ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
документов ед. хр. №
Итого документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи .
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи
составившего внутреннюю опись документов дела
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В бланке внутренней описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, где цифрами и прописью указывается количество включенных в такую опись документов и количество листов описи. Внутренняя опись, как и лист-заверитель, подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то необходимо составить по установленной форме опись и подклеить ее к внутренней стороне лицевой обложки дела. Любые изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе внутренней описи «Примечания» с указаниями соответствующих актов. При необходимости может быть составлена новая итоговая запись к внутренней описи и произведена заверительная надпись дела.
5. Оформление необходимых реквизитов обложки дела. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу оформляется по установленной форме и содержит следующие реквизиты:
1) наименование учреждения. Название организации необходимо указывать полностью в именительном падеже, затем в скобках можно указать сокращенное название. Если организация в течение периода, охватываемого документами дела, меняет название, на обложке дела необходимо указать новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации заключить в скобки;
2) наименование структурного подразделения (оформляется по таким же правилам, что и наименование организации);
3) индекс дела. Индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения;
4) архивный шифр дела — присваивается в момент передачи дела на хранение в архив;
5) номер дела (тома, части), который берется из годового раздела сводной описи;
6) количество листов в деле — указывается в соответствии с данными заверительной надписи;
7) срок хранения. Сроки хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются на основании решения ЦЭК (ЭК) организации; на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно»;
8) заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, которая должна быть согласована с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если по какой-то причине номенклатура дел в организации не утверждена, то рекомендуется воспользоваться Перечнем типовых архивных документов и перенести заголовки дел оттуда.
На обложке дела должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, в который будут переданы дела организации, с указаниями кодов государственного архива и организации. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается о наличии копий, при этом подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Даты на обложке дела указываются арабскими цифрами. Крайние даты дела — это год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки необходимо сделать запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)».
Даты дел могут не указываться на обложке, если они уже отражены в заголовках дел. Крайними датами дел, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела работника являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Для этого в архиве организации составляется график. Работники архива согласовывают его с руководителями структурных подразделений, которые должны сдавать документы в архив. График утверждается приказом руководителем организации. Работник архива еще в период подготовки документов к передаче должны вест активную деятельность по оказанию методической помощи подразделениям: проверять правильность формирования дел, оформление, количество дел в соответствии с номенклатурой и т.д. Выявленные на этом этап недостатки работники кадровой службы должны устранить, а если дел отсутствует, составить соответствующую справку.
Работник архива в присутствии сотрудника кадровой службы (ил любого другого структурного подразделения) проставляет в описи отметки о наличии каждого дела. Готовится два экземпляра описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также проставляются подписи сотрудника архива и ответственного лица структурного подразделения, передавшего дела.
Номера описям подразделений присваивает архив организации. На обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляю номера дел (томов, частей) по описи. Каждой описи присваивается свой номер, например: опись № 1 л/с (л/с — документы по личному составу); затем указывается заголовок описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись. Если принимаются особо ценные дела, то проверяется количество листов в делах.
Работники кадровой службы должны увязать дела в связки и доставить их в архив организации. Одновременно с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, наименование которых также должно быть включено в опись.
После доставки документов в архив на основании сдаточных описей дел структурных подразделений составляются архивные описи. Такие описи содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда; они предназначены для учета дел и раскрытия их содержания. Описи являются архивными справочниками, обеспечивающими быстрый поиск доку ментов.
Помимо документов на бумажных носителях в архив сдаются электронные документы. Порядок их передачи в архив также определен Правилам Росархива и включает следующие этапы:
1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
2) запись ЭД на машинные носители;
3) проверка качества записи;
4) проведение описи ЭД;
5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
6) подготовка комплекта сопроводительной документации, который должен обеспечить их сохранность и использование. Сопроводительная документация должна содержать необходимую информацию: название документа, дату его создания, аннотацию содержания, электронный формат, физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа (для баз данных также количество записей).
Годовой раздел сводной архивной описи дел составляется в четырех экземплярах, и, если они не являются законченной описью, то не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
Организация работы по составлению годового раздела сводной описи осуществляется работниками архивной службы в соответствии с Правилами Росархива.
