Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
В ТК РФ существует раздел, где установлена ответственность за нарушение трудового законодательства (разд. XIII «Защита трудовых прав и свобод»). В частности, ст. 352 ТК РФ определяет основные способы защиты трудовых прав и свобод работников:
а) самозащита работниками трудовых прав;
б) защита трудовых прав и законных интересов работников профессиональными союзами;
в) государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
г) судебная защита.
В гл. 57 ТК РФ указано, что государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляет федеральная инспекция труда в порядке, установленном Правительством РФ.
5.2.1. Государственная инспекция труда: задачи, полномочия, обязанности
Федеральная инспекция труда — это единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, и его территориальных органов (государственных инспекций труда — ГИТ). Руководство деятельностью федеральной инспекции труда осуществляет главный государственный инспектор труда Российской Федерации, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством РФ. Деятельность федеральной инспекции труда строится на основе принципов уважения, соблюдения и защиты прав и свобод человека и гражданина, законности, объективности, независимости и гласности.
Основными задачами федеральной инспекции труда являются:
1) обеспечение соблюдения и защиты трудовых прав и свобод граждан, включая право на безопасные условия труда;
2) обеспечение соблюдения работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
3) обеспечение работодателей и работников информацией о наиболее эффективных средствах и методах соблюдения положений трудового законодательства;
4) доведение до сведения соответствующих органов государственной власти фактов нарушений, действий (бездействия) или злоупотреблений, которые не подпадают под действие трудового законодательства.
Основные полномочия федеральной инспекции труда также определены в ТК РФ. В частности, федеральная инспекция труда:
1) осуществляет государственный надзор за соблюдением работодателями трудового законодательства;
2) ведет прием граждан и рассматривает заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан о нарушениях их трудовых прав, принимает меры по устранению выявленных нарушений и восстановлению нарушенных прав;
3) информирует и консультирует работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства;
4) проводит проверки в организациях и выдает обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений;
5) составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах своих полномочий и готовит документы о привлечении виновных к ответственности;
6) анализирует причины выявленных нарушений и принимает меры по их устранению;
7) осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации рассмотрение дел об административных правонарушениях;
8) направляет соответствующую информацию в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и суды;
9) проверяет соблюдение установленного порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве;
10) обобщает практику применения, анализирует причины нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и готовит соответствующие предложения по их совершенствованию;
11) анализирует состояние и причины производственного травматизма и разрабатывает предложения по его профилактике, принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве или проводит его самостоятельно;
12) осуществляет другие полномочия в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Государственные инспекторы труда при исполнении своих функций по осуществлению государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства имеют право:
1) в установленном законом порядке беспрепятственно в любое время суток при наличии соответствующих удостоверений посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей — физических лиц;
2) запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
3) в установленном законом порядке изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
4) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
5) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства;
6) направлять в суды требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
7) выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда и т.п.;
8) запрещать использование несертифицированных средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
9) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении трудового законодательства и о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве, и др.
В случае обращения профсоюзного органа либо работника в ГИТ по вопросам коллективного или индивидуального трудового спора государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано в суд в течение 10 дней со дня его получения работодателем (его представителем).
Государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора и контроля обязаны:
1) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы работодателей — юридических лиц или индивидуальных предпринимателей;
2) хранить охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую и иную), ставшую им известной при осуществлении ими своих полномочий, соблюдать конфиденциальность о заявителе даже после оставления своей должности.
В соответствии с положениями ТК РФ государственные инспекторы труда при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей являются полномочными представителями государства и находятся под его защитой, независимы от государственных органов, должностных лиц и подчиняются только закону. Решения государственных инспекторов труда могут быть обжалованы соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд. За свои противоправные действия или бездействие государственные инспекторы труда несут ответственность, установленную федеральными законами.
Федеральная инспекция труда осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами прокуратуры, профессиональными союзами (их объединениями), объединениями работодателей, другими организациями.
