Собрания всех музеев состоят из основного и научно–вспомогательного фондов. Все материалы, хранящиеся и экспонируемые в музее, составляют фонд музея.

Наиболее ценная и главная в количественном и качественном отношении часть музейных фондов носит название основной фонд. Сюда входят только подлинные памятники истории и культуры, имеющие статус музейного предмета. К предметам основного фонда относятся вещественные и документальные памятники, объекты природы, памятники изобразительного искусства и т. д.

К типу вещественные относятся археологические материалы, добытые в результате раскопок, а также случайных находок: орудия труда, образцы продукции, оружие, знамена, обмундирование, предметы быта и одежды, в том числе произведения профессионального декоративно-прикладного искусства и народного творчества, мемориальные предметы; нумизматические материалы: монеты, боны, печати.

Подчеркнем еще раз: ордена и медали, содержащие драгоценные металлы, в школьных музеях хранить и экспонировать запрещено.

К типу письменные относятся музейные предметы следующих видов: рукописные и печатные учрежденческие и личные материалы (свидетельства, грамоты, письма, воспоминания, мандаты, удостоверения, партбилеты, комсомольские, профсоюзные билеты и т. п.); периодические и непериодические издания, книги, листовки. При этом к основному фонду относятся газеты до 1955 года, издания более позднего времени считаются библиотечным материалом. Вырезки из газет не относятся к основному фонду.

К типу изобразительные относятся произведения декоративно-прикладного искусства: графика, живопись, скульптура, плакаты и др., имеющие документальное, мемориальное или художественное значение; фотографический материал: дагерротипы, фотографии. Негативы не следует относить к основному фонду в школьном музее, так как нет возможности сохранить этот вид материала.

К изобразительным памятникам относятся также карты, атласы, глобусы, планы, чертежи, связанные с историческими событиями и явлениями, историей науки, географических открытий. В школьных музеях собираются кинопленки, магнитные ленты. Их нецелесообразно включать в основной фонд музея по той же причине, что и негативы.

Из фонозаписей школьные музеи могут хранить и отнести к основному фонду пластинки для граммофонов, патефонов (моно-, стерео-, квадро-).

Кроме основного в музеях собирается вспомогательный фонд, представляющий собой сложное сочетание различных материалов, которые не имеют статуса музейного предмета, то есть не являются подлинными памятниками истории и культуры. К вспомогательному фонду относятся копии всех видов и техники исполнения: муляжи, макеты, диаграммы, схемы, модели и репродукции, фото– и ксерокопии, материалы, изготовленные музеем для экспозиционной и пропагандистской работы. Подлинные материалы недостаточной сохранности также следует отнести к вспомогательному фонду.

Школьные музеи в фондовой работе руководствуются нормативными документами о фондах государственных музеев Российской Федерации. Юридическими документами в музеях Российской Федерации являются акты поступлений, акты выдачи, книги поступлений.

Учет преследует две цели: обеспечение сохранности самого предмета и его научную охрану, то есть обеспечение сохранности имеющихся сведении о предмете.

При поступлении материалов в музей составляется акт поступления. Этот документ юридически оформляет принадлежность данного предмета музею и закрепляет права музея на него. Акт необходимо заполнить четко и грамотно. Обязательно заполняется графа «Сохранность», где указываются все дефекты материала, сколы, трещины, пятна, разрывы, утраты и т. д. Если экспонат новый, то в графе «Сохранность» можно поставить отметку «полная». Таких оценок, как «хорошая», «удовлетворительная» и т. п. быть не должно. Акты заполняются в двух экземплярах.

При приеме предмета в музей необходимо от сдающего получить по возможности полные сведения о происхождении предмета, его связи с определенными событиями, лицами, о времени изготовления, месте бытования, способах и условиях употребления. Эти сведения называются легендой. После оформления акта его необходимо заверить у директора школы.

Следующим этапом является составление учетной карточки, графы которой повторяются в книге поступлений. В связи с тем, что фонды музея разделены на основной и вспомогательный, на каждый фонд заполняется отдельная книга поступлений. Листы книг поступлений пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью вышестоящей инстанции (районного управления образования) и подписываются ее руководителем.

При оформлении и заполнении книг поступлений необходимо помнить следующие правила:

1. Запрещается вырывать листы, склеивать их, исправлять написанное.

2. Книга поступлений должна заполняться четко, без помарок и исправлений.

3. Все записи делаются шариковой ручкой, черной пастой.

4. После записи пропускают две строчки. Для того чтобы избежать исправлений в книгах поступлений, рекомендуется вначале оформлять учетную карточку, текст которой до внесения записи в книгу поступлений можно редактировать в процессе работы с предметом.

Основное правило при шифровании музейных предметов: шифр должен проставляться на неэкспозиционной стороне, так, чтобы он не был виден посетителям. Что из себя представляет шифр?

Шифр – это сокращенное до первых букв название музея (например, музей истории школы – МИШ), далее ставится номер по книге поступлений. Шифр (учетные обозначения) может проставляться на самом предмете; если этот способ применить нельзя, то на бирочке, которая подвешивается к предмету, либо на монтировке, упаковке, конверте, коробке и т. п. При нанесении шифра и номера важно не нанести ущерба предмету, его внешнему виду, содержанию и сохранности.

