(СОДЕРЖАНИЕМ) ПРОЕКТА

План:

1. Содержание проекта.

2. Построение иерархической структуры работ по проекту.

3. Подготовка проектной документации (локальных нормативных актов).

После принятия решения об авторизации проекта необходимо определить характеристики продукта, которые необходимо будет учесть при его разработке. Установленные и согласованные требования к продукту определяют тот объем работ, который следует спланировать и реализовать в проекте. Все это составляет содержание проекта. Управление предметной областью (содержанием) проекта является одной из важнейших областей управления проектами, поскольку предопределяет весь последующий комплекс работ, в том числе работы по управлению рисками, персоналом, стоимостью, качеством проекта и т. п. 

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

В контексте управления проектами термин «содержание» рассматривается в двух смыслах:

1) содержание продукта проекта – это свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат проекта;

2) содержание проекта – это работы, которые необходимо выполнить в рамках проекта для создания продукта, услуги или результата с указанными характеристиками или функциями.

Понятие «содержание проекта» происходит английского «project scope», которое переводится также, как предметная область проекта, рамки проекта. Дословно «scope» можно перевести как границы, рамки, масштаб, цель.

Определение продукта проекта и его элементов с точки зрения заинтересованных сторон позволяет менеджеру проекта конкретизировать содержание самого проекта, а именно работ, которые необходимо запланировать и выполнить для получения продукта с требуемыми характеристиками.

Необходимо уточнить соотношение терминов «продукт» и «результат проекта». Часто эти термины используются как синонимичные, однако можно выделить различия между ними. Продукты проекта – это все материальные и нематериальные активы, созданные в проекте, а также оказанные услуги. Продукты проекта входят в результаты проекта, которые могут включать в себя еще и изменения в процессах, в организации и в персонале, которые произошли вследствие выполнения проекта.

Управление содержанием включает следующие взаимосвязанные между собой процессы.

1. Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей. Требования – это характеристики, параметры продукта (в некоторых случаях самого проекта), которые должны быть учтены в процессе его разработки. Источниками этих требований могут выступать: заказчик, спонсор проекта, инвестор, потребители продукции проекта, руководитель компании, исполняющей проект.

В рамках процесса выявления требований лучше всего двигаться сверху вниз – от требований высокого уровня к детальным требованиям и отслеживанию их реализации в продукте и проекте. Попытки сбора требований у заинтересованных лиц сразу на достаточно детальном уровне обычно приводят к неудаче проекта или к значительным потерям времени и сил.

Для выявления и разработки требований чаще всего используются такие методы, как опросы (анкетирования и интервью), фокус-группы, групповые творческие методы (мозговой штурм, метод номинальной группы, метод Дельфи, составление интеллект-карт, диаграмма сходства), наблюдения.

Как советуют эксперты, при разработке требований в проекте не следует сразу пытаться формулировать их в окончательном виде, так как в ходе работы над проектом они будут неоднократно изменяться или будут появляться новые требования. Главное, чтобы описания требований были достаточно полными и не допускали неоднозначного понимания участниками проекта.

2. Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Для описания проекта и продукта могут использоваться все документы, разработанные на фазе инициации проекта, включая заявку на запуск проекта, экономическое обоснование, устав проекта, контракт и документы по определению требований, разработанные в рамках процесса сбора требований. Результатом данного процесса является разработанный и согласованный с заинтересованными сторонами документ под названием «Описание содержания проекта». В зарубежной и отечественной практике проектного управления существуют различные формы представления описания содержания проекта. Например, в строительных проектах такой формой может выступать проектная документация или рабочий проект, в IT-проектах – техническое задание, в инвестиционных проектах – бизнес-план. Что касается HR-проектов, то Описание содержания проекта может выражаться в детализированном описании направлений совершенствования выбранной области / технологии управления персоналом с обязательной разработкой проектов документов. Виды проектной документации в сфере управления персоналом будут рассмотрены в третьем разделе данной лекции.

3. Создание иерархической структуры работ – процесс разделения работ проекта на более мелкие элементы, которыми легче управлять. Построение иерархических структур проекта будет рассмотрено во второй части данной лекции.

4. Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта. Подтверждение содержания включает проверку результатов вместе с заказчиком или спонсором, чтобы убедиться, что они выполнены удовлетворительно, а также последующую приемку результатов. В области технических проектов этот процесс именуется приемо-сдаточными испытаниями.

В области HR-деятельности, где продукты проекта чаще всего выражаются в нематериальной форме (например, разработка технологий обучения, повышения квалификации персонала; адаптации персонала и т. п.), данный этап может выражаться в рассмотрении и утверждении документов, разработанных в ходе проекта по созданию / совершенствованию отдельных технологий управления персоналом (например, положений, должностных инструкций, приказов, программ и т. д.).

5. Управление содержанием – процесс мониторинга статуса проекта и содержания продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию.