 |
(название государственного архива <*>)
 |
(название фонда)
Фонд №
ОПИСЬ №
 |
(название описи)
Крайние даты документов
<*> Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись или исключить из описи дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК архивного учреждения. После издания руководителем приказа структурные подразделения организации передают дела по описи в архив, а дела, включенные в акты на уничтожение, сдают на утилизацию.
В акты на уничтожение включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, если дело имеет трехлетний срок хранения и закрыто в 2011 г., то его можно включить в акт на уничтожение после 1 января 2015 г.
На все дела организации, не подлежащие хранению, составляется единый акт о выделении дел к уничтожению. В акте название подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Уничтожение документов означает их исключение из документального или архивного фонда организации по истечении срока хранения с последующей их утилизацией в установленном порядке. Дела, подлежащие уничтожению, отправляются на переработку (утилизацию) и оформляются приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Процесс погрузки и вывоза дел на утилизацию контролируется сотрудником, ответственным за обеспечение сохранности документов архива.
5.1.4. Подготовка кадровых документов к архивному хранению, формирование дел
Кадровой службой в особую группу выделяются документы по личному составу, которые систематизируются обособленно и формируют отдельную опись. Обычно в такого рода опись включаются регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и пр.). Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации. На личные дела уволенных работников составляется отдельная опись.
При передаче дел по личному составу в архив организации их, как правило, систематизируют по хронологическому признаку (в архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип). В пределах календарного года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении и т.д., лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.
Требования к формированию дел. Для архивного фонда организации единицей хранения является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. При подготовке документов к передаче в архивы их необходимо систематизировать в пределах фонда согласно схеме систематизации, которую определяет для себя организация. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации для обеспечения учета, поиска и использования документов, а также хранения их в архиве. Систематизация может осуществляться на основе следующих принципов:
а) структурного (с выделением дел структурных подразделений организации);
б) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
в) функционального (например, по отраслям и направлениям деятельности организации и т.д.);
г) номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);
д) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
е) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты и т.д.);
ж) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Принятая схема систематизации единиц хранения в архивном фонде является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда. Единицы хранения, как правило, группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
До передачи в архив дела формируются и находятся в подразделении на оперативном хранении. Различают хранение документа в процессе его исполнения и хранение исполненных документов. Во время исполнения документы должны находиться в специальных папках. Каждое подразделение организации самостоятельно присваивает таким папкам названия, но обычно используют надписи «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.д. В настоящее время с появлением накопителей и лотков для бумаг вместо папок для оперативного хранения можно использовать накопители. При этом неисполненные документы должны храниться таким образом, чтобы в случае отсутствия ответственного сотрудника их можно было найти для передачи на исполнение другому работнику. Документы оперативного хранения в течение дня должны находиться в доступных местах (обычно на столах); на ночь их следует убирать в ящики или на полки шкафов. С момента исполнения первого документа заводится дело.
Как только работа с документом окончена и он считается исполненным, его необходимо поместить (подшить) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Папки с делами оперативного хранения должны находиться в запирающихся шкафах или сейфах, если есть такая возможность — в специально отведенных помещениях, в вертикальном положении, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел организации. Кроме того, следует обеспечить сохранность и защиту дел от воздействия пыли и солнечного света.
В архив организации передаются дела только постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Остальные дела, в том числе со сроками хранения до 10 лет, передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Также в архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. Личные документы в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
В структурных подразделениях организации (в том числе в кадровой службе) необходимо назначить ответственных за сохранность исполненных документов и формирование их в дела. Эти работники (как правило, отвечающие за делопроизводство) совместно с руководителями подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности документов и дел. Процесс формирования дел осуществляется при методической помощи и под контролем архива организации.