За нарушение норм трудового права руководители и иные должностные лица организаций, а также работодатели — физические лица могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Лица, препятствующие осуществлению государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, или не исполняющие предъявленные им предписания, или применяющие угрозы насилия либо насильственные действия по отношению к государственным инспекторам труда, также несут ответственность, установленную федеральными законами.
5.2.2. Процедура (порядок) проведения и виды проверок
В своей ежедневной деятельности организации сталкиваются с многочисленными проблемами, в том числе в части управления персоналом и корректного документального оформления взаимоотношений работодателя с работниками. К сожалению, единого нормативного правового акта, регулирующего такие вопросы, не существует, и информацию работодателем приходится собирать из различных источников. Между тем от того, как будут оформлены кадровые документы компании, во многом зависит результат ее проверки органами федеральной инспекции труда.
Порядок и сроки инспектирования, виды проверок, определение круга документов, которые должны быть оформлены в ходе проверки, права и обязанности работодателя и проверяющего органа определяются комплексом законодательных и нормативных правовых актов, куда, в частности, входят:
1) регламентирующие документы государственной инспекции труда, разработанные на основе ратифицированной Российской Федерацией конвенции № 81 от 11 июля 1947 г. Международной организации труда (МОТ) «Об инспекции труда в промышленности и торговле»;
2) гл. 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» ТК РФ;
3) Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав Юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора; и муниципального контроля» (далее — Федеральный закон от 26 декабря 2008 г.);
4) ст. 5.27-5.34 КоАП РФ;
5) Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. № 603н «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора) и защиты прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), в частности, в сфере охраны труда. Закон устанавливает порядок проведения проверок юридических лиц (ЮЛ) и индивидуальных предпринимателей (ИП) органами государственной власти. По форме различаются проверки: а) плановые и внеплановые; б) документарные и выездные.
Плановые проверки, как правило, проводятся с периодичностью не чаще одного раза в три года. Однако организации здравоохранения, социальной сферы, образования, сферы теплоснабжения, электроэнергетики, энергосбережения и повышения энергетической эффективности проходят плановую проверку два раза и более в три года.
Плановые проверки проводятся на основании разрабатываемых органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля (в соответствии с их полномочиями) ежегодных планов. Органы прокуратуры рассматривают эти планы на предмет законности включения в них объектов государственного контроля. Генеральная прокуратура России формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на своем официальном сайте в срок до 31 декабря текущего календарного года. Основанием для включения ЮЛ или ИП в план проверок является истечение трех лет со дня:
1) государственной регистрации ЮЛ или ИП;
2) окончания проведения последней плановой проверки ЮЛ, ИП;
3) начала осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности, требующих представления особых уведомлений в органы исполнительной власти.
Плановая проверка может проводиться в форме выездной или документарной проверки. О проведении плановой проверки ЮЛ и ИП предупреждаются письменно. Копию распоряжения (приказа) руководителя контролирующего органа о проведении плановой проверки (приложение 28) передают посредством почтового отправления или любым другим способом не позднее чем за три рабочих дня до начала проверки.
Для кадровых служб организаций предметом плановой проверки обычно является соблюдение требований трудового законодательства, выполнение предписаний об устранении нарушений, выявленных в ходе предыдущих проверок, о проведении мероприятий по предотвращению нарушения норм трудового права и защите трудовых прав граждан.
Внеплановые проверки могут проводиться по следующим основаниям:
1) истечение срока исполнения ЮЛ или ИП ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения (в частности, истечение срока исполнения работодателем выданного федеральной инспекцией труда предписания об устранении выявленного нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права);
2) поступление в органы государственного контроля (надзора), в частности в федеральную инспекцию труда, обращений и заявлений граждан, в том числе ЮЛ или ИП, информации о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства, включая требования по охране труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
3) обращение или заявление работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
4) запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
5) поступление информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из СМИ о фактах возникновения угрозы и причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
6) нарушение прав потребителей — в случае обращения граждан, права которых нарушены (анонимные заявления не рассматриваются);
7) приказ (распоряжение) руководителя органа государственного контроля (надзора), изданный в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ и на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям. Проверки по данному основанию происходят довольно редко, и еще реже по этому основанию проводят проверку кадрового делопроизводства ЮЛ или ИП.
