Документирование процедур по управлению персоналом представляет собой запись информации обо всех кадровых процессах, проводимых в компании, на различных носителях по установленным правилам. Рассмотрим порядок создания и оформления кадровых документов, обязательных для ведения в каждой организации.
3.3.1. Правила внутреннего трудового распорядка
В соответствии с трудовым законодательством правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Трудовым законодательством предусмотрена обязательность наличия указанных правил, четко регламентируется порядок их утверждения (ст. 189 и 190 ТК РФ). Организация может самостоятельно определить содержание правил внутреннего трудового распорядка, но установленные в ст. 189 ТК РФ обязательные вопросы непременно должны входить в разработанный документ.
Примерная структура правил внутреннего трудового распорядка
В правила внутреннего трудового распорядка рекомендуется включить следующие разделы и положения.
1. Общие положения
Право на труд. Определение дисциплины труда, дисциплинарных отношений. Цель правил.
Порядок применения правил.
2. Порядок приема и увольнения работников
Документы, которые администрация требует при приеме на работу.
Обязанность администрации при приеме на работу.
Трудовые книжки. Порядок их ведения.
Особенности увольнения работников.
3. Основные обязанности работников
Работать честно и соблюдать дисциплину.
Повышать производительность труда.
Улучшать качество работы.
Соблюдать требования по охране труда.
Устранять причины, мешающие работе.
Содержать рабочее место в чистоте.
Беречь имущество.
Вести себя достойно.
Выполнять указания руководителя.
4. Основные права работников
На условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены.
На возмещение ущерба, причиненного повреждением здоровья в связи с исполнением трудовых обязанностей.
На равное вознаграждение за равный труд, без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законодательством минимального размера оплаты труда.
На отдых, обеспечиваемый установлением предельной продолжительности рабочего времени, сокращенным рабочим днем для ряда профессий и работ, предоставлением еженедельных выходных дней, праздничных дней, а также оплачиваемых ежегодных отпусков.
На объединение в профессиональные союзы.
На социальное обеспечение по возрасту, при утрате трудоспособности и в иных установленных законом случаях.
На судебную защиту своих трудовых прав.
На защиту своей чести и достоинства, деловой репутации.
На компенсацию морального вреда.
5. Основные обязанности администрации
Правильно организовывать труд.
Создавать условия для роста производительности труда.
Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач.
Совершенствовать организацию оплаты труда.
Обеспечивать дисциплину труда.
Соблюдать законодательство о труде. Осуществлять профилактику травматизма.
Контролировать знание работниками инструкции по охране труда.
Внедрять изобретения, новую технику, технологии.
Обеспечивать повышение квалификации.
Создавать условия для работы трудового коллектива.
Внимательно относиться к нуждам и запросам работников.
Вовремя выплачивать заработную плату.
Обеспечивать производство необходимыми материальными ресурсами.
6. Основные права администрации
Проводить дисциплинарные расследования.
Применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины.
Поощрять работников, проявляющих активность с положительным результатом.
7. Рабочее время и его использование
Начало и окончание рабочего дня.
Учет рабочего времени.
Сверхурочные работы.
Запрещенная деятельность в рабочее время.
8. Поощрения за успехи в работе
Виды поощрения.
Процедура применения мер поощрения. Поощрение за особые заслуги.
Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом.
9. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
Определение нарушения трудовой дисциплины.
Виды воздействия, применяемые в коллективе к нарушителю.
Виды дисциплинарных взысканий.
Процедура применения дисциплинарных взысканий.
Помимо правил внутреннего трудового распорядка в организации могут быть разработаны внутренние локальные акты рекомендательного характера (положение о персонале, положение о структурном подразделении). В них можно вынести отдельные положения правил внутреннего трудового распорядка, чтобы исключить дублирование информации.
3.3.2. Положение о защите персональных данных работников
Сегодня практически во всех организациях вне зависимости от их размера и формы собственности широко используются автоматизированные информационные системы и технологии. Содержащиеся в базах данных компании сведения о работниках, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, нередко становятся объектом интереса не только самого работодателя, но и других граждан или организаций. Порой такая информация в силу ряда причин оказывается открытой и вполне может привести к ущемлению (нарушению) прав и законных интересов работников, причинить им не только моральный вред, но и материальный ущерб. Случается, что такая информация поступает на какой-либо сайт в Интернете, откуда ее можно просто скачать за определенную плату или бесплатно.
Между тем такие сведения относятся к категории информации о персональных данных и потому требуют особого режима защиты, специальной регламентации доступа к ней и ее использования. В гл. 14 ТК РФ закреплены правовые нормы, регулирующие вопросы по сбору, хранению, обработке, передаче и использованию персональных данных работника, которые необходимы для осуществления отношений между работником и работодателем. Важнейшей юридической гарантией, содержащейся в гл. 14 ТК РФ, является установление режима защиты прав работника и его персональной информации от неправомерного использования.
В ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» дается общее понятие персональных данных: это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, за исключением случаев, предусмотренных законом (ст. 8). Конфиденциальность персональных данных предполагает обязательное для соблюдения лицом, получившим доступ к таким данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 7). Согласно трудовому законодательству к сведениям, содержащим информацию, необходимую как работнику, так и работодателю, относятся:
а) сведения (документы), предъявляемые при заключении трудового договора, предусмотренные ст. 65 ТК РФ;
б) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный, периодический или внеочередной медицинский осмотр (ст. 69, 213 ТК РФ);
в) документы, подтверждающие право работника на получение предусмотренных трудовым законодательством дополнительных гарантий и компенсаций, например, документы об инвалидности, о донорстве, об ученой степени или ученом звании и др.;
г) в ряде случаев необходимы также документы о беременности (или усыновлении ребенка), о возрасте ребенка и т.п. для предоставления дополнительных гарантий и улучшении условий труда;
д) документы (сведения) о составе семьи в целях предоставления работнику гарантии с учетом его семейного положения;
е) сведения о членстве работника в профессиональном союзе, а также о его профессиональной деятельности (ст. 374, 376 ТК РФ).
Исходя из содержания ст. 86 ТК РФ, устанавливающей общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты, работодатель должен принять локальный нормативный акт, который регулировал бы отношения, связанные с получением, обработкой, хранением и использованием персональных данных работника. В этом документе должны быть отражены следующие вопросы:
1) сведения (данные), относящиеся к персональным данным работника, перечень сведений, имеющих конфиденциальный характер;
2) режим доступа к персональным данным и перечень лиц, наделенных правом доступа к такой информации, а также их права и обязанности;
3) права работников на ознакомление со своими персональными данными, в том числе с участием представителя работника; права работников на получение ими копий материалов, содержащих персональные данные (ст. 62 ТК РФ), а также на получение полной информации о своих персональных данных и их обработке.
Кроме того, в указанном нормативном акте должны быть определены процедура сбора информации, ее систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), порядок использования, распространения информации (в том числе передача третьим лицам), правила блокирования, уничтожения данных. Должен быть прописан порядок ознакомления работника (его представителя) со своими персональными данными, получения им копий с материалов, содержащих его персональные данные. Необходимо также отразить информацию об ответственности за нарушение норм, Регулирующих обработку и защиту персональных данных (ст. 90 ТК РФ).
Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры для защиты персональных данных работников, поэтому локальный акт должен быть принят работодателем совместно с представителями выборного органа работников, либо с учетом его мнения, либо по согласованию с ним (ст. 86 ТК РФ).
Структура положения по защите персональных данных работников
Приведем примерную структуру положения по защите персональных данных работников:
1. Общие положения.
2. Понятие и состав персональных данных работников.
3. Сбор и обработка персональных данных.
4. Доступ к персональным данным.
5. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников.
3.3.3. Трудовой договор
Трудовой договор — это главный документ во взаимоотношениях работодателя и работника (приложение 1). Грамотно составленный трудовой договор способен защитить права и работника, и работодателя. Структура раздела III «Трудовой договор» ТК РФ представлена на рис.
Под содержанием трудового договора понимают права и обязанности сторон, т.е. его содержание составляют сведения и условия. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:
1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
3) идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
4) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
5) место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
1) место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
2) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с трудовым законодательством с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;
3) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с трудовым законодательством;
4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
5) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
8) условия труда на рабочем месте;
9) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с трудовым законодательством;
10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Наиболее важной составляющей трудового договора является трудовая Функция (ст. 57 ТК РФ). Под трудовой функцией понимается любая работа по определенной должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности, с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работы. Конкретный вид работы, поручаемой работнику, может составлять содержание трудовой функции как сам по себе, так и наряду с работой по той или иной должности, профессии, специальности.
Должность — это установленный комплекс обязанностей и соответствующих им прав, определяющих место и роль работника в организации.
Наименование должности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.
Профессия представляет собой род трудовой деятельности, занятий человека, владеющего комплексом специальных знаний, умений, навыков, полученных путем образования.
Специальность — вид профессиональной деятельности, усовершенствованной путем специальной подготовки (менеджер по персоналу, врач-хирург), определенная область труда, знания.
Квалификация — это уровень подготовленности, мастерства, степень годности к выполнению труда по определенной специальности или должности, определяемые разрядом, классом, званием и другими квалификационными категориями. Показателем, определяющим уровень квалификации работника, является квалификационный разряд, который устанавливается с учетом сложности, ответственности и условий работы на основании характеристик тарифно-квалификационного справочника.