Основные правила формирования дел. При формировании дел, т.е. при группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации, необходимо учитывать следующие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) включать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся. Если приложение по объему превышает 250 листов, то необходимо формировать отдельный том, о чем в документе нужно делать отметку;
4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);
5) группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;
6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
7) помещать в дело только правильно и полностью оформленные документы (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
8) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, а также лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
9) следить за тем, чтобы дело содержало 250 листов и имело толщину не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может достигать 10 см). В случае превышения указанных объемов необходимо заводить второй том дела. Если дело состоит из нескольких томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Т. 1», «Т. 2» и т.д.;
10) располагать документы в деле в соответствии с хронологической, вопросно-логической последовательностью или их сочетанием;
11) если в деле имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник документа;
12) приказы по основной деятельности организации группировать отдельно от приказов по личному составу;
13) группировать приказы по личному составу в отдельные дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, которые касаются различных сторон деятельности организации, также рекомендуется группировать в отдельные дела. Поскольку приказы о приеме на работу, об увольнении и перемещениях работников имеют сроки хранения 75 лет, их следует группировать отдельно от других приказов по личному составу, например о командировках и т.д.;
14) документы в личных делах располагать по мере их поступления в хронологическом порядке;
15) лицевые счета различных категорий работников (например, рабочих и служащих) по заработной плате группировать в отдельные дела, а сведения в них располагать по алфавиту фамилий;
16) переписки группировать за период календарного года и систематизировать в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. Если переписка по определенному вопросу началась в предыдущие годы и возобновляется, то такие документы нужно включать в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
17) электронные документы группировать в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации (отдельно от документов на бумажных носителях) на жестком диске специально выделенного компьютера.
5.1.5. Оформление дел для сдачи ь архив: основные требования и правила
В зависимости от сроков хранения дел организация должна проводить частичное или полное оформление дел.
Частичному оформлению, что допускает не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает следующие операции.
1. Подшивка или переплет дела. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При прошивке или брошюровании дел все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалить. Дела, в состав которых входят особо ценные или неформатные документы, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты и пр.), то их необходимо вложить в конверты и подшить в дело. При наличии большого количества таких документов их надо изъять и сформировать отдельное дело.
2. Нумерация листов дела. Все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Если дело состоит из нескольких томов (частей), листы нумеруются по каждому тому (каждой части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, которые являются самостоятельным листом в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле. Если фотографии, вырезки, выписки и т.п. наглухо наклеены на документ, то он нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно. Если в дело подшиты конверты с вложениями, то вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата должен быть подшит за один край и пронумерован как один лист. Если листы подшиты за середину или как-то иначе, они подлежат перешивке или нумеруются как один лист.
Если в деле имеются документы с собственной нумерацией листов, они могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, при условии что она соответствует порядку расположения листов в деле.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела необходимо провести перенумерацию листов: старые номера зачеркнуть и рядом поставить новый номер листа. В этом случае в конце дела вставляется новый лист-заверитель, а старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Если при подготовке к передаче дел на хранение обнаруживаются ошибки нумерации листов, то по согласованию с государственным архивом допустимо употребление литерных номеров листов. В этом случае лист можно пронумеровать предыдущей цифрой и дополнить ее буквой — литерой; например, для листов 1, 2, 3, За, 3б, 4, 5 литерными номерами будут За и 3б.
3. Составление листа-заверителя. Лист-заверитель представляет собой бланк, который подшивается в конце каждого дела на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель — это документ, который содержит сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела, листов внутренней описи. Кроме того, в нем оговариваются особенности нумерации, наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. В листе-заверителе указывается также наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Установленная форма листа-заверителя приведена ниже.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных Документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Если дело было подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то его необходимо наклеить за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Запрещено выносить лист-заверитель на обложку Дела или чистый оборот листа последнего документа.
4. Составление внутренней описи документов (при необходимости). Внутренняя опись — это бланк, который включается в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в связи с особой спецификой учета и хранения таких документов (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), как дополнительное пояснение к заголовкам, которое раскрывает конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (образец которой приведен ниже) и размещается в начале дела.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
документов ед. хр. №
Итого документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи .
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи
составившего внутреннюю опись документов дела
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В бланке внутренней описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, где цифрами и прописью указывается количество включенных в такую опись документов и количество листов описи. Внутренняя опись, как и лист-заверитель, подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то необходимо составить по установленной форме опись и подклеить ее к внутренней стороне лицевой обложки дела. Любые изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе внутренней описи «Примечания» с указаниями соответствующих актов. При необходимости может быть составлена новая итоговая запись к внутренней описи и произведена заверительная надпись дела.
5. Оформление необходимых реквизитов обложки дела. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу оформляется по установленной форме и содержит следующие реквизиты:
1) наименование учреждения. Название организации необходимо указывать полностью в именительном падеже, затем в скобках можно указать сокращенное название. Если организация в течение периода, охватываемого документами дела, меняет название, на обложке дела необходимо указать новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации заключить в скобки;
2) наименование структурного подразделения (оформляется по таким же правилам, что и наименование организации);
3) индекс дела. Индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения;
4) архивный шифр дела — присваивается в момент передачи дела на хранение в архив;
5) номер дела (тома, части), который берется из годового раздела сводной описи;
6) количество листов в деле — указывается в соответствии с данными заверительной надписи;
7) срок хранения. Сроки хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются на основании решения ЦЭК (ЭК) организации; на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно»;
8) заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, которая должна быть согласована с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если по какой-то причине номенклатура дел в организации не утверждена, то рекомендуется воспользоваться Перечнем типовых архивных документов и перенести заголовки дел оттуда.