Внеплановая проверка, как и плановая, может проводиться в форме документарной и (или) выездной проверки. О проведении внеплановой выездной проверки ЮЛ или ИП должны быть уведомлены не менее чем за 24 ч до начала ее проведения любым доступным способом. В отдельных случаях, если уведомление может повредить цели проверки, причинен или причиняется вред жизни или могут возникнуть чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, предварительное уведомление юридических лиц, индивидуальных предпринимателей о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется. Так, внеплановая выездная проверка по обращению или заявлению работника о нарушении работодателем его трудовых прав может быть проведена незамедлительно. При этом предварительное уведомление работодателя о проведении внеплановой выездной проверки в связи с обращением или заявлением работника о нарушении работодателем его трудовых прав и запросом работника о проведении проверки условии и охраны труда на его рабочем месте, не допускается.
Если основанием для проведения внеплановой проверки является истечение срока исполнения ЮЛ или ИП предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований, то предметом такой про верки может являться только исполнение выданного предписания.
Документарная проверка осуществляется для установления достоверности сведений, которые содержатся в документах ЮЛ или ИП. В этом случае выезд на территорию организации не производится, проверка доку ментов проводится по месту нахождения органа государственного ил муниципального контроля. В процессе документарной проверки рассматриваются документы ЮЛ (ИП), которые уже имеются в распоряжении органа, проводящего проверку: акты предыдущих ревизий, материалы рас смотрения дел об административных правонарушениях и т.п.
Если достоверность сведений, содержащихся в представленных организацией документах, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения позволяют оценить исполнение ЮЛ (ИП) обязательных или иных требований, орган государственного контроля (надзора) направляет в адрес ЮЛ (ИП) мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя проверяющего органа. В течение 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса ЮЛ (ИП) обязаны направить в органы государственного контроля указанные в запросе документы.
Как показывает практика, затребованные документы лучше представлять в контролирующий орган лично, с описью сдаваемых документов. Запрошенные документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью ответственных лиц, или в форм электронных документов в порядке, установленном Правительством РФ Контролирующие организации не вправе требовать нотариального удостоверения копий документов (кроме особых случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия либо несоответствия в сведениях, информация об этом направляется ЮЛ (ИП) с требованием представить в течение 10 рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме. В свою очередь, ЮЛ (ИП) вправе направить дополнительно в органы государственного контроля (надзора) документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов. В случае если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений будут установлены признаки нарушения, органы государственного контроля (надзора) имею право провести выездную проверку.
При проведении документарной проверки органы контроля (надзора не вправе требовать сведения и документы, не относящиеся к предмет документарной проверки, а также сведения и документы, которые могу быть получены проверяющими органами от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля. Выездная проверка, как плановая, так и внеплановая, может проводиться по месту нахождения или фактического осуществления деятельности ЮЛ (ИП), т.е. не только по официально зарегистрированному адресу, но и с выездом в цеха, филиалы и т.п. Предметом выездной проверки являются:
1) сведения, содержащиеся в документах ЮЛ (ИП);
2) соответствие их работников;
3) состояние используемых при осуществлении предпринимательской деятельности территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования и т.п.;
4) производимые и реализуемые ЮЛ (ИП) товары (выполняемая работа, предоставляемые услуги);
5) принимаемые ими меры по исполнению обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами.
Выездная проверка проводится в тех случаях, если при документарной проверке не представляется возможным:
а) удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в представленных документах;
6) оценить соответствие деятельности ЮЛ (ИП) обязательным требованиям или требованиям, установленным муниципальными правовыми актами.
Законом установлены правила проведения выездной проверки.
1. Должностные лица органов государственного контроля (надзора), прибыв на место проведения проверки, должны предъявить служебное удостоверение.
