Фонд №     Опись №   Дело №   

Заголовок дела

Формат А4 (210 х 297 мм)

На период выдачи документов из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (см. образец ниже), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело   

                                                   (№ и название)

Опись 

                                                   (№ и название)

Фонд  

                                                   (№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Формат А4 (210 х 297 мм)

Проверка наличия и состояния документов. При проверке наличия и физического состояния документов в архиве организации проводится ревизия документов, во время которой:

1)    устанавливают факт наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

2)    выявляют и устраняют недостатки в учете документов;

3)    выявляют отсутствующие документы и организуют их розыск;

4)    выявляют документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверки необходимо проводить не реже одного раза в пять лет или перед передачей документов на государственное хранение. Проверку наличия и состояния документов обычно проводят после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; в случае реорганизации или ликвидации учреждения, предприятия.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

1)    сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

2)    подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;

3)    изымать обнаруженные неучтенные дела, которые ранее не были внесены в опись. Внесение в опись неучтенных дел непосредственно в ходе проверки запрещается: вначале необходимо зафиксировать факт обнаружения неучтенных ранее дел, а по завершении проверки обработать их и включить в описи;

4)    изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Перед началом проверки наличия и физического состояния дел необходимо изучить документы предыдущих проверок. Нужно проверить правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениях в листах фондов. Такая проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Физическое состояние дел в папках определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

В ходе проверки составляется лист проверки. По окончании проверки листы нумеруются, подписываются исполнителями и включаются в дело Данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается. По завершении проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверитель-Ной надписи делается запись «проверено» и проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

Если в ходе проверки обнаружена недостача дел и документов, то необходимо организовать их розыск. Найденные дела подкладываются на свои места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел производится отметка с указанием даты и подписи должностного лица. Если дел не будут найдены, этот факт необходимо задокументировать, исключит отсутствующие документы из описей. В соответствующих карточках нужно указать даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дел, и составить справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК руководитель организации утверждает решение комиссии и издает приказ о снятии необнаруженных документов с учета.

Проверка считается завершенной после внесения всех изменений выявленных в ходе ее проведения, в учетные документы проверяемого фонда и передачи соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив. Подразделение Росархива после получения таких сведений должно внести изменения в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

5.1.7. Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела

Лица или организации, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации об архивном деле, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному состав посягают на социальные права граждан, поскольку, например, в слу чае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей по заработной плате гражданину будет сложно оформить документы для получения пенсии в заслуженном размере. В 1990-е отмечалась ситуация, когда документы по личному составу в организации или не оформлялись вовсе, или оформлялись неправильно, а при ликвидации организаций и работодателей — физических лиц не передавались в архивы. В связи с этим были приняты нормативные правовые акты, ужесточающие ответственность за нарушения в данной сфере.

Так, в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хра нения, комплектования, учета или использования архивных документов виновные могут получить предупреждение или наложение административного штрафа — граждане в размере от 100 до 300 руб., должностные лица от 300 до 500 руб. Субъектами ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ мог быть должностные лица и иные работники организаций и архивов, которые обязаны соблюдать указанные правила, а также граждане и должностные лица — пользователи архивных документов.

Согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение организациями или индивидуальными предпринимателями обязанностей по хранению обязательных документов, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200000 до 300000 руб. Цель данной статьи — обеспечить с помощью мер административно-правового воздействия соблюдение требований законодательства о хранении документов, имеющих важное значение для реализации прав и свобод граждан, прав и законных интересов юридических лиц, а также защиты интересов общества и государства в целом.

Помимо административного наказания предусмотрена и уголовная ответственность. Так, согласно ст. 140 УК РФ неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере до 200000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

В соответствии со ст. 164 УК РФ хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность, независимо от способа хищения наказывается принудительными работами на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до одного года или без такового либо лишением свободы на срок до 10 лет со штрафом в размере до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет или без такового и с ограничением свободы на срок до одного года или без такового. Это же деяние, совершенное группой лиц по предварительному сговору или организованной группой, повлекшее уничтожение, порчу или разрушение указанных выше предметов или документов, наказывается лишением свободы на срок до 15 лет со штрафом в размере до 500000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет либо без такового и с ограничением свободы на срок до двух лет либо без такового.

В ст. 190 УК РФ установлена ответственность за невозвращение на территорию Российской Федерации культурных ценностей. За это преступление предусматривается наказание принудительными работами на срок до пяти лет либо лишение свободы на срок до восьми лет со штрафом в размере до 1 млн руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до пяти лет или без такового.

Незаконное приобретение или сбыт официальных документов, предоставляющих права или освобождающих от обязанностей, а также государственных наград (ст. 324 УК РФ) наказывается наложением штрафа в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

За похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия (ст. 325 УК РФ) предусматривается наказание в виде штрафа в размере до 200000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 ч, либо исправительных работ на срок до двух лет, либо принудительных работ на срок до одного года, либо ареста на срок до четырех месяцев, либо лишения свободы на срок до одного года.

Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» указывает, что пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов (ст. 24). В то же время в законе устанавливаются ограничения и особые условия доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. В связи с этим во внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы организации, регламентирующие порядок обращения с документами по кадрам (личному составу), подлежащими архивному хранению, необходимо внести уточнения.