Рекомендуемые к ведению в организации документы по управлению персоналом составляются работниками кадровых служб совместно с линейными руководителями, отдельными работниками или в составе специально созданных комиссий. Все документы, формируемые в компании, должны быть согласованы с юридической службой, так как они носят нормативно-правовой характер.

3.4.1. Коллективный договор

Коллективный договор — это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Коллективный договор является актом социального партнерства локального уровня. Работники кадровой службы выступают активными участниками формирования коллективного договора компании, являясь членами комиссии по составлению данного документа. Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам (ст. 41 ТК РФ):

1)    формы, системы и размеры оплаты труда;

2)    выплата пособий, компенсаций;

3)    механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня

инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

4)    занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

5)    рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

6)    улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

7)    соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;

8)    экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

9)    гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

10)  оздоровление и отдых работников и членов их семей;

11)  частичная или полная оплата питания работников;

12)  контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;

13)  отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

14)  другие вопросы, определенные сторонами.

3.4.2. Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении — документ, определяющий правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения (табл.). При необходимости следует добавить в текст положения сведения, отражающие специфику деятельности компании, например режим работы структурного подразделения, порядок его реорганизации или ликвидации и т.п.

Состав и краткое содержание разделов положения о структурном подразделении

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложен текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции...», «в состав отдела входят...» и т.п.

3.4.3. Положение об оплате труда и премировании работников

Четких правил относительно того, нужно ли объединять положение об оплате труда в одном документе с положением о премировании (стимулировании) работников, нет. Каждая организация, составляя положение об оплате труда и положение о премировании, действует по-своему.

Положение об оплате труда — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации. Основной задачей документа является описание применяемых в организации механизмов расчета и выплаты заработной платы. Положение об оплате труда носит прежде всего информационный характер, поскольку в нем собраны указания из таких источников, как трудовое законодательство, ПВТР, коллективный или трудовой договор.

Положение о премировании — локальный нормативный акт, который служит для реализации работодателем его права на установление различных систем премирования, доплат и надбавок работникам. В положении о премировании отражаются следующие пункты:

1)    виды премий (ежемесячные, ежеквартальные, годовые, по итогам выполнения конкретной работы);

2)    показатели премирования (условия, при которых работники могут рассчитывать на премии);

3)    размер вознаграждений (фиксированный или в процентах от оклада);

4)    перечень категорий работников, которым положены премии.

5)    сроки выплаты премий.

3.4.4. Положение об адаптации работников

Документ регулирует порядок организации и проведение адаптационного периода работника. Хорошая программа адаптации персонала на рабочем месте должна быть тщательно спланированной, ясной по содержанию и четко определять роли участников процесса.

3.4.5. Положение о персонале

Положение о персонале — это внутренний документ компании, который отражает вопросы профессионального и социального развития работников, взаимоотношения трудового коллектива с администрацией, устанавливает гарантии занятости персонала, ответственность сторон и т.д. Основной функцией положения является закрепление правил корпоративной культуры и деловой этики компании, утверждение стандартов работы, ознакомление персонала компании с этими правилами и нормами. В положении о персонале могут найти отражение следующие вопросы:

1)    понятие персонала;

2)    кадровая политика и ее основные направления;

3)    взаимоотношения администрации и персонала;

4)    порядок приема на работу и порядок заключения трудового договора;

5)    права и обязанности работников;

6)    рабочее время;

7)    служебные командировки (сроки и расходы);

8)    корпоративная культура и ее развитие;

9)    меры поощрения и взыскания и т.д.

Пример структуры положения о персонале. посмотреть

Положение о персонале может быть весьма объемным и выпускаться в виде брошюры.

Необходимо отметить, что ТК РФ не закрепляет возможность существования данного документа. Все перечисленные вопросы можно отразить в коллективном договоре компании (если таковой имеется). Положение о персонале разрабатывается собственниками компании, а работники лишь принимают оговоренные условия, которые, впрочем, можно пересмотреть. В любом случае вопросы, изложенные в положении о персонале, не должны противоречить трудовому законодательству.

3.4.6. Должностная инструкция

Должностная инструкция — специальный документ, разработанный по конкретной должности, где прописываются все права и обязанности, необходимые для эффективного функционирования в рамках данной должности.

