:

1)    правила внутреннего трудового распорядка. Работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан издать локальные нормативные акты, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труд (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

2)    положение об оплате труда и премировании. Если система оплат труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например в правилах внутреннего трудового распорядка, то такой документ в организации обязателен (ст. 135 ТК РФ);

3)    внутренний документ об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

4)    положение о персональных данных работников (ст. 86—88 ТК РФ);

5)    перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если эти сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 101 ТК РФ);

6)    график сменности, если работа в организации осуществляете посменно и график сменной работы не оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

7)    порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, поскольку это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка;

8)    документ о разделении рабочего дня на части, там где это необходим (ст. 105 ТК РФ);

9)    акт, предусматривающий порядок и условия развития персонала: прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки. Вместо принятия такого акта условия об обучении можно включит в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка;

 10) график очередности предоставления отпусков (ст. 123 ТК РФ);

11)  положение о введении, замене и пересмотре норм труда (ст. 162 ТК РФ) и др.

12. Документы по охране труда. На работодателей в соответствии со ст. 212 ТК РФ возлагается обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны труда. Поэтому в каждой организации должны быть разработаны и утверждены инструкции по охране труда. Эти документы относятся к обязательным локальным актам организации и составляются с учетом Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. Межгосударственный стандарт ГОСТ 12.0.230—2007 «Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Общие требования» (введен в действие с 1 июля 2009 г.) служит для установления основных требований по обеспечению охраны и безопасных условий труда персонала. Работники организации должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись, что следует фиксировать в специальном журнале, примерная форма которого приведена ниже.

Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст. 225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций». Все принимаемые на работу лица, а также работники, переводимые на другую работу, должны проходить первичный инструктаж по охране труда. Помимо этого работодатель обязан проводить повторный, а в установленных случаях и внеплановый инструктаж. Проведение всех видов инструктажей необходимо регистрировать в соответствующих журналах с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

По общему правилу инструктаж должны проходить все работники, хотя понятно, что в таком обучении нуждаются только сотрудники рабочих профессий, поэтому работодатель может утвердить перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

В заключение еще раз подчеркнем, что в организации обязательно должны быть разработаны и утверждены специальные документы, подтверждающие проведение обучения и инструктажей по охране труда:

1)    протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;

2)    личная карточка прохождения обучения;

3)    журнал вводного инструктажа;

4)    журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

5)    перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Актуальная информация

Ученым советом ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» Минтруда России (протокол от 20 мая 2015 г. № 2, п. 3) одобрены Рекомендации по разработке и оформлению правил по охране труда. В соответствии с этими Рекомендациями правша по охране труда (ПОТ) не должны включать требования к процессам проектирования, производства, конструкции, комплектации и эксплуатационным характеристикам технологического оборудования и режимов его работы. Вместе с тем в ПОТ могут содержаться требования, регламентирующие безопасную организацию рабочих мест, наличие ограждений, сигнальных устройств, средств индивидуальной защиты работников, методов и средств коллективной защиты, меры по ограничению потенциальной опасности используемого технологического оборудования и пр. В ПОТ рекомендуется включать следующие основные главы:

I.     Общие положения.

II.   Требования охраны труда при организации проведения работ (производственных процессов).

III.  Требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (производственным помещениям, площадкам и участкам производства работ) и организации рабочих мест.

IV.  Требования охраны труда при проведении производственных процессов и эксплуатации технологического оборудования.

V.    Требования охраны труда, предъявляемые к хранению и транспортированию исходных материалов, сырья, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства.

При необходимости в ПОТ могут быть включены другие (дополнительные) главы. В частности, в проект ПОТ может включаться глава «Требования охраны труда при проведении технического обслуживания и ремонта технологического оборудования». В отдельных случаях в ПОТ также могут включаться разделы, связанные с регулированием особых режимов труда и отдыха отдельных категорий работников (лица, не достигшие возраста 18 лет, женщины, инвалиды).

Завершая обзор требований к кадровому аудиту и правил подготовки к различным инспекционным проверкам, можно дать следующие рекомендации.

1.    Обязательно следите за изменениями трудового законодательства: это позволит принимать оперативные решения по внедрению новаций в сфере управления персоналом.

2.    Самое главное требование государственной инспекции труда к работе с персоналом — доведение всей необходимой информации до работников. Поэтому проверьте наличие в установленных местах кадровых документов собственноручных подписей работников с расшифровкой фамилий и указанием даты ознакомления.

3. Для того чтобы не приходилось в авральном порядке проводить кадровый аудит в ожидании той или иной проверки, рекомендуется разработать и внедрить в организации методику проведения внутреннего кадрового аудита. Тогда каждая организация сможет самостоятельно осуществлять контроль над процедурой оформления кадровых документов и соблюдением законодательства при возникновении сложных ситуаций.