2. Руководителей и (или) иных должностных лиц ЮЛ (ИП) в обязательном порядке следует ознакомить с распоряжением или приказом руководства органа государственного контроля (надзора) о назначении выездной проверки, а также с полномочиями проводящих такую проверку лиц.
3. В приказе (распоряжении) о проведении выездной проверки должны быть указаны цели, задачи, основания проверки; виды и объемы мероприятий по контролю; состав экспертов; представители экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке; сроки и условия ее проведения.
4. Руководители (уполномоченные представители) ЮЛ (ИП) обязаны:
а) предоставить должностным лицам проверяющего органа государственного контроля (надзора) возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки (в случае если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки);
б) обеспечить доступ инспекторам, проводящим выездную проверку, и привлекаемым экспертам в используемые ЮЛ (ИП) при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения и т.п.
5.2.3. Сроки проведения и оформление результатов проверок
Срок проведения каждой из описанных проверок не может превышать 20 рабочих дней. Общий срок проверок не может превышать 50 ч для Малого предприятия и 15 ч для микропредприятия в год. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и /или; длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз, расследований и т.п. по предложению проверяющих, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен руководителем органа государственного контроля (надзора). Продление времени проверки, возможно, не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий — не более чем на 50 ч, микропредприятий — не более чем на 15 ч.
В случае если юридическое лицо осуществляет свою деятельность на территории нескольких субъектов РФ, то срок осуществления проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству, обособленному структурному подразделению организации, при этом общий срок проверки не может превышать 60 рабочих дней.
Оформление результатов. Для фиксации проверок ЮЛ, ИП вправе вести журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля, в котором представитель контролирующего органа должен сделать соответствующую отметку. По результатам проверки обязательно составляется акт типовой формы, в котором указываются:
1) дата, время и место составления акта;
2) наименование проверяющего органа;
3) дата, номер приказа (распоряжения) проверяющего органа;
4) фамилии, имена, отчества и должности лиц, проводивших проверку;
5) наименование ЮЛ (его представителя) или фамилия, имя и отчество ИП (уполномоченного им лица), в отношении которых проводилась проверка;
6) дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях;
8) сведения об ознакомлении или отказе ознакомиться с актом проверки представителей ЮЛ, ИП, присутствовавших при проведении проверки, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке (либо о невозможности внесения такой записи в случае отсутствия указанного журнала);
9) подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.
Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых вместе с копиями приложений вручается представителю проверяемой организации под расписку. К акту прилагаются объяснения представителей ЮЛ или ИП по факту выявленных нарушений.
Административная ответственность за нарушение трудового законодательства. В соответствии с КоАП РФ должностные лица органов, осуществляющих государственный надзор за соблюдением трудового законодательства, вправе составлять протоколы об административных правонарушениях. На основании составленного государственным инспектором протокола выносится постановление о привлечении должностных лиц к административной ответственности и выписывается предписание с требованием исправить выявленные ошибки или устранить нарушения (приложение 33). Юридические лица и предприниматели привлекаются к административной ответственности за нарушение законодательства о труде и охране труда (ст. 5.27—5.34 КоАП РФ), а также за необоснованное воспрепятствование контролю.
Штрафы за нарушение трудового законодательства
В частности, с 1 января 2015 г. вступили в силу изменения в КоАП РФ, усиливающие ответственность за нарушение трудового законодательства, введенные Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О специальной оценке условий труда"»:
— за допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае если работодатель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями, на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 10000 до 20000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
— за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, для должностных лиц предусматривается штраф в размере от 10000 до 20000 руб.; для юридических лиц — от 50000 до 100000 руб. (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ);
— за нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, на юридических лиц может быть наложен штраф в размере от 50000 до 80000 руб. (ч. 1 ст. 27.1 КоАП РФ);
— за нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, может быть наложен штраф в размере от 5000 до 10000 руб.; на юридических лиц — от 60000 до 80000 руб. (ч. 2 ст. 27.1 КоАП РФ).