Нужно заметить, что, несмотря на рекомендательный характер этого документа, он необходим, поскольку, как известно, если круг обязанностей работника четко не обозначен, значит, их не существует. Многие компании считают нормальной работу без должностных инструкций, воспринимая их создание как формализм. Однако опыт показывает: там, где нет должностных инструкций, у работников нет и ответственности.

Трудовое законодательство не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она служит очень важным инструментом регулирования трудовых отношений, поскольку в ней детализируются трудовые функции работника. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или составляться и утверждаться работодателем как отдельный документ.

Решающую роль при определении условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора бывает довольно сложно. В результате между работником и работодателем может возникнуть недопонимание, доходящее порой до открытого конфликта. Избежать подобной негативной ситуации позволит оптимально составленная должностная инструкция. Кроме того, должностная инструкция необходима при аттестации персонала, при увольнении сотрудника в период испытательного срока, при сокращении численности или штата работников.

Таким образом, должностная инструкция, несмотря на всю сложность ее разработки, имеет ряд преимуществ:

1)    позволяет установить дополнительные требования к кандидатам на должность, исходя из прописанного в ней пункта «Требования к должности»;

2)    дает возможность работодателю расторгнуть трудовой договор с работником как с не прошедшим испытательный срок;

3)    позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности (предварительно проведя аттестацию работника);

4)    служит основой для оценки персонала;

5)    дает возможность разрешать трудовые споры внутри организации без привлечения государственных органов;

6)    помогает равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей;

7)    позволяет работодателю применять к работнику меры дисциплинарного взыскания при невыполнении, некачественном выполнении или несоблюдении сроков выполнения должностных обязанностей;

8)    дает возможность работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

В приложении 15 в качестве примера приведена должностная инструкция ведущего специалиста отдела по подбору персонала в финансовой компании.

В заключение отметим, что должностная инструкция не должна превращаться в закостеневший бюрократический атрибут, выполняющий лишь формальные требования. Она должна стать интерактивным инструментом в первую очередь для работников, которые могли бы перерабатывать ее при необходимости. Ведь должностная инструкция — это свод правил, который дает персоналу определенность и направление работы, четко устанавливая границы полномочий и сферу ответственности.

3.4.7. Положение об аттестации персонала

Аттестация — это процедура систематической формализованной оценки соответствия деятельности конкретного работника стандарту выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности. Аттестация работников организации проводится в соответствии со ст. 81 ТК РФ.

В российской практике сложилось три типа аттестации персонала: 1) государственных служащих; 2) научно-педагогических работников (эти два типа аттестации регламентированы ведомственными документами); 3) персонала компаний. Каждая организация разрабатывает и утверждает свое положение об аттестации работников, в котором должны быть прописаны процедура аттестации и порядок ее проведения (см. приложение 16). Работники службы управления персоналом готовят необходимые документы для проведения аттестации:

1)    положение об аттестации персонала (если оно имеется, то необходимо проверить, все ли изменения в трудовом законодательстве учтены в действующем положении);

2)    приказы (о проведении аттестации работников, о составе аттестационных комиссий, о результатах проведенной аттестации работников и др.);

3)    документы для проведения заседаний аттестационной комиссии (аттестационная карта работника, протокол заседания аттестационной комиссии).

Согласно положению результаты аттестации доводятся до сведения работников.

3.4.8. Положение о повышении квалификации работников

Повышение квалификации — один из видов дополнительного профессионального образования. Необходимость профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров для собственных нужд определяет работодатель (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Однако трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя направлять на повышение квалификации работников, в случае если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности (ч. 4 ст. 196 ТК РФ). Такая норма относится, в частности, к научно-педагогическим работникам, работникам железнодорожного транспорта, водителям и др. Условия и порядок повышения квалификации персонала должны быть установлены коллективным договором (при наличии такового в организации), положением о повышении квалификации или трудовым договором.

В положении о повышении квалификации работников должны быть определены порядок прохождения повышения квалификации и периодичность прохождения обучения работниками определенных профессий и специальностей.

3.4.9. Положение о работе с кадровым резервом

Кадровый резерв — это группа руководителей и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, которые предъявляются к соискателям должностью того или иного ранга, прошедших соответствующий отбор и систематическую целевую квалификационную подготовку.

Положение о работе с кадровым резервом (приложение 18) должно включать в себя комплекс процедур, связанный с анализом потребности в кадровом резерве, подбором и отбором кандидатов в состав резерва, формированием списка резервистов, подготовкой программы развития, анализом эффективности работы с кадровым резервом.