Цель работы: изучение технологии и приобретение практических навыков работы с документами в среде Word.

Содержание

Изучаются вопросы:

1. Создание документов с использованием Мастеров: Письма и факсы, Записки, Отчеты, Публикации.

2. Создание документов на основе шаблона Обычный.

3. Форматирование страниц.

4. Ввод и редактирование текста.

5. Первоначальное сохранение документа.

6. Открытие документа.

7. Закрытие документа.

Выполняется вариант задания.

Указания

Настоящая лабораторная работа носит предварительный характер и призвана с целью изучения студентами общей технологии работы с документами в среде Word и приобретении ими практических навыков работы, необходимых для выполнения последующих работ. Ниже приводится необходимый минимум сведений по Word.

Шаблон представляет собой особый "документ", используемый в качестве основы (базы) для создания обычного документа. В шаблоне хранятся стили, элементы автотекста, макрокоманды, установки панелей инструментов, меню и клавиатуры. Шаблон, используемый для создания нового документа, присоединяется к создаваемому документу. Когда документ открывается, предварительно в фоновом режиме открывается шаблон, на котором он базируется.

Каждый документ базируется на каком-либо шаблоне. При создании документа (меню Файл Þ команда Создать) пользователь имеет возможность выбрать шаблон, на котором будет базироваться создаваемый документ.

Все шаблоны в диалоговом окне Создание документа распределены по следующим вкладкам: Общие, Письма и факсы, Записки, Отчеты, Публикации, Другие документы, Web-страницы.

Вкладка Общие содержит два шаблона Новый документ и Обычный, которые обычно используются для создания новых документов, поскольку представляют собой "пустые" шаблоны.

Остальные вкладки включают "непустые" шаблоны и шаблоны Мастера. При выборе последних, в общем случае, реализуется пошаговая процедура, представляющая собой последовательность диалоговых окон (шагов), в которых пользователю предлагается выполнить определенные действия. Находясь внутри этой последовательности пользователь имеет возможность перемещаться как вперед (кнопка Далее), так и назад (кнопка Назад). В последнем диалоговом окне становится доступна кнопка Готово, нажав которую пользователь завершает процедуру создания документа.

Форматирование страниц предусматривает определение размера полей, размера бумаги и т.п. Доступ к соответствующей команде осуществляется следующим образом: меню Файл Þ команда Параметры страницы.

Ввод текста проводится обычным образом с использованием клавиатуры. Однако следует иметь в виду, что при вводе текста в среде Word, работают несколько автоматических механизмов: автоматическая верстка строк, автоматическая верстка страниц, Автоформат при вводе, Автозамена и др.

Автоматическая верстка строк означает, что при достижении правой границы области текста, слово, не помещаемое в строке, целиком (если не установлен режим переноса слов) или частично (с переносом) размещается в начале следующей строки. Поэтому от пользователя не требуется никаких действий по оформлению окончания строки. Однако пользователь в любом месте может прервать верстку строки и перейти на начало следующей. Проще всего это можно осуществить путем сочетания клавиш Shift+ Enter.

Автоматическая верстка страниц означает, что при наборе текста равного объему полной страницы, строка, не помещаемая на странице, переносится на начало следующей страницы (новая страница добавляется автоматически). Прервать автоматическую верстку строк проще всего путем нажатия сочетания клавиш Ctrl+ Shift+ Enter.

Автоформат при вводе означает применение автоматических действий при вводе текста, например, прямые кавычки (" ") заменяются на парные («»), два дефиса (--) заменяются на среднее тире (–), три дефиса (---) на длинное тире (—) и др.

Автозамена также работает при вводе и позволяет, например, заменять неправильно написанные слова правильными: "абaнент" Þ абонент, "абaриген" Þ абориген и другие замены, определяемыми списком автозамен (меню Сервис Þ команда Автозамена…).

Редактирование текста предусматривает выполнение операций: перемещения и копирования текста. Соответствующие команды находятся в меню Правка. Однако удобнее этой цели использовать кнопки: Вырезать, Копировать, Вставить, расположенные на панели инструментов Стандартная. При этом используется буфер обмена операционной среды Windows.

Кроме того, можно перемещать и копировать текст путем перетаскивания выделенного текста с помощью мыши (метод "перетащи и отпусти"). Перетаскивание текста не требует никаких дополнительных действий, для выполнения операции копирования этим способом необходимо удерживать клавишу Ctrl.

Для целей редактирования, предусматривающих копирование фрагментов текста из различных мест документа и объединение их в один фрагмент, используются так называемые фрагменты документа и копилка. При этом буфер обмена не используется.

Фрагмент документа — есть часть документа, скопированная на рабочий стол операционной среды Windows, путем выделения и перетаскивания фрагмента текста (при этом клавишу Ctrl удерживать не требуется).

Копилка напоминает буфер обмена, который позволяет вырезать текст из различных документов и затем вставлять их в документ все сразу. Для наполнения копилки выделенными фрагментами применяется сочетание клавиш Ctrl+ F3. Для вставки всех фрагментов в документ разом и очищения копилки — сочетание клавиш Ctrl+ Shift+ F3.

Для копирования текста использовать копилку непосредственно без специальных "обходных маневров" нельзя.

Студентам предлагается самостоятельно разработать процедуры, позволяющие использовать копилку для целей копирования.

Первоначальное сохранение документа осуществляется с использованием команды Сохранит как… меню Файл (соответствующей кнопки на какой-либо панели инструментов нет). При сохранении документа задаются: папка, имя файла и тип файла. В дальнейшем можно использовать команду Сохранить (или соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная).

Открытие документа осуществляется с использованием команды Открыть… меню Файл (или соответствующей кнопки на панели инструментов Стандартная).

Закрытие документа осуществляется с использованием команды Закрыть меню Файл. Если файл перед этим не был сохранен, Word предложит это сделать.

Задания

1. Создать документы на основе шаблонов: Современный факс, Стандартное письмо, Стандартный отчет, Стандартная записка и заполнить их требуемыми данными. Сохранить полученные документы в папке, определяемой преподавателем.

2. Создать документы на основе шаблонов: Мастер факсов, Мастер писем, Мастер календарей, Мастер повесток и заполнить их требуемыми данными. Сохранить полученные документы в папке, определяемой преподавателем.

3. Создать документ на основе шаблона Обычный. Заполнить документ текстом (соответствующий раздаточный материал выдается преподавателем). Выполнить определяемые преподавателем операции копирование и перемещения, используя для этого различные методы. Сохранить документ в папке, определяемой преподавателем. Открыть, сохраненный в этом пункте, документ и добавить в него данные. Сохранить документ. Последний представляет собой отчет по данной лабораторной работе (включается в общий комплект работ).

Лабораторная работа №2

Форматирование символов

(ввод и форматирования фрагментов деловой документации)

Цель работы: изучение технологии и приобретение практических навыков форматирования текстовых фрагментов.

Содержание

Изучаются вопросы:

1. Способы выделения фрагментов текста.

2. Форматирование символов (непосредственное форматирование текстовых фрагментов). Команда Шрифт. Панель инструментов Форматирование.

3. Установление границ текстовых фрагментов и их заливка цветом.

4. Вставка символов.

5. Расстановка переносов.

Выполняется вариант задания.

Указания

Форматирование символов — есть множество разнообразных операций по обработке текста, к которым, в частности, относятся операции изменения шрифта, размера, начертания текста, задание разрежения, уплотнения для текста, вынос части текста в верхний (нижний индекс) или смещения вверх (вниз) и др.

Перед выполнением любой операции форматирования фрагмента текста, последний требуется выделить.