5.1.6. Выдача дел и ревизия документов архива
Срок хранения документов по личному составу в организациях составляет 75 лет. Ранее уволенные и работающие сотрудники организации часто обращаются в кадровую службу с различными запросами, связанными с начислениями заработной платы, за справками, подтверждающими трудовой стаж, полученную квалификацию, прохождение аттестации и т.д. Кроме личных запросов за документами в архив могут обратиться и организации (например, подразделения ПФР, организации, в которой в настоящее время работает бывший сотрудник, военкоматы, социальные службы и т.д.). В этом случае персоналу кадровой службы приходится запрашивать соответствующие дела из архива.
Процедура и сроки выдачи документов прописаны в Правилах Росархива. Дела выдаются из архива организации на один месяц для использования работниками организации и на три месяца во временное пользование для других организаций. Кроме того, дела могут быть выданы для проведения архивных работ, для страхового копирования и (или) специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов. Органам суда и прокуратуры документы выдаются во временное пользование до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях и только с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности Документов.
Для получения дела сотрудники организации должны оформлять заказы (требования); выдача дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, оформляется актами о выдаче. Выдача дел из архива регистрируется в книгах выдачи документов.
Акт о выдаче составляется в двух экземплярах: один для архива передающей организации, другой — для организации-получателя. Акты подписываются руководителями передающей и получающей организаций и скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка.
Выдаваемые из хранилища дела проверяются на соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Кроме того, перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела в присутствии лица, возвращающего документы. На каждое выдаваемое из хранилища дело оформляется лист использования (см. образец ниже).
Наименование организации
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело
(№ и название)
Опись
(№ и название)
Фонд
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
| № п/п | Фамилия, имя, отчество пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Проверка наличия и состояния документов. При проверке наличия и физического состояния документов в архиве организации проводится ревизия документов, во время которой:
1) устанавливают факт наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
2) выявляют и устраняют недостатки в учете документов;
3) выявляют отсутствующие документы и организуют их розыск;
4) выявляют документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверки необходимо проводить не реже одного раза в пять лет или перед передачей документов на государственное хранение. Проверку наличия и состояния документов обычно проводят после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; в случае реорганизации или ликвидации учреждения, предприятия.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
3) изымать обнаруженные неучтенные дела, которые ранее не были внесены в опись. Внесение в опись неучтенных дел непосредственно в ходе проверки запрещается: вначале необходимо зафиксировать факт обнаружения неучтенных ранее дел, а по завершении проверки обработать их и включить в описи;
4) изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Перед началом проверки наличия и физического состояния дел необходимо изучить документы предыдущих проверок. Нужно проверить правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениях в листах фондов. Такая проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Физическое состояние дел в папках определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
В ходе проверки составляется лист проверки. По окончании проверки листы нумеруются, подписываются исполнителями и включаются в дело Данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается. По завершении проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверитель-Ной надписи делается запись «проверено» и проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
Если в ходе проверки обнаружена недостача дел и документов, то необходимо организовать их розыск. Найденные дела подкладываются на свои места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел производится отметка с указанием даты и подписи должностного лица. Если дел не будут найдены, этот факт необходимо задокументировать, исключит отсутствующие документы из описей. В соответствующих карточках нужно указать даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дел, и составить справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК руководитель организации утверждает решение комиссии и издает приказ о снятии необнаруженных документов с учета.
Проверка считается завершенной после внесения всех изменений выявленных в ходе ее проведения, в учетные документы проверяемого фонда и передачи соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив. Подразделение Росархива после получения таких сведений должно внести изменения в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
5.1.7. Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела
Лица или организации, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации об архивном деле, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному состав посягают на социальные права граждан, поскольку, например, в слу чае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей по заработной плате гражданину будет сложно оформить документы для получения пенсии в заслуженном размере. В 1990-е отмечалась ситуация, когда документы по личному составу в организации или не оформлялись вовсе, или оформлялись неправильно, а при ликвидации организаций и работодателей — физических лиц не передавались в архивы. В связи с этим были приняты нормативные правовые акты, ужесточающие ответственность за нарушения в данной сфере.
Так, в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хра нения, комплектования, учета или использования архивных документов виновные могут получить предупреждение или наложение административного штрафа — граждане в размере от 100 до 300 руб., должностные лица от 300 до 500 руб. Субъектами ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ мог быть должностные лица и иные работники организаций и архивов, которые обязаны соблюдать указанные правила, а также граждане и должностные лица — пользователи архивных документов.
Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение организациями или индивидуальными предпринимателями обязанностей по хранению обязательных документов, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200000 до 300000 руб. Цель данной статьи — обеспечить с помощью мер административно-правового воздействия соблюдение требований законодательства о хранении документов, имеющих важное значение для реализации прав и свобод граждан, прав и законных интересов юридических лиц, а также защиты интересов общества и государства в целом.
Помимо административного наказания предусмотрена и уголовная ответственность. Так, согласно ст. 140 УК РФ неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере до 200000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.
В соответствии со ст. 164 УК РФ хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность, независимо от способа хищения наказывается принудительными работами на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до одного года или без такового либо лишением свободы на срок до 10 лет со штрафом в размере до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет или без такового и с ограничением свободы на срок до одного года или без такового. Это же деяние, совершенное группой лиц по предварительному сговору или организованной группой, повлекшее уничтожение, порчу или разрушение указанных выше предметов или документов, наказывается лишением свободы на срок до 15 лет со штрафом в размере до 500000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет либо без такового и с ограничением свободы на срок до двух лет либо без такового.
В ст. 190 УК РФ установлена ответственность за невозвращение на территорию Российской Федерации культурных ценностей. За это преступление предусматривается наказание принудительными работами на срок до пяти лет либо лишение свободы на срок до восьми лет со штрафом в размере до 1 млн руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до пяти лет или без такового.
Незаконное приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих права или освобождающих от обязанностей, а также государственных наград (ст. 324 УК РФ) наказывается наложением штрафа в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
За похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия (ст. 325 УК РФ) предусматривается наказание в виде штрафа в размере до 200000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 ч, либо исправительных работ на срок до двух лет, либо принудительных работ на срок до одного года, либо ареста на срок до четырех месяцев, либо лишения свободы на срок до одного года.
Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» указывает, что пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов (ст. 24). В то же время в законе устанавливаются ограничения и особые условия доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. В связи с этим во внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы организации, регламентирующие порядок обращения с документами по кадрам (личному составу), подлежащими архивному хранению, необходимо внести уточнения.
Аудит кадровых документов
Во многих российских организациях работе с кадровыми документами пока еще не уделяют должного внимания. По мнению кадровиков, главное — найти работника на вакантную должность, чтобы он быстрее приступил к своим обязанностям, а на проведение всех документальных процедур жалко терять время. Конечно, было бы хорошо, чтобы все пункты законодательства, нормативных документов, всякого рода правил, рекомендаций, методических разъяснений и т.п. применялись бы в практической деятельности. Однако, к сожалению, такое бывает редко. Гораздо чаще о необходимости приведения кадровых документов в порядок вспоминают, когда ожидается проверка, и тогда приходится срочно проводить кадровый аудит.
5.3.1. Сущность и виды аудита кадровой документации
Под кадровым аудитом подразумевается деятельность по проверке наличия всех обязательных кадровых документов, а также оценке соответствия кадровой документации требованиям действующего трудового законодательства и внутренним требованиям компании, о настоящее время процедуру кадрового аудита предлагают многие организации; это свидетельствует о том, что такая услуга востребована рынком и пользуется спросом.
Список документов по кадрам, которые может запросить при проверке трудовая инспекция, нигде не определен, поэтому очень важно, чтобы работодатель своевременно и правильно оформлял ВСЕ кадровые документы. Кроме того, аудит кадровых документов рекомендуется проводить в организациях регулярно, потому что любая дополнительная проверка или ревизия документов значительно снижает риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками и претензий со стороны инспекции труда.
Виды кадрового аудита. В зависимости от объема затрагиваемых проверкой документов кадровый аудит может быть комплексным, обзорным и целевым.
Комплексный аудит предполагает проверку всех кадровых документов в полном объеме, при этом осуществляется полный анализ состояния кадровой документации, после чего можно разработать детальные рекомендации по устранению выявленных ошибок и нарушений.
Обзорный аудит предусматривает выборочную проверку кадровых документов, которая дает общее представление о состоянии дел в кадровом делопроизводстве и кадровом учете, позволяет определить проблемные зоны и выявить типичные ошибки. Обзорный аудит показывает, на какие аспекты деятельности кадровой службы необходимо обратить внимание, какие вопросы надо проработать и т.д.
Целевой аудит означает проверку документов кадрового учета в отношении определенного количества работников организации, которых выбирает руководство. При таком аудите рекомендуется включать в список от 10 до 20 работников, относящихся к разным категориям, например:
— руководящий состав;
— специалисты, рабочие;
— работники, имеющие большой стаж работы в организации;
— работники, недавно принятые на работу;
— работники, являющиеся иностранными гражданами, и т.д. Для проведения аудита можно пригласить специалиста-профессионала или независимую компанию, а можно создать комиссию из работников организации, которые хорошо знают трудовое законодательство и владеют навыками оформления кадровой документации.
Цели и задачи кадрового аудита. Несмотря на то что основной целью кадрового аудита является минимизация рисков, связанных с нарушением трудового законодательства, при его проведении всегда повышается эффективность работы с персоналом. Кадровый аудит позволяет организации решить следующие задачи:
а) получить объективную оценку положения дел в кадровом делопроизводстве;
б) выявить по возможности все случаи нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда;
в) до возникновения спорных ситуаций и конфликтов устранить выявленные нарушения путем изготовления недостающих документов или внесения исправлений и дополнений в кадровые и иные документы организации.
Этапы аудита и фиксация его результатов. Проведение кадрового аудита в организации условно можно разделить на следующие этапы:
1) определение целей и задач аудита;
2) выбор вида кадрового аудита исходя из поставленных целей и задач;
3) определение перечня проверяемых документов;
4) проведение проверки документов;
5) оформление отчета об аудите.
Отчет по кадровому аудиту должен включать:
а) список обязательных кадровых документов, которые по разным причинам отсутствуют в организации;
6) список документов, оформленных с нарушением трудового законодательства;
в) список нарушений в кадровом учете, в порядке совершения и оформления трудовых процедур;
г) рекомендации по исправлению выявленных при проверке нарушений и предложения по совершенствованию кадрового учета организации.
5.3.2. Кадровые документы, требующие аудита
В ходе кадрового аудита должны быть исследованы все документы по личному составу организации.
1. Трудовые книжки. На каждого сотрудника, работающего по основному месту работы, организация обязана вести трудовую книжку, о чем уже говорилось ранее (подробнее см. 3.2.1). Государственная инспекция в ходе проверки уделяет внимание порядку ведения, хранения и оформления трудовых книжек. Поэтому при проведении кадрового аудита необходимо проверить, издан ли приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек; записи в трудовых книжках — они должны быть внесены строго на основании соответствующих приказов; все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и многое другое.
2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2, но в нее необходимо внести изменения в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые действуют с 1 января 2013 г.
3. Табель учета рабочего времени. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, поэтому в организации необходимо вести табель учета рабочего времени (подробнее см. 3.2.1). Кадровая служба заполняет такой табель в соответствии с установленной и согласованной с бухгалтерией формой (унифицированная форма № Т-13). Кроме того, бухгалтерия должна вести табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12).
4. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3). Нормы ст. 57 ТК РФ предписывают указывать в трудовых договорах специальность, профессию и должность, на которую принимается работник в соответствии со штатным расписанием. Однако законодательство не обязывает работодателей — юридических лиц или индивидуальных предпринимателей иметь штатное расписание, поэтому если в трудовых договорах определяется конкретный вид поручаемой работы, то штатное расписание можно не вести. Если организация все же утвердила штатное расписание, то вести его нужно в соответствии с действующими нормативными требованиями.
5. Приказы (распоряжения) работодателя по личному составу. В ходе кадрового аудита такого рода документам необходимо уделить особое внимание. В соответствии с трудовым законодательством работодатели обязаны издавать приказы по личному составу, но конкретный перечень приказов не установлен. В связи с этим рекомендуется сохранять абсолютно все приказы, связанные с трудовыми отношениями. Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет.
6. Зарплатные документы. Органы федеральной трудовой инспекции обязательно проверяют, издан ли приказ о выплате заработной платы не реже чем два раз в месяц и об установлении даты выплат; естественно, проверяется и исполнение этого приказа (не было ли задержек выплаты или иных нарушений). Нормы ст. 136 ТК РФ обязывают работодателя в письменной форме извещать каждого работника о расчете заработной платы. Поэтому в организации обязательно должен быть разработан и утвержден приказом руководителя расчетный листок; кроме того, проверяется наличие приказа об утверждении формы расчетного листка. Трудовые инспекторы дополнительно могут проверить, указаны ли дни выплаты заработной платы в трудовом договоре с работником, в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре (при его наличии).
7. Извещения и уведомления. Работодатель обязан уведомлять работников о наступлении определенных событий, таких как расторжение трудового договора, начало отпуска, отсутствие вакансий, необходимость получить трудовую книжку, сокращение численности или штата работников и пр. Извещения и уведомления об этих и иных событиях должны предоставляться работникам для ознакомления под роспись. В целях систематизации работы с извещениями и уведомлениями организации либо должны вести специальный журнал извещений, где работники подписью подтверждают факт получения информации, либо хранить копии извещений с подписью работника и указанием даты.
8. Заявления и справки, предоставляемые персоналом. В организации должны храниться заявления работников и предоставляемые работниками справки, на основании которых работодатель совершает те или иные кадровые действия. Государственные инспектора могут проверить наличие подлинных справок и заявлений, которые были указаны как основание для принятия того или иного приказа либо другого распорядительного документа.
9. Журналы по кадровой деятельности. Для систематизации информации по кадровому учету в организациях создаются и ведутся журналы, которые очень часто требуют инспектора во время проверки. Формы некоторых журналов обязательны или рекомендованы, а некоторые могут разрабатываться организациями самостоятельно. Список журналов по кадровой деятельности, который могут или должны вести организации, достаточно обширен. Сюда, в частности, входят журнал (книга) учета трудовых договоров (заключения и прекращения их действия) и журнал учета приказов по личному составу; образцы этих журналов приведены ниже.
Организация архивного хранения кадровых документов
В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных законодательными и нормативными правовыми актами сроков их хранения. Поскольку невозможно освещать отдельно вопрос организации архивного хранения только кадровых документов, ниже будут изложены основные правила и требования по организации архивного хранения документов организации, в том числе и кадровых.
5.1.1. Основные правила создания, цели, задачи и функции архивов организации
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение организации должны создавать архив. В зависимости от объема документов архив создается либо как самостоятельное структурное подразделение организации, либо как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Архивы организации создаются решением (приказом) руководителя.
Вопросы деятельности архивов регламентируются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (Правилами Росархива), а также соответствующими положениями, приказами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами. Для обеспечения эффективной деятельности архива организация обязана предоставить необходимое оборудованное помещение и кадры.
Архив организации необходимо размещать в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Если же специальное помещение отсутствует, для архива рекомендуется выделить приспособленное помещение в административном здании организации. В этом случае следует провести экспертизу помещения в установленном порядке. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Решение о возможности использовать помещение под архив организации оформляется актом. Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Основными задачами архива организации являются:
а) комплектование архива документами;
б) учет и обеспечение сохранности документов;
в) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
г) использование хранящихся в архиве документов;
д) подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Росархивом и органами управления архивным делом субъектов РФ.
Основными функциями архива организации являются:
1) ведение списка структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
2) прием упорядоченных документов структурных подразделений организации;
3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
4) осуществление информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений предприятия, учреждения, а также использования документов архива по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, учет и анализ использования;
5) проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
6) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях — источниках Комплектования архива;
7) организация работы по составлению номенклатуры дел;
8) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
9) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и пр.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
а) требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
б) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива;
в) запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы архива сведения.
За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме на хранение документов подведомственных организаций, нарушение правил использования документов, доступа пользователей к документам и т.д. архив совместно с руководителем организации несет ответственность, в том числе административную, гражданско-правовую, уголовную.
5.1.2. Ценность документов организации: экспертиза и сроки хранения
Документы, которые образуются в процессе деятельности организации и составляют ее документальный фонд, по срокам хранения подразделяются:
а) на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
б) документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
в) документы постоянного (вечного) хранения.
Документами постоянного хранения являются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение. Они составляют архивный фонд организации, который в соответствии с законодательством является составной частью Архивного фонда Российской Федерации. Сроки хранения документов определяются на основании экспертизы их ценности. Порядок экспертизы ценности документов определен в разд. 2 Правил Росархива.
Каждая организация в процессе своей деятельности формирует (создает), использует (в том числе учитывает), а также хранит документы для возможного многократного использования. Значение и ценность документов не одинаковы. Одни документы создаются для оперативной работы, другие важны только для конкретной организации, третьи могут приобретать общественную значимость (как исторический или иной памятник культуры).
Существуют документы, которые содержат различную информацию о работниках (персональные данные, сведения об образовании и т.д.). Их называют документами по личному составу в организации. Кадровая служба в основном организует работу именно с такими документами, которые имеют социальное значение; в соответствии с законодательством эти документы должны храниться всю жизнь человека — 75 лет.
Экспертиза ценности документов представляет собой деятельность по изучению документов, в процессе которой на основании установленных критериев выявляется ценность документов в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.
Для отбора и подготовки дел к передаче на постоянное хранение, т.е. для экспертизы ценности документов, в организации необходимо создать экспертную комиссию (ЭК) в количестве трех человек (в ЭК в обязательном порядке нужно включить руководителя архива или лицо, ответственное за архив). Руководитель организации издает приказ о создании экспертной комиссии. В крупных корпорациях и компаниях с большим документооборотом создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК). В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) обычно назначают одного из руководящих работников организации, который курирует вопросы делопроизводства и архива.
Задачами ЦЭК (ЭК) являются организация и проведение экспертизы ценности документов на всех стадиях делопроизводства: от процесса составления номенклатуры дел и формирования дел до экспертизы ценности документов для передачи их в архив организации, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. В функции ЦЭК (ЭК) входят:
1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2) подготовка и вынесение на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями:
4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Заседания ЦЭК (ЭК) проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости. По итогам заседания составляется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Экспертные комиссии обладают компетенцией совещательного органа: принимаемые ими решения вступают в силу только после утверждения приказом руководителя организации. Если на заседаниях комиссии принимаются решения, связанные с изменением типовых и примерных номенклатур дел, сроков хранения документов и т.д., то такой протокол утверждается руководителем организации только после его рассмотрения и согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза Ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы в кадровой службе в соответствии с номенклатурой дел организации осуществляется отбор:
1) дел с временными сроками хранения, которые остаются на хранение в структурном подразделении;
2) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения — для передачи в архив;
3) подлежащих уничтожению дел за предыдущие годы, у которых сроки хранения истекли.
Одновременно с этим проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, а также правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Запрещено производить оценку ценности документов только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой «ЭПК» подлежат переформированию: путем полистного просмотра содержащиеся в них документы постоянного хранения изымаются и присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. После завершения экспертизы ценности документов производится подшивка вновь сформированных дел. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Вся деятельность организации по экспертизе ценности документов должна проводиться под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Оформление результатов экспертизы ценности документов. После проведения оценки ценности документов составляются архивные описи дел и акты. Оформляются отдельные описи:
1) постоянных (бессрочных) дел;
2) дел временного (свыше 10 лет) хранения;
3) дел по личному составу организации.
Кроме того, оформляются акты об утверждении списка дел, не подлежащих дальнейшему хранению и, следовательно, подготавливаемых для уничтожения.
Если в организации ведется электронный документооборот, то в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), которые необходимо будет сдавать в архив, составляются описи ЭД постоянного хранения, а также описи дел по личному составу.
5.1.3. Порядок составления и оформление описей дел
Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет архивную опись дел — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Сводную опись, по которой происходит сдача дел на постоянное хранение, готовит архив организации.
Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах по установленной форме и через год после завершения дел в делопроизводстве передаются в архив организации. Описи структурного подразделения должны содержать следующие элементы:
1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2) индекс дела (тома, части);
3) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
4) даты дела (тома, части);
5) количество листов в деле (томе, части);
6) срок хранения дела.
Кадровая служба совместно с архивом составляет годовой раздел сводной описи дел организации. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и завершительной надписи к разделу аналогичен порядку оформления описи для документов постоянного хранения.
Сводная опись дел по личному составу организации систематизируется по номинальному признаку, при этом заголовки дел необходимо располагать в соответствующей последовательности:
1) приказы (распоряжения) по личному составу;
2) списки личного состава;
3) карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
4) личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
5) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
6) невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
7) акты о несчастных случаях.
В крупных организациях с большим объемом документооборота по личному составу указанные документы могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) на работника вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения работника и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому отчету можно составить оглавление, указатели и списки сокращенных слов. Опись подписывается исполнителем (составителем) и заверяется начальником кадровой службы.
Опись обычно составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив, а второй остается в кадровой службе организации. Если в подразделении (кадровой службе) есть экспертная комиссия, то опись дел составляется в трех экземплярах: дополнительный экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен тому, который применяется для составления описи дел постоянного хранения. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения, которая приведена ниже.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 204.