На обложке дела должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, в который будут переданы дела организации, с указаниями кодов государственного архива и организации. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается о наличии копий, при этом подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Даты на обложке дела указываются арабскими цифрами. Крайние даты дела — это год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки необходимо сделать запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)».
Даты дел могут не указываться на обложке, если они уже отражены в заголовках дел. Крайними датами дел, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела работника являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Для этого в архиве организации составляется график. Работники архива согласовывают его с руководителями структурных подразделений, которые должны сдавать документы в архив. График утверждается приказом руководителем организации. Работник архива еще в период подготовки документов к передаче должны вест активную деятельность по оказанию методической помощи подразделениям: проверять правильность формирования дел, оформление, количество дел в соответствии с номенклатурой и т.д. Выявленные на этом этап недостатки работники кадровой службы должны устранить, а если дел отсутствует, составить соответствующую справку.
Работник архива в присутствии сотрудника кадровой службы (ил любого другого структурного подразделения) проставляет в описи отметки о наличии каждого дела. Готовится два экземпляра описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также проставляются подписи сотрудника архива и ответственного лица структурного подразделения, передавшего дела.
Номера описям подразделений присваивает архив организации. На обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляю номера дел (томов, частей) по описи. Каждой описи присваивается свой номер, например: опись № 1 л/с (л/с — документы по личному составу); затем указывается заголовок описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись. Если принимаются особо ценные дела, то проверяется количество листов в делах.
Работники кадровой службы должны увязать дела в связки и доставить их в архив организации. Одновременно с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, наименование которых также должно быть включено в опись.
После доставки документов в архив на основании сдаточных описей дел структурных подразделений составляются архивные описи. Такие описи содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда; они предназначены для учета дел и раскрытия их содержания. Описи являются архивными справочниками, обеспечивающими быстрый поиск доку ментов.
Помимо документов на бумажных носителях в архив сдаются электронные документы. Порядок их передачи в архив также определен Правилам Росархива и включает следующие этапы:
1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
2) запись ЭД на машинные носители;
3) проверка качества записи;
4) проведение описи ЭД;
5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
6) подготовка комплекта сопроводительной документации, который должен обеспечить их сохранность и использование. Сопроводительная документация должна содержать необходимую информацию: название документа, дату его создания, аннотацию содержания, электронный формат, физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа (для баз данных также количество записей).
Годовой раздел сводной архивной описи дел составляется в четырех экземплярах, и, если они не являются законченной описью, то не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
Организация работы по составлению годового раздела сводной описи осуществляется работниками архивной службы в соответствии с Правилами Росархива.
5.1.6. Выдача дел и ревизия документов архива
Срок хранения документов по личному составу в организациях составляет 75 лет. Ранее уволенные и работающие сотрудники организации часто обращаются в кадровую службу с различными запросами, связанными с начислениями заработной платы, за справками, подтверждающими трудовой стаж, полученную квалификацию, прохождение аттестации и т.д. Кроме личных запросов за документами в архив могут обратиться и организации (например, подразделения ПФР, организации, в которой в настоящее время работает бывший сотрудник, военкоматы, социальные службы и т.д.). В этом случае персоналу кадровой службы приходится запрашивать соответствующие дела из архива.
Процедура и сроки выдачи документов прописаны в Правилах Росархива. Дела выдаются из архива организации на один месяц для использования работниками организации и на три месяца во временное пользование для других организаций. Кроме того, дела могут быть выданы для проведения архивных работ, для страхового копирования и (или) специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов. Органам суда и прокуратуры документы выдаются во временное пользование до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях и только с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности Документов.
Для получения дела сотрудники организации должны оформлять заказы (требования); выдача дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, оформляется актами о выдаче. Выдача дел из архива регистрируется в книгах выдачи документов.
Акт о выдаче составляется в двух экземплярах: один для архива передающей организации, другой — для организации-получателя. Акты подписываются руководителями передающей и получающей организаций и скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка.
Выдаваемые из хранилища дела проверяются на соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Кроме того, перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела в присутствии лица, возвращающего документы. На каждое выдаваемое из хранилища дело оформляется лист использования (см. образец ниже).
Наименование организации
Дата: 2019-02-02, просмотров: 208.