Выполнение трудовой функции должно подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка организации. Ответным действием работодателя на выполнение трудовой функции работником является выплата вознаграждения в форме заработной платы.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключенным в письменной форме, которые выступают неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с теми, что установлены трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В частности, это могут быть сведения:
а) об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
б) об испытании;
в) о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
г) об обязанностях работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
д) о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
е) об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
ж) об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством.
По соглашению сторон в трудовой договор могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или от исполнения этих обязанностей.
Трудовые договоры в зависимости от срока их действия могут заключаться на неопределенный или определенный срок. Заключая трудовой договор на неограниченный срок, стороны вообще не оговаривают срок его действия. Договором определяется лишь дата вступления его в силу. Заключая трудовой договор на определенный срок (срочный трудовой договор), стороны должны предусмотреть в нем конкретный срок его действия, например один год или четыре года. Как правило, срочный трудовой договор заключается на срок, не превышающий пяти лет. В соответствии со ст. 58 ТК РФ запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.
Письменная форма трудового договора является обязательной (ст. 67 ТК РФ). Договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых удостоверяется подписью работника и представителя работодателя — юридического лица или работодателя — физического лица. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе (ст. 70 ТК РФ). Сведения о заключении соглашения об испытании должно быть обязательно отражено в трудовом договоре. Работодатель может признать результаты испытания неудовлетворительными и расторгнуть с работником трудовой договор. С работником, не выдержавшим испытание, трудовой договор прекращается на основании ст. 71 ТК РФ без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Виды трудового договора по характеру трудовых отношений:
а) трудовой договор по основному месту работы;
б) трудовой договор на работе по совместительству;
в) трудовой договор о временной работе сроком до двух месяцев;
г) трудовой договор о сезонной работе;
д) трудовой договор о работе у работодателя — физического лица;
е) трудовой договор о работе на дому;
ж) контракт о государственной (муниципальной) службе. Контракт можно отнести к разновидности трудового договора.
Основаниями прекращения трудового договора являются (ст. 77 ТК РФ):
1) соглашение сторон;
2) истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника;
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией, с изменением типа государственного или муниципального учреждения;
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;
8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем;
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
11) нарушение установленных трудовым законодательством правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
Дополнительное соглашение к трудовым договорам. Работодателям часто приходится вносить изменения в трудовой договор работника. Инициатором внесения изменений в трудовой договор может быть и сам работник. В случае необходимости внесения изменений составляется дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 2). Если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя, то он обязан уведомить об этом работников не менее чем за два месяца до предстоящих изменений (например, в случае изменения оплаты труда, режима рабочего времени или характера работы). Текст соглашения должен быть четким и понятным.
3.3.4. Штатное расписание
Штатное расписание — это документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности, так как это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.
Штатное расписание оформляется по унифицированной форме № Т-3.
Первая колонка унифицированной формы содержит наименование структурного подразделения и заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд предоставляемых работникам при выходе на пенсию льгот (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако таким организациям тоже нужно соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Например, не следует называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.
Вторая колонка унифицированной формы отражает код структурного подразделения. Каждому структурному подразделению в организации присваивается отдельный код, который используется для ведения документооборота. Кроме того, код обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.
Третья колонка называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда графа «должность» заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Коммерческим организациям при обозначении должностей тоже рекомендуется пользоваться этими документами. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (таких как информационные технологии, аутсорсинг и пр.), могут отступать от указанных нормативных документов при обозначении должностей.
Последовательность заполнения строк в этой колонке по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем идут должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, то сначала необходимо выделить ИТР, а затем рабочих.
Четвертая колонка называется «Количество штатных единиц»: в ней указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Для организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, количество штатных единиц определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.
Должности, которые предусматривают неполную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр. Вакантные Должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где говорится, что должность вакантна.
Пятая колонка называется «Тарифная ставка (оклад) и пр.». ина отражает месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения, по профессиональным квалификационным группам и пр. Самыми распространенными являются два способа: оклад и тарифная ставка. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями трудового законодательства, а также локальными нормативными антами (Положением об оплате труда и премировании в организации и др.).
В Штатном расписании есть несколько колонок (6—8), объединенных общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и т.п.), установленные действующим законодательством (в частности, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
В ТК РФ не содержится четких определений понятиям «надбавка» и «доплата». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.
Девятая колонка, итоговая, рассчитывается сложением колонок 5—8 и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из графы 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы, который представляет собой суммарные денежные средства, предусмотренные штатным расписанием для выплаты работникам.
После составления штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер организации. Если штатное расписание занимает несколько листов, то страницы нумеруются, затем прошиваются и скрепляются печатью и подписью руководителя организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание» («Об изменении («О частичном изменении...») штатного расписания»), который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. В случае сокращения численности исключаются отдельные штатные единицы по должности, а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, которые замещают сокращаемые должности или работают по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.
3.3.5. Личная карточка работника
Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2) заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании:
а) приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а);
б) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
в) трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего трудовой стаж;
г) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
д) документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
е) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
ж) сведений, сообщенных о себе работником.
Рассмотрим подробнее некоторые особенности заполнения унифицированной формы № Т-2.
Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами. При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I «Общие сведения» указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Основными документами, на основании которых заполняется разд. II «Сведения о воинском учете», являются:
а) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
б) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 «Категория запаса» — на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например: «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например: «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например: «113194А»);
п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: «А» (годные к военной службе), «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями), «В» (ограничено годные к военной службе),
строка «а» — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» — не заполняются;
п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: «А» (годные к военной службе), «Б» (годные к военной службе с незначительными ограничениями), «В» (ограничено годные к военной службе), «Г» (временно не годные к военной службе), «Д» (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разд. III «Прием на работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы.
В разд. VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, а разд. X «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
3.3.6. Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.
Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника либо работодателя, о сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании надлежащим образом оформленных документов. Это может урочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.
Для отражения в табеле ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника (графа 4) отведено четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число колонок (15 и 16). В графах 4, 6 верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Унифицированная форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
3.3.7. График отпусков
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, как указано в ст. 123 ТК РФ, является обязательным документом для работника и работодателя.
График отпусков представляет собой сводный документ, содержащий информацию о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников по месяцам календарного года.
График отпусков составляет кадровая служба или должностное лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на основании списков, полученных от руководителей структурных подразделений, в которых указаны согласованные с работниками планируемые даты отпуска. При составлении графика также учитывается информация о наличии льгот на предоставление отпуска, о специфике работы подразделения (например, наличие сезонного повышения спроса на продукцию предприятия). Сотрудники одного подразделения не могут уйти в отпуск одновременно, поэтому, чтобы не прерывать трудовой процесс, применяется взаимозаменяемость.
При составлении графика отпусков по возможности должны учитываться пожелания работников. Поскольку большинство работников стремится получить отпуск в летнее время, работодатель должен справедливо ежегодно чередовать между работниками предоставление отпуска в летнее время. Кроме того, в ст. 125 ТК РФ по соглашению между работодателем и работником допускается разделение отпуска на части (одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней), а согласно ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен на другое время. При составлении графика отпусков эти обстоятельства тоже учитываются.
График отпусков составляется по установленной форме (унифицированная форма № Т-7) и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года в порядке, установленном в ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска. Если у работника возникают непредвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На заявлении руководитель ставит резолюцию, а сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков.
Хранится график отпусков в кадровой службе организации. В течение календарного года, по мере предоставления отпусков, ответственное лицо заполняет график, а также вносит в него изменения в связи с переносом отпуска на другую дату. Нормативный срок хранения графика отпусков — один год.
3.3.8. Приказы (распоряжения)
Согласно постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 частично унифицированы по форме и содержанию приказы по личному составу, в частности приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, командировании и предоставлении отпусков.
Однако приказ, составленный в произвольной текстовой форме, т.е. без использования унифицированной формы, нельзя признать не имеющим юридической силы, если в нем учтены все требования к обязательным реквизитам (бланк приказа, подпись руководителя, подпись сотрудника, фиксирующая тот факт, что он ознакомлен с документом; основание для издания приказа).
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.
3.3.9. Трудовая книжка
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (приложение 12). Правовую основу порядка ведения трудовых книжек составляют нормы ТК РФ, постановление Правительства «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), а также постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (вместе с Инструкцией по заполнению трудовых книжек). В настоящее время именно эти документы составляют правовое регулирование порядка приобретения, хранения и ведения трудовых книжек.
Работодатель должен вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего в организации более пяти дней. Следует отметить, что трудовые книжки ведут только организации; индивидуальные предприниматели на своих работников трудовые книжки не заводят. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее, а также копии иных документов, имеющих непосредственное отношение к работнику.
С 1 января 2015 г. вступил в силу Федеральный закон от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии"». Этим законом, в частности, внесены изменения в ст. 62 ТК РФ. Теперь работник может получить на руки оригинал трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдавать трудовую книжку можно по письменному заявлению работника, при этом вернуть он ее должен не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении работника — в день увольнения. Они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
При переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками трудового законодательства или иного федерального закона, на основании которого увольнение производится.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным в ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК РФ или соответствующего федерального закона.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывших наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве работника, о дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности производится работодателем по последнему месту работы на основании данных паспорта, свидетельства о рождении, диплома и т.д. Неправильная запись в трудовой книжке исправляется по месту работы, на котором она была сделана, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В этом случае работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь при его обращении. Если организации, где была сделана неправильная запись, уже не существует, исправление производится ее правопреемником или работодателем по новому месту служить не могут.
В разделах трудовой книжки, где содержатся сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неверных записей не допускается. Исправление ошибочных записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей, как показано ниже.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 204.