Аудит кадровых документов
Во многих российских организациях работе с кадровыми документами пока еще не уделяют должного внимания. По мнению кадровиков, главное — найти работника на вакантную должность, чтобы он быстрее приступил к своим обязанностям, а на проведение всех документальных процедур жалко терять время. Конечно, было бы хорошо, чтобы все пункты законодательства, нормативных документов, всякого рода правил, рекомендаций, методических разъяснений и т.п. применялись бы в практической деятельности. Однако, к сожалению, такое бывает редко. Гораздо чаще о необходимости приведения кадровых документов в порядок вспоминают, когда ожидается проверка, и тогда приходится срочно проводить кадровый аудит.
5.3.1. Сущность и виды аудита кадровой документации
Под кадровым аудитом подразумевается деятельность по проверке наличия всех обязательных кадровых документов, а также оценке соответствия кадровой документации требованиям действующего трудового законодательства и внутренним требованиям компании, о настоящее время процедуру кадрового аудита предлагают многие организации; это свидетельствует о том, что такая услуга востребована рынком и пользуется спросом.
Список документов по кадрам, которые может запросить при проверке трудовая инспекция, нигде не определен, поэтому очень важно, чтобы работодатель своевременно и правильно оформлял ВСЕ кадровые документы. Кроме того, аудит кадровых документов рекомендуется проводить в организациях регулярно, потому что любая дополнительная проверка или ревизия документов значительно снижает риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками и претензий со стороны инспекции труда.
Виды кадрового аудита. В зависимости от объема затрагиваемых проверкой документов кадровый аудит может быть комплексным, обзорным и целевым.
Комплексный аудит предполагает проверку всех кадровых документов в полном объеме, при этом осуществляется полный анализ состояния кадровой документации, после чего можно разработать детальные рекомендации по устранению выявленных ошибок и нарушений.
Обзорный аудит предусматривает выборочную проверку кадровых документов, которая дает общее представление о состоянии дел в кадровом делопроизводстве и кадровом учете, позволяет определить проблемные зоны и выявить типичные ошибки. Обзорный аудит показывает, на какие аспекты деятельности кадровой службы необходимо обратить внимание, какие вопросы надо проработать и т.д.
Целевой аудит означает проверку документов кадрового учета в отношении определенного количества работников организации, которых выбирает руководство. При таком аудите рекомендуется включать в список от 10 до 20 работников, относящихся к разным категориям, например:
— руководящий состав;
— специалисты, рабочие;
— работники, имеющие большой стаж работы в организации;
— работники, недавно принятые на работу;
— работники, являющиеся иностранными гражданами, и т.д. Для проведения аудита можно пригласить специалиста-профессионала или независимую компанию, а можно создать комиссию из работников организации, которые хорошо знают трудовое законодательство и владеют навыками оформления кадровой документации.
Цели и задачи кадрового аудита. Несмотря на то что основной целью кадрового аудита является минимизация рисков, связанных с нарушением трудового законодательства, при его проведении всегда повышается эффективность работы с персоналом. Кадровый аудит позволяет организации решить следующие задачи:
а) получить объективную оценку положения дел в кадровом делопроизводстве;
б) выявить по возможности все случаи нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда;
в) до возникновения спорных ситуаций и конфликтов устранить выявленные нарушения путем изготовления недостающих документов или внесения исправлений и дополнений в кадровые и иные документы организации.
Этапы аудита и фиксация его результатов. Проведение кадрового аудита в организации условно можно разделить на следующие этапы:
1) определение целей и задач аудита;
2) выбор вида кадрового аудита исходя из поставленных целей и задач;
3) определение перечня проверяемых документов;
4) проведение проверки документов;
5) оформление отчета об аудите.
Отчет по кадровому аудиту должен включать:
а) список обязательных кадровых документов, которые по разным причинам отсутствуют в организации;
6) список документов, оформленных с нарушением трудового законодательства;
в) список нарушений в кадровом учете, в порядке совершения и оформления трудовых процедур;
г) рекомендации по исправлению выявленных при проверке нарушений и предложения по совершенствованию кадрового учета организации.
