Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Понятие документов по личному составу, их виды
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:
· трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
· трудовые книжки;
· личные дела;
· лицевые счета по заработной плате.
1. Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:
1) место работы;
2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;
3) дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;
4) размер оплаты труда;
5) обязанности организации по обеспечению охраны труда.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:
1) основание увольнения работника;
2) дисциплинарные взыскания;
3) введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом РФ.
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.
2. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу.
Справочно
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.
3. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.
В трудовую книжку вносят сведения:
1) о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);
2) работе (прием, перемещение, увольнение);
3) награждениях и поощрениях;
4) об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;
5) о назначении пенсии.
Справочно
Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.
4. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.
Справочно
В состав личного дела должны входить следующие документы:
-внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
-заявление о приеме на работу;
-анкета или личный листок по учету кадров;
-автобиография;
-копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;
-копии документов об утверждении в должности;
-характеристики или рекомендательные письма;
-трудовой контракт (договор);
-копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
-дополнение к личному листку по учету кадров;
-справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
5. Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.
Справочно
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
2.5 Справочно-информационные документы (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы) их составление и оформление
Понятие «справочно-информационные документы» отражают состояние и исполнение процессов организации, являясь источниками для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, доклад, электронное сообщение, письмо. Протокол: вводная и основная часть. Письмо: этапы прохождения, виды.
Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.
Справочно-информационные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя справочно-информационные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.
Виды справочно-информационные документов:
1. Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Справочно
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении .
2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Справочно
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.
3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Справочно
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор–составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:
изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
выводы, предложения организации или должностного лица.
4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором–составителем.
5. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Виды справок:
· справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью;
· справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и т. д. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).
6. Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
7. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид справочно-информационного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
· передавать только краткую, срочную информацию;
· проверять правильность записи обратной связью;
· текст – не более 50 слов;
· не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.
8. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Справочно
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» (№ 63–ФЗ).
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т. п.
Дата: 2018-11-18, просмотров: 247.