Шифры на фотографиях, плакатах, картах, рисунках, документах проставляются черной тушью на обратной стороне в верхнем или нижнем левом углу.

При шифровании изделий из ткани шифры проставляются на светлой плотной материи (коленкор, полотно) и пришиваются с изнанки.

На керамических предметах (глина, фарфор, фаянс), а также на предметах из дерева и камня условные обозначения проставляются на поддоне масляной краской или черной тушью и покрываются лаком. Запрещается проставлять шифры шариковой пастой, цветными или химическим карандашами: прикреплять этикетки металлическими булавками, кнопками и т. п., от которых появляются пятна ржавчины и прорывы.

Хранение музейных предметов – первостепенная задача музея. Это создание таких условий, которые способны обеспечить безопасность использования музейных коллекций, и прежде всего безопасность музейных экспонатов от вандализма, хищений и пожаров.

В идеальном случае музей должен иметь отдельные помещения для экспозиции и фондохранилища. Однако, учитывая проблемы с помещениями в школах, следует признать, что создание фондохранилища здесь практически невозможно.

Рассмотрим основные требования к экспозиционному помещению. Экспозиция должна располагаться в отдельном помещении (не в рекреации), иметь экспозиционное оборудование, соответствующее всем требованиям. Помещение для экспонирования необходимо защитить от прямых солнечных лучей, яркого дневного света и сквозняков. Все окна должны быть снабжены шторами (в последнее время некоторые школы используют жалюзи). При искусственном освещении применяются лампы накаливания, использование люминесцентных ламп не рекомендуется. Во избежание нагрева музейного оборудования расстояние должно быть 1,5-2 м от отопительных приборов и ламп накаливания. Дверь должна быть металлическая, если нет возможности поставить металлическую дверь, можно использовать крепкую, добротную деревянную дверь с хорошим замком. В помещении необходимо производить влажную уборку, проветривание и чистку экспонатов и витрин.

При оформлении экспозиции не следует забывать ряд правил и рекомендаций.

1. Для оформления экспозиции не рекомендуется применять шерстяные ткани, недопустимы прокладки из резины и окраска оборудования казеиновыми красками, так как при старении этих материалов выделяется сероводород.

2. Произведения графики и старые фотографии должны экспонироваться под стеклом и в двойном паспарту из бумаги, не содержащей лигнина (не рекомендуется мелованная бумага). Рекомендуется ватман, полуватман, белый картон.

3. Для окантовки графики не рекомендуется использовать фанеру и доски без бумажных прокладок. Лист графики должен быть прикрыт по краям не менее чем на 5 мм.

Для монтировки произведений, выполненных пастелью, углем, мягкими карандашами, запрещается использование оргстекла.

4. В залах с естественным освещением наиболее ценные и чувствительные к действию света предметы (акварели, документы) закрываются дополнительно шторами из любой декоративной ткани на светонепроницаемой подкладке либо темной плотной тканью.

5. Музейные предметы на бумажной основе крепятся при помощи бумажных шарниров (лапок). Для лапок следует применять белую писчую бумагу. Лапки – это небольшие полоски бумаги (примерно 1 х 1 см), сложенные вдвое. Одной половиной они приклеиваются по углам и серединам сторон экспоната (документа, фотографии), другая смазывается клеем ПВА и прикладывается к монтируемой плоскости (стенду, паспарту, альбому). При приклеивании части лапки на подлинник используется клей декстрин. Для школьных музеев рекомендуется использовать клейстер. Его варят из муки и воды или крахмала и воды.

6. Одежду в экспозиции и хранилище желательно подвешивать на специально подогнанных плечиках, концы которых обматываются ватой или полосками ткани и обшиваются тканью. Одежду экспонировать лучше всего на манекене либо конструкции, приближенной к манекену.

6. Экспонировать знамена, флаги необходимо в развернутом виде, таким образом, чтобы не было сгибов ткани. Хранить их следует в свернутом виде и зачехленными.

7. Общая продолжительность экспонирования всех видов бумажных материалов должна составлять не более 6 месяцев в году, старых фотографий – не более года.

В постоянной экспозиции наиболее ценные экспонаты необходимо заменять копиями.

Категорически запрещается:

1. При наклеивании лапок к монтировке применять какие–либо виды клея, кроме вышеназванных, использовать клейкую ленту (скотч).

2. Прикалывать музейные предметы кнопками, иголками и прибивать гвоздями. Помимо механических повреждений (разрывов ткани и бумаги) это легко приводит к появлению ржавчины.

3. Занимать авторские поля и обрезать их.

4. Наклеивать музейные предметы сплошь на картон или приклеивать паспарту непосредственно на поля музейного предмета.

5. Склеивать листы книг, брошюр, документов друг с другом без лапок.

6. При креплении экспонатов накладывать их один на другой.

7. Прикреплять этикетаж непосредственно на экспонаты. Не рекомендуется помещать на экспозицию документы с угасающим текстом.

Запрещается самостоятельно производить реставрацию музейных предметов.