5.3.2. Кадровые документы, требующие аудита
В ходе кадрового аудита должны быть исследованы все документы по личному составу организации.
1. Трудовые книжки. На каждого сотрудника, работающего по основному месту работы, организация обязана вести трудовую книжку, о чем уже говорилось ранее (подробнее см. 3.2.1). Государственная инспекция в ходе проверки уделяет внимание порядку ведения, хранения и оформления трудовых книжек. Поэтому при проведении кадрового аудита необходимо проверить, издан ли приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек; записи в трудовых книжках — они должны быть внесены строго на основании соответствующих приказов; все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и многое другое.
2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2, но в нее необходимо внести изменения в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые действуют с 1 января 2013 г.
3. Табель учета рабочего времени. Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, поэтому в организации необходимо вести табель учета рабочего времени (подробнее см. 3.2.1). Кадровая служба заполняет такой табель в соответствии с установленной и согласованной с бухгалтерией формой (унифицированная форма № Т-13). Кроме того, бухгалтерия должна вести табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т-12).
4. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3). Нормы ст. 57 ТК РФ предписывают указывать в трудовых договорах специальность, профессию и должность, на которую принимается работник в соответствии со штатным расписанием. Однако законодательство не обязывает работодателей — юридических лиц или индивидуальных предпринимателей иметь штатное расписание, поэтому если в трудовых договорах определяется конкретный вид поручаемой работы, то штатное расписание можно не вести. Если организация все же утвердила штатное расписание, то вести его нужно в соответствии с действующими нормативными требованиями.
5. Приказы (распоряжения) работодателя по личному составу. В ходе кадрового аудита такого рода документам необходимо уделить особое внимание. В соответствии с трудовым законодательством работодатели обязаны издавать приказы по личному составу, но конкретный перечень приказов не установлен. В связи с этим рекомендуется сохранять абсолютно все приказы, связанные с трудовыми отношениями. Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет.
6. Зарплатные документы. Органы федеральной трудовой инспекции обязательно проверяют, издан ли приказ о выплате заработной платы не реже чем два раз в месяц и об установлении даты выплат; естественно, проверяется и исполнение этого приказа (не было ли задержек выплаты или иных нарушений). Нормы ст. 136 ТК РФ обязывают работодателя в письменной форме извещать каждого работника о расчете заработной платы. Поэтому в организации обязательно должен быть разработан и утвержден приказом руководителя расчетный листок; кроме того, проверяется наличие приказа об утверждении формы расчетного листка. Трудовые инспекторы дополнительно могут проверить, указаны ли дни выплаты заработной платы в трудовом договоре с работником, в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре (при его наличии).
7. Извещения и уведомления. Работодатель обязан уведомлять работников о наступлении определенных событий, таких как расторжение трудового договора, начало отпуска, отсутствие вакансий, необходимость получить трудовую книжку, сокращение численности или штата работников и пр. Извещения и уведомления об этих и иных событиях должны предоставляться работникам для ознакомления под роспись. В целях систематизации работы с извещениями и уведомлениями организации либо должны вести специальный журнал извещений, где работники подписью подтверждают факт получения информации, либо хранить копии извещений с подписью работника и указанием даты.
8. Заявления и справки, предоставляемые персоналом. В организации должны храниться заявления работников и предоставляемые работниками справки, на основании которых работодатель совершает те или иные кадровые действия. Государственные инспектора могут проверить наличие подлинных справок и заявлений, которые были указаны как основание для принятия того или иного приказа либо другого распорядительного документа.
9. Журналы по кадровой деятельности. Для систематизации информации по кадровому учету в организациях создаются и ведутся журналы, которые очень часто требуют инспектора во время проверки. Формы некоторых журналов обязательны или рекомендованы, а некоторые могут разрабатываться организациями самостоятельно. Список журналов по кадровой деятельности, который могут или должны вести организации, достаточно обширен. Сюда, в частности, входят журнал (книга) учета трудовых договоров (заключения и прекращения их действия) и журнал учета приказов по личному составу; образцы этих журналов приведены ниже.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 183.